Pārsteidzoši SharePoint saraksta padomi un ieteikumi, kas jums jāzina

Neatkarīgi no tā, vai esat liela vai maza organizācija, SharePoint ir pakalpojums, ko ikviens var izmantot, lai padarītu savu biznesu efektīvu. Izmantojot šo vietni, varat viegli pārvaldīt un koplietot informāciju ar citiem darbiniekiem. Ja jums nav pienācīgu zināšanu par dažādu SharePoint līdzekļu izmantošanu, šīs platformas pilnā potenciāla izmantošana var būt grūts darbs. Tāpēc esam nolēmuši uzrakstīt rakstu, lai dalītos ar jums dažiem SharePoint saraksta padomiem. Vai jūs esat sajūsmā par viņiem uzzināt? Tā kā mēs esam priecīgi dalīties savās zināšanās, sāksim. Jūs arī uzzināsit SharePoint sarakstu piemērus.

Pārsteidzoši SharePoint saraksta padomi un ieteikumi, kas jums jāzina

Mēs esam detalizēti parādījuši SharePoint sarakstu piemērus un SharePoint sarakstu padomus un ieteikumus.

Par SharePoint

Microsoft pirmo reizi to ieviesa 2001. gadā informācijas pārvaldības un apmaiņas platforma. Tas palīdz organizācijām izveidot vietnes, lai uzglabātu un koplietotu datus ar saviem darbiniekiem. Varat izveidot daudzu veidu vietnes ar SharePoint, piemēram, komandu vietnes, saziņas vietnes, klasiskās vietnes utt. Labākais ir tas, ka tas tiek piegādāts ar dažām Office 365 versijām. Varat arī iegādāties to kā atsevišķu pakalpojumu.

Tomēr pastāv iespējas, ka jūs strādājat IT uzņēmumā un neesat dzirdējis par šo satura pārvaldības platformu. Tas ir tāpēc, ka daudzas mazas organizācijas neizmanto šo rīku un aizstāj to ar citām Microsoft Office lietojumprogrammām. Bet tas nemaina faktu, cik spēcīgs ir SharePoint. Un tas spēj izpildīt lielāko daļu jūsu prasību. Tas izmanto darbplūsmu, lai nodrošinātu sadarbības rīkus, piemēram, sarakstus, bibliotēkas, datu bāzes utt.

Atšķirībā no citām Microsoft lietojumprogrammām, tā nesaņem bieži atjauninājumus. Neskatoties uz šo faktu, SharePoint joprojām ir moderns izskats, un tas ir arī diezgan drošs.

Fakti par SharePoint

• Beigās 100miljons cilvēki visā pasaulē izmanto šo sadarbības rīku.
• Gandrīz 50 procenti pasaules vadošo uzņēmumu, tostarp Fortune 500 uzņēmumi, izmanto SharePoint savām ikdienas vajadzībām.
• Microsoft ir diezgan liela organizācija, kas katru gadu gūst miljardu dolāru ieņēmumus. Bet vai jūs zināt, ka SharePoint nopelna gandrīz 2 miljardus dolāru no saviem kopējiem ieņēmumiem.
• Vēl viens interesants fakts ir tas, ka Microsoft katru dienu saņem 10 000 jaunu SharePoint lietotāju.
• Šajā mūsdienu laikmetā viena pieprasīta prasme ir kodēšana. Tomēr ne visiem patīk kodēšana, un daudzi jūsu darbinieki var nezināt, kā kodēt. Tātad, izmantojot SharePoint vienkāršo vilkšanas un nomešanas funkciju, ikviens var izveidot vietni, nekodējot nevienu vārdu.
• Ir 3 dažādi režīmi, kuros varat izmantot šo rīku: On-Premise, Cloud un Hybrid. Tātad, tas ir ne tikai spēcīgs, bet arī elastīgs.

Tagad lasiet tālāk, lai uzzinātu par SharePoint saraksta padomiem.

Kad esat saņēmis atbildes uz lielāko daļu svarīgo jautājumu, ir pienācis laiks apgūt SharePoint tiešsaistes sarakstu padomus un ieteikumus.

1. Eksportējiet datus programmā Excel

Viena no SharePoint saraksta funkcijām ir uzlabota datu grafiskā attēlojuma funkcija. Tātad, ja pārvaldāt savus datus SharePoint sarakstā un jums ir jāizmanto grafiskā attēlojuma līdzeklis, jums ir jāeksportē dati programmā Excel. Tas ir tāpēc, ka SharePoint sarakstā nav pieejams grafiskais attēlojums. Eksportēšana programmā Excel ir diezgan ērta funkcija, un tā ir jāizmanto, lai ietaupītu dārgo laiku. Šis bija pirmais padoms, kas palīdzēja atrisināt jūsu vaicājumu, SharePoint saraksta padomi. Uzzināsim otro padomu.

