Ātri atrodiet vecos e-pastus programmā MS Outlook, izmantojot e-pasta grupas

Kamēr esam darbā, e-pasti mēdz aizņemt daudz laika. Un viens no iemesliem ir tas, ka mēs nezinām viltības, kā ātri skatīt e-pastus. Piemēram, ja runa ir par vecā e-pasta izņemšanu, mēs parasti sākam ritināt vispirms. Diez vai efektīvs veids, kā atrast vecus e-pastus. Es galvenokārt runāju par lietošanu MS Outlook (jo tas ir tas, ko lielākā daļa no mums izmanto darbā) un saistītās funkcijas.

Iepriekš mēs jums stāstījām par pielikumu skatīšana lasīšanas rūtī. Tas ir viens no veidiem, kā satvert e-pastus aiz kakla. Taču šodien mēs runāsim par e-pasta ziņojumu skatīšanu grupās un uzzināsim, kā tas var vēl vairāk palīdzēt ātri atrast vecos e-pastus.

Foršs padoms: Iespējams, vēlēsities uzzināt, kā aktivizēt un pielāgot lasīšanas rūti, navigācijas rūti un uzdevumu joslu. Šeit ir GT rokasgrāmata uz to.

Darbības, lai skatītu e-pastus grupās

Galvenā priekšrocība, sekojot šim trikam, ir tā, ka tas patiešām palīdz un paātrina veco e-pasta ziņojumu izņemšanu vajadzīgajā stundā.

1. darbība: Pirmkārt, jums tas ir jāpārliecinās

Rādīt grupās funkcija ir aktivizēta jūsu saskarnē. Tātad, dodieties uz Skatīt -> Sakārtot pēc un pārbaudiet to pašu.

Atzīmējot opciju Rādīt grupās kā ieslēgtu, e-pasta ziņojumi pēc noklusējuma tiek sakārtoti grupās Datums (Šodien, vakar, pagājušajā nedēļā un tā tālāk). Šis izkārtojums kalpo kā pienācīga demarkācija.

2. darbība: Ja jums nepatīk noklusējuma vai vēlaties mainīt grupēšanas kārtulu, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz ziņojumu rūts galvenes, kur tā skan Organizēja… Pēc tam varat atlasīt kritērijus, jaunus grupēšanas kritērijus.

Ņemiet vērā, ka noteikums attiecas tikai uz pašlaik atlasīto mapi. Es parasti grupēju pēc No klauzula, kad man ir nepieciešams iepriekšējais ziņojums.

3. darbība: Ja jums ir garš kontaktpersonu saraksts un katrai no tām ir vairākas ziņas, jums ir nepieciešams ātrs veids, kā to sasniegt. Šoreiz ar peles labo pogu noklikšķiniet uz grupas galvenes un sakiet Sakļaut visu.

4. darbība: Kad to izdarīsit, visas grupas sakļauks tajās esošo ziņojumu sarakstu. Noklikšķiniet uz pluszīmes vajadzīgajam pavedienam, un visi ziņojumi šajā grupā būs pieejami vienā mirklī.

Citas grupēšanas iespējas, kas man šķiet noderīgas un bieži nepieciešamas, ir Kam, Tēma, Kategorijas un Svarīgums. Varat atrast savus vai izveidot pielāgotu skatu, pārejot uz Skatīt -> Sakārtot pēc -> Pielāgots.

Secinājums

Iepriekš aprakstītās darbības ir tikai mēģinājums izmantot MS Outlook pieejamos līdzekļus un gūt labumu no tiem. Es to ievēroju savā ikdienas dzīvē. Izmēģiniet to, un jūs varat iegūt dažas sekundes katru dienu. Pat tas ievērojami uzlabo jūsu darba dzīvi, vai ne?