Wat zijn MS Outlook-zoekmappen en hoe maak je een aangepaste?
Diversen / / December 02, 2021
Eerder hebben we uitgelegd hoe een MS Outlook-gebruiker dat zou kunnen: regels maken om de inkomende e-mails te controleren en ze te filteren of naar specifieke mappen te verwijzen (op basis van de aangepaste regels). Het kan echter zijn dat u een aantal specifieke vereisten heeft die niet worden gedekt door: mapregels. Of misschien wilt u een groep (of type bericht) niet naar een geheel andere map verplaatsen, maar wilt u er toch een aparte weergave voor hebben.
MS Outlook dekt op intelligente wijze dergelijke vereisten onder een functie die bekend staat als: Zoekmappen. Dergelijke mappen zijn virtuele mappen en uw e-mails niet echt bevatten of opslaan. Ze maken gewoon een weergave volgens de gedefinieerde regels en tonen de berichten die overeenkomen met die regel.
Standaard bevat een zoekmap altijd weergaven zoals gecategoriseerde e-mail, grote e-mail en ongelezen e-mail. Misschien wil je er nog meer maken, zoals For Follow Up, With Attachment etc. Laten we eens kijken hoe we dat kunnen doen.
Stappen om een weergave te maken onder Zoekmap
U kunt een weergave selecteren uit een lijst met standaardregels of zelfs end-to-end-regels of gebruikersgebaseerde standaarden aanpassen.
Stap 1: Klik met de rechtermuisknop op de Zoekmap voor een e-mailbox en klik op Nieuwe zoekmap.
Stap 2: Selecteer het type zoekmap dat u wilt maken. Maptypen die onder de eerste drie secties worden vermeld, hebben interne standaardregels (hun namen definiëren ze min of meer).
In deze handleiding gaan we dieper in op het maken van een aangepaste map (laatste optie). Selecteer dat dus en klik op Kiezen om regels op te geven en criteria te bekijken.
Stap 3: Geef een relevante naam aan de weergave. U kunt de map wijzigen die wordt gecontroleerd op e-mails die onder de weergave moeten worden weergegeven. Klik dan op de knop voor criteria om regels van uw keuze te definiëren.
Stap 4: In de Berichten tabblad kunt u enkele trefwoorden invoeren die het systeem zou zoeken in e-mails en in het veld dat u kiest. Zoals u in de afbeelding (hieronder) ziet, kunt u ook definiëren Van en Verzonden naar velden, tijdlijnen definiëren en meer.
Stap 5: U kunt nu navigeren naar Meer keuzes en voeg meer regels toe zoals categorie, gelezen/ongelezen e-mails, met/zonder bijlagen, belangrijkheid, grootte en meer.
Stap 6: Meer keuzes nodig? Navigeren naar Geavanceerd en klik op Veld. Selecteer een criterium, definieer een voorwaarde en een waarde.
Klik ten slotte op Toevoegen aan lijst om uw invoer te zien verschijnen. U kunt meerdere van dergelijke items toevoegen.
Stap 7: Klik op Ok en sla je instellingen op. Probeer een test-e-mail te verzenden en controleer of het werkt. Als dat niet het geval is, moet je de regels hebben verprutst. Dus misschien moet je ze opnieuw bekijken.
Opmerking: Onthoud dat als u e-mails in de zoekmappen verwijdert, ze ook van hun oorspronkelijke locatie worden verwijderd. Maar als u een zoekmap verwijdert, zijn de bijbehorende e-mails nog steeds intact op hun oorspronkelijke locatie.
Conclusie
Hoe nuttig denkt u dat zoekmappen voor u zijn? Ga je ze gebruiken in combinatie met andere regels die je al hebt?
Ik heb er nogal wat voor mezelf gemaakt. Ze helpen me echt om dingen een stap verder te organiseren en snel notities te maken van verschillende soorten e-mails die ik moet behandelen.