2. Izmantojiet filtra iespēju

Viena no galvenajām SharePoint saraksta atrakcijām ir filtra opcija. Izmantojot filtrēšanu, jūs varat viegli atrast meklēto informāciju dažu sekunžu laikā. Taču bez šīs filtra opcijas šīs darbības atrašana var ilgt stundas.

3. Integrējiet ar citām Microsoft 365 programmām

SharePoint sarakstu var integrēt ar citām biroja programmām, kas ir jaudīga un ērta funkcija. Lai nodrošinātu efektivitāti, varat integrēt sarakstu ar Power Apps, Power Automate un Power BI. Šis bija trešais SharePoint saraksta triku padoms. Tagad pāriesim pie nākamā padoma.

4. Iestatīt atļaujas

Atļauja ir līdzeklis, kas padara SharePoint ienesīgāku un labāku risinājumu daudzām citām ierakstu programmatūras iespējām. Labākais ir tas, ka jūs varat pielāgot atļaujas. Ja dažiem darbiniekiem rediģēšanas opcija nav jāizmanto, varat viņiem piešķirt tikai nepieciešamās atļaujas. Tas ir ne tikai ērti, bet arī samazina risku, ka iesācējs darbinieks dzēsīs svarīgu informāciju.

5. Vienkāršība ir atslēga

Nākamais SharePoint saraksta triks ir tā vienkāršība. Bet nesaņem nepareizu priekšstatu. Tas joprojām ir spēcīgs instruments. Tomēr daudzi to var izmantot sarežģīti, ja nezina, kā pareizi izmantot katru rīku un sarežģī lietas. Tāpēc mēs ieteiksim jums to nedarīt un izveidot sarakstus, ievērojot minimālismu. Kā izveidot minimālistiskus sarakstus? Atbilde ir vienkārša. Lasiet par funkcijām un to, kā pareizi uzturēt informāciju pareizajā formātā.

Lasi arī:Microsoft 365 Copilot: jauns AI palīgs Office Apps

SharePoint saraksta ierobežojumi

Kad esat apguvis SharePoint saraksta padomus, informējiet mūs par tā ierobežojumiem. Ir daži SharePoint saraksta ierobežojumi, kas jums jāpatur prātā. Tie ir minēti zemāk:

• 30,000,000 ir maksimālais vienumu skaits, ko varat pievienot SharePoint sarakstam. Tomēr jūs varētu teikt, ka tas ir vairāk nekā pietiekami. Jā, ja organizācija ir maza, tad tikai šis apgalvojums ir patiess. Bet, ja tas ir viens no Fortune 500 uzņēmumiem, mēs neesam pārliecināti, ka pat ar to var pietikt.
• 250 MB ir saraksta maksimālais lieluma ierobežojums. Tas var būt ierobežojošs, ja vēlaties pievienot pielikumus, nevis tikai aizpildīt sarakstu ar vārdiem.
• Jūs varētu vēlēties paslēpt kādu kolonnuns no dažiem lietotājiem. Bet diemžēl tā ir nav iespējams lai to izdarītu SharePoint sarakstā, kas dažiem lietotājiem var būt būtisks trūkums.
• Ja Tu gribi paslēpt dažus saraksta skatus noteiktiem lietotājiem, tad arī tā ir neiespējami darīt to.
• Ja sarakstā ir tūkstošiem dokumentu vai vienumu, daži lietotāji var saņemt a sliekšņa kļūda meklējot sarakstā konkrētu vienumu.
• Sarakstos ir pieejami vispārīgi opciju nosaukumi, piemēram, jauns vienums, rediģēt vienumu, reģistrēšanās un izrakstīšanās. Bet tu nevar pielāgot izvēlni pēc prasības.

Izlasiet nākamo sadaļu, lai uzzinātu par SharePoint sarakstu piemēriem.

SharePoint sarakstu piemēri

Tagad sniegsim dažus SharePoint sarakstu piemērus, lai paplašinātu izpratni par šo jautājumu.

1. Kursu piemēru saraksts

Kursu piemēru sarakstā varam glabāt dažādus datus par kursiem. Ievadiet informāciju, piemēram, kursa nosaukumu, pasniedzēja vārdu, aprakstu, kursa maksu un kursa veidu.

2. Atvaļinājumu saraksts

Šāda veida sarakstā varat sekot līdzi informācijai par darbinieku atvaļinājumiem. Ievadiet tādu informāciju kā darbinieka vārds, aiziešanas iemesls, atvaļinājuma datums, kopējais periods, apstiprināts vai neapstiprināts utt.

