5 enerģijas padomi PDF darbplūsmas uzlabošanai

Ja esat maza uzņēmuma īpašnieks vai ārštata darbinieks, iespējams, apstrādājat daudz

PDF faili

. Vai tie būtu rēķini, tāmes vai pat līguma dokumenti, mūsdienās gandrīz viss tiek nosūtīts PDF formātā.

Palielinoties PDF failu skaitam, to pārvaldība kļūst apgrūtinoša. Šeit ir daži padomi, kas palīdzēs uzlabot darbplūsmu.

1. OCR dokumenti ar FreeOCR

OCR ir lieliska tehnoloģija, kas apstrādā skenētos vai lejupielādētos PDF failus un padara tekstu atpazīstamu. Tas var būt īpaši noderīgi, indeksējot lapas, kuras skenējat ar skeneri. FreeOCR ir bezmaksas utilīta operētājsistēmai Windows, kas tieši to dara.

Tā ir viegla lietojumprogramma, kas iziet cauri jūsu PDF failiem, analizē tā saturu un attēla/PDF formāta neatlasāmo tekstu pārvērš parastā tekstā, ar kuru varat strādāt.

2. Izveidojiet un rediģējiet PDF failus, izmantojot programmu Foxit Reader

Foxit lasītājs ir bezmaksas PDF lasītājs operētājsistēmai Windows, taču tas var darīt daudz vairāk nekā lasīt PDF failus. Foxit interfeiss izskatās bīstami tuvu Microsoft Office komplektam, bet, ja skatāmies uz gaišāko pusi, Office lietotāji jutīsies tieši mājās. Varat izveidot dokumentu programmā MS Word/Excel tāpat kā tagad, taču tā vietā, lai izmantotu MS iebūvēto eksportēšanas rīku, varat izmantot Foxit daudz uzlabotu opciju.

Svarīga piezīme: Foxit Reader ir apvienojis reklāmprogrammatūru (lasīt kaitinošas rīkjoslas) kopā ar savu produktu. Tāpēc uzmanīgi sekojiet instalēšanas soļiem un noteikti atlasiet pielāgota uzstādīšana režīmā noklusējuma vietā.

Ja jums ir instalēta programma Foxit Reader, jums vajadzētu redzēt PDF opcijas savā Birojs programmas, kas ērti atrodas lentes izvēlnē. Ja meklējat dabiskāku pieeju PDF failu izveidei, Foxit ir jāizmēģina. Varat arī izmantot Foxit, lai komentēt un iezīmēt PDF failus.

3. Saglabājiet PDF failus Google diskā

Google disks nodrošina 15 GB bezmaksas krātuvi, kuru varat paplašināt, maksājot gada maksu. Vairumam no mums pietiks ar 15 GB. Kādēļ jūs pat vēlaties augšupielādēt savus PDF failus Google diskā, jūs jautājat? Tas pats iemesls, kāpēc jūs dublējat saturu mākonī. Kopijas iegūšana tiešsaistē vienmēr ir saprātīga.

Un, izmantojot disku, jūs varat paveikt daudz vairāk, nekā tikai dublēt PDF failus. Google diska mapju pārvaldība sistēma nozīmē, ka visus PDF failus var reģistrēt sistemātiski, kas vēlāk samazinās izguves laiku ieslēgts. Jūs arī varētu ātri pievienojiet tos savam e-pastam pakalpojumā Gmail kad jums kādam ir jānosūta PDF fails pa e-pastu. Gmail lieliskā pielikumu funkcija nodrošina, ka adresātam nekad nav jāatstāj pārlūkprogramma, ja viņš vēlas tikai apskatīt pielikumu.

4. Ieslēdziet OCR pakalpojumā Google disks

Google disks atbalsta OCR. Tas nozīmē, ka tiks saglabāti jūsu OCR PDF faili un jūs varēsiet meklēt no tiem tieši.

Lai iespējotu šo funkciju, noklikšķiniet uz Iestatījumi ikonu no savas Google diska lapas, pēc tam atveriet Augšupielādes iestatījumi un atzīmējiet opciju, kas saka Konvertējiet tekstu no augšupielādēta PDF un attēla faila. Tagad katrs augšupielādētais PDF fails tiks skenēts un pārveidots meklēšanas formātā.

5. Meklēt PDF failus, izmantojot Google disku (vai Evernote)

Tagad, kad visi skenētie PDF faili ir OCR un augšupielādēti vienā centrālā vietā, tos var lietderīgi izmantot. Varat izmantot Google disku, lai meklētu PDF failus ne tikai pēc nosaukuma, bet arī pēc tajos esošā teksta.

Tātad, ja neatceraties meklētā PDF faila nosaukumu, bet neskaidri atceraties tā saturu, Google disks var jums palīdzēt.

Alternatīva:Evernote nodrošina līdzīgu (un uzlabotu) funkcionalitāti, taču tā ir pieejama tikai Evernote Premium lietotājiem. Ja esat viens no tiem, es nevaru ieteikt to izmantot Evernote taupīšanai un pietiekami augstu indeksējot savus PDF failus. Tā kā Evernote ir darbvirsmas lietojumprogramma, meklēšana aizņem daudz mazāk laika, un jaunākie Evernote meklēšanas atjauninājumi ir padarījuši to patiešām jaudīgu. Ja esat gatavs maksāt par pakalpojumu, lai pārvaldītu savus PDF failus, jums noteikti vajadzētu izpētīt Evernote.

Pēdējo reizi atjaunināts 2022. gada 2. februārī

Iepriekš minētajā rakstā var būt ietvertas saistītās saites, kas palīdz atbalstīt Guiding Tech. Tomēr tas neietekmē mūsu redakcionālo integritāti. Saturs paliek objektīvs un autentisks.

VAI TU ZINĀJI

Produktivitātes lietotne Notion tika dibināta 2013. gadā.