Pilnīga rokasgrāmata par e-pasta ziņojumu arhivēšanu programmā Outlook 2010

Lielākā daļa no mums, kas izmanto populārus tīmekļa e-pasta pakalpojumus, piemēram Gmail un Outlook.com iespējams, nekad neuztraucieties par arhivēšanu, ņemot vērā, ka mēs to darām Mūsu rīcībā ir GB mākoņkrātuve. Tomēr, ja esat strādājot organizācijā, vai jums ir izglītojošs e-pasta konts, kurā jums ir tikai ierobežota vieta serverī, lai uzglabātu e-pastus, ik pa laikam tie ir jāarhivē.

Tāpēc šodien mēs jums pastāstīsim visu, kas jums jāzina par e-pasta ziņojumu arhivēšanu Outlook 2010 e-pasta klientā, ko var viegli ieviest arī citās tā versijās.

Tātad, sāksim ar e-pasta arhīva izveidi programmā Outlook 2010.

Arhīva faila izveide

Pirmā lieta, kas jums jādara, ir izveidot jaunu arhīva failu, kurā visi e-pasta ziņojumi tiks saglabāti lokāli jūsu datorā. Lai to izveidotu, noklikšķiniet uz Failu izvēlne ieslēgts Outlook 2010 un atlasiet opciju Tīrīšanas rīki. Neuztraucieties, mēs neizdzēsīsim nevienu no jūsu e-pasta ziņojumiem.

Tīrīšanas rīkos jūs redzēsit opciju ar nosaukumu Arhīvs. Noklikšķiniet uz tā, lai atvērtu arhīva izveides logu. Logā atlasiet mapes, kuras vēlaties arhivēt. Ja vēlaties, varat atlasīt arī visu iesūtni. Lai iekļautu vecos e-pasta ziņojumus tieši arhīva izveides laikā, atlasiet atbilstošo datumu diapazonu.

Visbeidzot, norādiet vietu, kurā vēlaties arhivēt failus, un noklikšķiniet uz pogas Labi. Varat arī atlasīt savu kopīgo disku ja tas ir kartēts jūsu datorā. Programma Outlook izveidos PST failu, lai saglabātu visus e-pasta ziņojumus kā arhīvu jūsu sistēmā.

Kad arhīvs ir izveidots, jūs redzēsit Arhīva sadaļa zem pastkastes mapēm kreisajā rūtī. Sākotnējā arhivēšana var aizņemt kādu laiku atkarībā no arhīvā iekļauto e-pasta ziņojumu skaita.

Arhivētajiem e-pasta ziņojumiem būs tāda pati struktūra kā tiešsaistes pastkastei ar visām mapēm un apakšmapēm. Ja arhivēšanai esat atlasījis tikai noteiktas mapes, tajā automātiski tiks iekļautas visas apakšmapes.

E-pasta ziņojumu pārvietošana uz arhīvu

Varat pārvietot e-pastu uz arhīvu, vienkārši nometot to arhīva sadaļā kreisās puses joslā. Lai lielapjomā pārvietotu e-pasta ziņojumus, atlasiet tos, kurus vēlaties pārvietot, un ar peles labo pogu noklikšķiniet uz tiem, lai atvērtu konteksta izvēlni. Šeit atlasiet Arhīvs mapes zem mapju sadaļas un noklikšķiniet uz Labi, lai pārvietotu e-pastus.

Varat arī izveidot e-pasta ziņojumu automātiskās arhivēšanas iestatījumus. Ja vēlaties izveidot automātisku arhīvu tikai noteiktai mapei savā pastkastē, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz mapes un atlasiet Īpašības.

Šeit dodieties uz Automātiskais arhīvs un izvēlieties sev piemērotākos iestatījumus. Lai ieviestu automātiskās arhivēšanas kārtulu visai pastkastei, atveriet Outlook opcija izvēlnē un atlasiet Papildu iestatījumi.

Šeit noklikšķiniet uz Automātiskās arhivēšanas iestatījumi un izveidojiet noteikumus pastkastē esošo e-pasta ziņojumu automātiskai arhivēšanai.

Arhīva faila pārvietošana

Dažreiz jums ir jāpārslēdzas no viena datora uz citu (jauninot no vecā), pretējā gadījumā organizācijas kopīgajā diskā var pietrūkt vietas. Šādos apstākļos jums būs jāpārvieto arhīva faili un vēlreiz jāsaista tie ar programmu Outlook. Tātad, redzēsim, kā to var izdarīt.

Atvienojiet saiti un pārvietojiet arhīva failu

Pirms arhīva faila pārvietošanas mums ir jānoņem saite no programmas Outlook. Lai to izdarītu, atveriet Failu izvēlne un atlasiet opciju Konta iestatījumi.

Sadaļā Konta iestatījumi pārejiet uz sadaļu Datu faili un jūs redzēsit arhīva failu, kuru esat uzturējis pašreizējā sistēmā.

Viss, kas jums jādara tagad, ir jāizvēlas arhīva fails un jānoklikšķina uz Noņemt pogu. Neuztraucieties, jūs neizdzēsīsit arhīva failu, bet izdzēsīsit tikai tā saiti programmā Outlook.

Tagad pārvietojiet failu uz jauno atrašanās vietu, izmantojot jebkuru no jūsu rīcībā esošajiem atmiņas diskdziņiem.

Arhīva faila saistīšana

Lai saistītu arhīva failu ar programmu Outlook, atveriet Datu faila sadaļa vēlreiz no konta iestatījumiem programmā Outlook un noklikšķiniet uz Pievienošanas poga. Tagad importējiet dublētā arhīva PST failu un atveriet e-pastus no arhīva sadaļas.

Arhīva faila blīvēšana

Ja saglabājat arhīva failu vietējā cietajā diskā, jums, iespējams, nav jāuztraucas par arhīva faila lielumu, bet, ja tas ir koplietots disks organizācijā vai mākoņa kontā, kurā jums ir ierobežota krātuves vieta, būtu saprātīgi saspiest arhīva failu, lai ietaupītu krātuvi. darīt.

Lai saspiestu arhīva izmēru, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz sadaļas Arhīvs labajā rūtī un atlasiet Datu faila rekvizīti. Šeit noklikšķiniet uz Papildu poga lai atvērtu Outlook datu failu. Tagad viss, kas jums jādara, ir noklikšķiniet uz Tagad kompakti pogu, lai samazinātu arhīva faila lielumu.

Secinājums

Tātad tas bija gandrīz viss, kas jāzina par e-pasta ziņojumu arhivēšanu programmā Outlook 2010, un esmu diezgan pārliecināts, ka varat veikt šīs darbības arī programmā Outlook 2013. Ja jums ir papildu šaubas par e-pasta arhivēšanu, vienkārši ierakstiet komentāru, un mēs ar prieku jums palīdzēsim.

Labākā attēla kredīts: Deivids Boils