3. Projektu vadība

Ja jūs vadāt uzņēmumu, tad jums būs projekts. Turklāt, lai efektīvi pārvaldītu šo projektu, varat izmantot SharePoint sarakstu. Sīkāka informācija, ko var ievietot projektu pārvaldības sarakstā, ir projekta nosaukums, sākuma datums, beigu datums, piešķirtais datums, budžets un ilgums.

4. Personāla atlases saraksts/izsekotājs

Ja esat HR, tad šis saraksts ļoti palīdzēs. Izmantojot personāla atlases izsekotāju, varat izsekot kandidātu profiliem, interviju datumiem, pieteikuma statusiem utt. Daži dati, ko varat pievienot, ir kandidāta vārds, amats, pieteikšanās datums, intervijas datums, vervētāja vārds, kandidāta e-pasta adrese, pieredze un prasmes.

5. Darbinieku aptauju saraksts

Lai vadītu veiksmīgu uzņēmumu, ir nepieciešami labi darbinieki. Mēs zinām, ka ir grūti iegūt labus darbiniekus. Tomēr, vai jūs zināt, kas ir grūtāk? Lai tos paturētu! Ja vēlaties vadīt veiksmīgu uzņēmumu un saglabāt šos panākumus, tad ir nepieciešams uzklausīt darbinieku ieteikumus un sūdzības. Lai to izdarītu, varat izveidot aptauju sarakstu. Šajā sarakstā varat iekļaut detalizētu informāciju: vārdu, uzvārdu, datumu, algu, veselības pabalstus, darba kultūru, atsauksmes par sniegumu, darba iespēju utt.

Lasi arī:Kā novērst SharePoint Web daļas rediģēšanas problēmu

SharePoint saraksti pret SharePoint bibliotēkām

Kad esat ieguvis nepieciešamo informāciju par SharePoint, uzzināsim dažas atšķirības starp SharePoint sarakstiem un bibliotēkām.

Vai SharePoint saraksts ir labāks par Microsoft Excel?

Atbilde ir atkarīga no lietošanas veida. Ja vēlaties vienkāršu programmatūras pieredzi ar elastību, varat izmantot sarakstu, kas ir labāka izvēle. Excel ir labāka izvēle, ja vēlaties izmantot dažas jaudīgas funkcijas, piemēram, grafikus. Kamēr mēs šeit apspriežam SharePoint, uzzināsim dažas lietas, kas padara to labāku par programmu Excel.

• Tas ir viegliuzizmantot, un jums nav jāpavada mēneši, apgūstot SharePoint saraksta līdzekļus.
• Tas var viegli integrēt ar citām Microsoft 365 programmām, kas padara to vairāk elastīgs nekā izklājlapa.
• Tāpat kā iepērkoties vietnē Amazon, jūs varat viegli atrast pareizo informāciju, izmantojot uzlabotas filtru iespējas sarakstā.
• Programmā Excel lietotāji var lejupielādēt noteiktu failu, ievadīt tajā datus un pēc tam nosūtīt to pa e-pastu savam priekšniekam. Šī metode ir ne tikai darbietilpīga, bet arī var radīt kļūdas. Tomēr sarakstā lietotāji to var veikt izmaiņas datos, un būs tikai viena tā versija. Nav kopiju un nav galvassāpes, pārvaldot vairākus failus.
• Programmā Excel nevar optimizēt atļaujas katram lietotājam. Jums ir jādod visa atļauja vai nekas, kas var radīt problēmas, piemēram, svarīgu šūnu dzēšanu, formatēšanas problēmas utt. Tomēr jūs varat atlasiet atļaujas vēlaties norādīt darbinieku sarakstos.

Ieteicams:

• 22 labākās Dropbox alternatīvas
• 7 veidi, kā noteikt atrašanās vietu, kas nav pieejama iPhone iMessage
• Pārsteidzoši SharePoint dokumentu bibliotēkas padomi un ieteikumi
• Kā izveidot SharePoint sarakstu

Mēs ceram, ka šis raksts SharePoint saraksta padomi tev noderēja. Mēs arī dalījāmies ar citu informāciju, kas palīdzēja jums iegūt plašākas zināšanas par SharePoint sarakstu piemēriem. Ja jums joprojām ir jautājumi, neaizmirstiet izmantot komentāru sadaļu, un mūsu komanda izskatīs jūsu jautājumu. Varat arī ieteikt jaunas tēmas komentāros, un mēs par to uzrakstīsim īpašu rakstu. Saglabājiet mūsu vietni savās grāmatzīmēs turpmākai uzziņai. Paldies par lasīšanu.