8 labākie Microsoft Teams padomi, kā to izmantot kā profesionāli

Atslābums mainīja ziņojumapmaiņas spēli kopš debijas 2013. gada augustā. Tas ir aizstājis e-pastu iekšējai saziņai daudzās komandās un organizācijās. Tikmēr, Microsoft Teams apsteidza Slack ar vairāk nekā 13 miljoniem lietotāju, apvienojot to ar Office 365 pakalpojumu.

Turklāt tas gūst labumu no Microsoft spēcīgās ekosistēmas, kas veidota gadu gaitā. Ja jūsu biroja konfigurācijai vai organizācijai ir Office 365 abonements, saziņa un sadarbība, izmantojot Teams, kļūst bez piepūles.

Apskatīsim dažus no labākajiem padomiem un trikiem Microsoft Team lietotājiem, lai palielinātu savu produktivitāti un izmantotu to kā profesionālis.

1. Tastatūras īsinājumtaustiņi

Tastatūras īsinājumtaustiņi var ietaupīt daudz laika, īpaši, ja izmantojat tādu lietotni kā Teams. Visticamāk, jūs to izmantosit visu dienu, lai sazinātos ar kolēģiem. Ir tikai divi īsceļi, kas jums kā iesācējam pagaidām jāatceras.

1. / — slīpsvītras taustiņš atklās visas komandas, kuras varat dot, izmantojot dažādus īsinājumtaustiņus.
2. /keys — visu izmantojamo īsinājumtaustiņu saraksts. Saraksts ir diezgan garš, lai šeit varētu dalīties. Atrodiet un atcerieties tos, kas jums noder.

Kā redzams ekrānuzņēmumā, augšpusē esošajā meklēšanas joslā ierakstīsiet šos divus īsinājumtaustiņus, lai atrastu to, ko meklējat.

2. Grupas nosaukums

Tērzēšana ir galvenā Microsoft Teams funkcija, taču konkrētas sarunas meklēšana kanālā var būt sarežģīta. Varat atrisināt šo problēmu, piešķirot šim tērzēšanas logam vai grupai jēgpilnu nosaukumu. Piemēram, ja jūs apspriežat jaunu rokasgrāmatu par produktu A, varat nosaukt tērzēšanas logu par produkta A kļūdām. Atvieglo meklēšanu nākotnē.

Lai to izdarītu, vienkārši noklikšķiniet uz zīmuļa ikonas tērzēšanas loga augšdaļā, lai rediģētu, un pēc tam piešķiriet tai nosaukumu. Darbojas tikai grupu tērzēšanai, nevis privātām.

3. Pārsūtīt e-pastus

GT mēs gandrīz neizmantojam e-pastus un galvenokārt paļaujamies uz Slack, lai sazinātos viens ar otru. Tas mums ir piemērots, taču tas nenozīmē, ka varat pilnībā atteikties no e-pastiem. E-pasti ir šeit, lai paliktu. Microsoft to zina, un tāpēc tas ļauj lietotājiem pārsūtīt e-pastus ar pielikumiem uz komandas kanāliem no jebkura baltajā sarakstā iekļautā e-pasta domēna.

Turklāt, ja nākamajā ekrānā noklikšķināsit uz Papildu iestatījumi, varat kontrolēt, kas var sūtīt e-pasta ziņojumus un arī no noteiktiem domēniem, lai samazinātu nevēlamu e-pastu skaitu.

4. Izveidojiet GIF

GIF kopīgošana ir jautra, taču tos veidojot ir vēl jo vairāk. Priecājos, ka Teams ļauj dalībniekiem izveidot savus GIF, ļaujot viņiem būt radošiem un mazināt stresu, lai līdzsvarotu nopietnas diskusijas.

Teams integrē Giphy, populāru GIF galamērķi, lai kopīgotu jūsu mākslas darbu ar citiem komandas locekļiem.

5. Boti

Atkārtotu uzdevumu automatizēšana ietaupa laiku, un robotprogrammatūra var būt noderīga. Teams ir vairākas robotprogrammatūras, kuras varat izmantot savā labā. Bots Who ir noderīgs, lai atrastu komandas locekļus visā organizācijā, pamatojoties uz viņu lomām un pienākumiem. Piemēram, kurš ir galvenais produkta X mārketinga speciālists?

Boti darbojas tāpat kā komandas locekļi, kas nozīmē, ka varat ar viņiem tērzēt, uzdot viņiem jautājumus, un viņi atbildēs.

Citas robotprogrammas ietver kalendāra robotu, lai atrastu atvērtu vietu jūsu, kā arī komandas dalībnieku kalendāros un plānošanā. tikšanās, Polly, lai izveidotu aptaujas un apkopotu atsauksmes, un YellowAnt, lai izveidotu savienojumu ar vairāk nekā 40 lietotnēm, lai izveidotu viedas darbplūsmas. Lūk, kā jūs varat izveidot savus robotus.

6. Cilnes

Teams ir aprīkots ar unikālu funkciju, ko sauc par cilnēm. Katru cilni varat veltīt vienam resursam, kas var būt videoklips, vietne vai lietotne. Tas ir atkarīgs no tā, ko vēlaties ar to sasniegt. Manuprāt, tas ir vislabāk piemērots lietotnēm, kuras vēlaties izmantot, strādājot ar Teams.

Izmantojot cilnes, ir ļoti viegli pārvaldīt darbplūsmu un novērst svarīgu procesa daļu pārklāšanos. Piemēram, varat izveidot Trello cilni, lai visi komandas locekļi varētu tai ērti piekļūt. Vienkārši noklikšķiniet uz ikonas “+”, lai izvēlētos lietotni. Ņemiet vērā, ka jau ir cilne failu koplietošanai.

7. Grāmatzīme

Neliela, bet bieži vien novārtā atstāta Teams funkcija ir grāmatzīmju opcija. Ja saņemat svarīgu ziņojumu, bet vēlaties pie tā atgriezties vēlāk, varat to vienkārši atzīmēt ar grāmatzīmi un saglabāt to vēlāk.

Lai to izdarītu, noklikšķiniet uz izvēlnes ikonas blakus ziņojumam.

8. Iespaidīgs lasītājs

Vai kāds ar jums kopīgoja dokumentu? Tā vietā, lai lasītu to pilnībā, varat izmantot Immersive Reader opciju, lai veiktu divas darbības. Noņemiet visus traucējošos faktorus, lai būtu redzams tikai teksts. Ļauj viegli koncentrēties uz dokumentu vai ziņojumu.

Varat arī klausīties dokumentu ar reāllaikā izceltiem vārdiem. Vēl viena lieliska funkcija ir tulkošana. Varat atlasīt ziņojumu un tulkot to vairāk nekā 60 valodās, izmantojot Microsoft Translator.

Komandas darbs visu ceļu

Microsoft Teams ir brīnišķīgs sadarbības rīks, un tas nav nekas prātīgs, ja jau strādājat ar citiem Microsoft produktiem, piemēram, Office 365. Cerams, ka daži no iepriekš sniegtajiem padomiem palīdzēs jums būt produktīvākiem.

Nākamais: Vai jūsu Outlook iesūtne kļūst nekontrolējama? Noklikšķiniet uz tālāk esošās saites, lai uzzinātu, kā izmantot kārtulas, lai pārvaldītu programmu Outlook 365.