Kā programmā Outlook 2013 izveidot noteikumus, pamatojoties uz e-pasta tēmām

Vai jūs izmantojat MS Outlook kā darbvirsmas e-pasta klientu? Un vai jūs to izmantojat tikai e-pasta sūtīšanai un saņemšanai? Vai zinājāt, ka varat to izmantot citiem mērķiem, piemēram, darāmo darbu sarakstu organizēšana un atgādinājums par uzdevumiem?

Nu, es daru daudz vairāk ar savējo. Es to izmantoju kā automātiskais e-pasta atbildētājs, kā līdzeklis, lai sakārtot manus e-pastus un daudz vairāk. Viens no maniem iecienītākajiem ir MS Outlook izmantošana veikt aptaujas. Klients var skaisti un automātiski sakārtot e-pasta aptauju statistiku. Faktiski triku, kas nepieciešams, lai to paveiktu, var izmantot daudzos citos gadījumos. Mēs runājam par noteikumu izveidi e-pastiem, pamatojoties uz to tēmu rindiņām.

Turpināsim ar aptaujas piemēru. Pieņemsim, ka esat organizācijā un jums ir jāizsūta darbiniekiem masu pasākuma ielūgums, vienlaikus apkopojot datus par to, cik daudzi vēlas apmeklēt. Tas ir vienkārši, vienkārši pievienojiet balsošanas pogu un palūdziet adresātiem atbildēt ar a Jā vai Nē noklikšķinot uz balsošanas pogas.

Piezīme: Mūsu apmācība ir balstīta uz MS Outlook 2013. Tomēr iestatīšana ir piemērojama arī zemākām versijām. Vienīgā atšķirība būtu lietotāja saskarnē.

Tagad problēma ir statistikas apkopošanā. Vai plānojat ritināt iesūtni un saskaitīt katru atbildi un nošķirt tās Jā un Nē manuāli? Ir labāki veidi; mēs jums parādīsim vienu.

Es nosūtīšu e-pastu ar tēmu Nodod savu balsi un balsošanas pogu, ko var izmantot, lai atbildētu ar Jā vai Nē. Noklikšķiniet uz Izmantojiet balsošanas pogas iespēju ievietot pogas.

Pirms tā izsūtīšanas es iestatīšu rīku, lai būtu gatavs uzklausīt atbildes un patstāvīgi saskaitīt statistiku. Lūk, kas man ir jāiestata.

Statistikas mapju izveide

Es virzītos uz savu Iesūtne, kreisajā rūtī ar peles labo pogu noklikšķiniet uz tā un izveidojiet jaunu mapi. Es to nosauktu Balsoja Jā.

Līdzīgi es izveidotu vēl vienu nosaukumu Balsoja Nr. Rezultāts ir parādīts zemāk esošajā attēlā.

Izveidojiet klausītāju noteikumus

Tagad man ir jāizveido noteikumi, lai programma Outlook varētu piemērot noteikumus ziņojumiem, tiklīdz tie tiek saņemti, un ievietot tos attiecīgajās mapēs. Izpildiet norādījumus, lai izveidotu noteikumus.

1. darbība: Dodieties uz Mājas cilne. Zem Pārvietot sadaļu, virziet kursoru uz Noteikumi un pēc tam noklikšķiniet uz Pārvaldīt noteikumus un brīdinājumus.

2. darbība: Sāciet, noklikšķinot uz Jauns noteikums.

3. darbība: Uz Noteikumu vednis, Sāciet ar tukšu noteikumu izvēloties Piemērot noteikumus saņemtajiem ziņojumiem. Klikšķiniet uz Nākamais.

4. darbība: Izvēlieties nosacījumu. Labākais veids ir iet ar konkrētiem vārdiem priekšmetā. Varat izvēlēties vairāk nosacījumu.

5. darbība: Tā paša loga apakšējā rūtī noklikšķiniet uz konkrēti vārdi. Pievienojiet meklēšanas virkni kā Jā: nodod savu balsi. Klikšķiniet uz Nākamais.

6. darbība: Izvēlieties darbību. Vēlamais nolūks ar ienākošo atbildi ir uz pārvietojiet to uz noteiktu mapi.

7. darbība: Tā paša loga apakšējā rūtī noklikšķiniet uz norādīts. Tagad atlasiet mapi Balsoja Jā un noklikšķiniet uz Labi.

8. darbība: Atpakaļ uz Noteikumu vednis, klikšķiniet uz Pabeigt. Vēlreiz izpildiet 2.–7. darbību. Šoreiz ar meklēšanas virkni (5. darbība) kā Nē: nododiet savu balsi un mapi (7. darbība) kā Balsoja Nr.

Tieši tā. Atgriezieties uz e-pastu, kas ir melnraksta stadijā, pievienojiet savu adresātu sarakstu un Sūtīt. Kad atbildes ir saņemtas, pārbaudiet to skaitu katrā mapē.

Piezīme: Kā minēts iepriekš, noteikums ir balstīts uz e-pasta tēmu. Atbilde tiks pievienota tēmas rindiņai pirms balsotās atbildes. Un līdz ar to noteikumi ir saskaņoti šādā veidā. Izmantojot balsošanas iespējas, jūsu noteikumi atšķirsies.

Vai tas izklausās interesanti? Vai tas nozīmē arī daudz samazinātu darba apjomu? Izmēģiniet to un dariet mums zināmu, cik labi tas darbojās.