Wat zijn voordelen van SharePoint? – TechCult

SharePoint is geïntegreerd met Microsoft Office, wat betekent dat gebruikers kunnen creëren, bewerken en eraan kunnen samenwerken documenten met behulp van vertrouwde Office-toepassingen, zoals Word, Excel en PowerPoint, en sla ze vervolgens rechtstreeks op Deel punt. Hier, we hebben de voordelen besproken van het gebruik van SharePoint voor documentbeheer en kijken of de app geschikt is voor het bedrijfsleven of voor welk soort werk dan ook. Vanwege de verschillende voordelen die in het artikel niet worden onthuld, hebben mensen hun toevlucht genomen tot deze optie. Ook neemt u uw twijfels weg, zoals SharePoint PaaS of SaaS. Laten we dus eens lezen over de voordelen van SharePoint om hier meer over te weten te komen.

Wat zijn voordelen van SharePoint?

SharePoint biedt een centrale locatie voor het opslaan en beheren van alle soorten documenten, waardoor het voor teamleden gemakkelijk wordt om overal en op elk apparaat toegang te krijgen tot en samen te werken aan bestanden. Hier leert u meer over de voordelen van SharePoint, de voordelen van SharePoint voor bedrijven, uw vragen beantwoorden of SharePoint PaaS of SaaS is of niet en nog veel meer in detail.

Wat is Microsoft SharePoint?

Microsoft SharePoint is een robuust, zeer flexibel en veelzijdig platform om bestanden te delen tussen de medewerkers van een kantoor. U kunt de informatie in de sectie lezen om de presentatie van SharePoint-voordelen te begrijpen.

• Het bestaat uit een veilig webgebaseerd samenwerkings- en documentbeheersysteem en wordt mogelijk gemaakt door Microsoft.
• Deze applicatie wordt gebruikt voor het delen van documenten, geavanceerd zoeken en samenwerken aan inhoud. Daarnaast ondersteunt het ook basisbewerkingen zoals het delen van informatie, transparantie en samenwerking.
• Meer dan 75% van Fortune 500-bedrijven gebruikt deze app om bedrijfsprocessen te stroomlijnen en daarmee de kosten te verlagen. Dus als u perplex staat over de vraag of SharePoint waardig is, kunt u misschien vertrouwen op de keuze van MNC's.
• De gebruiksvriendelijke en goed ontworpen gebruikersinterface, vergelijkbaar met die van Office 365, helpt bij het verkrijgen van de beste gebruikerservaring.
• De enige vereiste voor het gebruik van het platform is een werkende webbrowser en een actieve internetverbinding.

Lees ook:Hoe SharePoint op te lossen Webonderdeel bewerken niet toegestaan

Na het lezen van de algemene introductie van de SharePoint-app, kunt u aanvullende vragen krijgen, zoals SharePoint PaaS of SaaS. Blijf het artikel lezen om ook de antwoorden op die vragen te vinden.

Voordelen van SharePoint die helpen bij het beheer van het bedrijf en andere activiteiten worden in dit gedeelte gegeven. Dit kan helpen bij het verfijnen van uw onderschatting van de app en zo het antwoord bepalen op de vraag of SharePoint waardig is.

1. Documentbeheer en samenwerking

Het belangrijkste gebruik van deze app is om documenten te beheren en ervoor te zorgen dat de samenwerking perfect verloopt. U kunt de informatie van het bedrijf organiseren voor gemakkelijke toegang, toegang en stroomlijning van de informatiestroom, en toegang krijgen tot cloudopslag met behulp van mobiele apparaten. De algemene voordelen van het gebruik van SharePoint voor documentbeheer staan ​​hieronder vermeld.

• Dit helpt om betere beslissingen te nemen, deadlines te halen, de gedeelde bedrijfsstrategie te begrijpen en de mobiliteitsfunctie te gebruiken om het delen van bestanden met één klik mogelijk te maken. Cloudframework slaat de bestanden op in de cloud.
• Deel documenten voor feedback of bekijk en becommentarieer individueel in realtime, sla het bestand op in de SharePoint-bibliotheek, geef toegang aan belanghebbenden en informeer anderen over de bewerking via e-mail.
• Een andere vergelijkbare functie voor beoordeling is de Metadata-functie die helpt bij het onderhouden van informatie voor het volgen van documenten en het consolideren van bestanden voor één project. U kunt ook één kolom maken voor elk item in plaats van mappen in de hiërarchie. Dit helpt om gegevens te filteren en snel informatie te verkrijgen.
• Verbeter de workflow en besluitvorming omdat de app automatisch de wijzigingen synchroniseert die door teamleden in het document zijn aangebracht, waardoor meerdere versies worden geëlimineerd. Daarnaast kunt u de volledige versiegeschiedenis van het document bekijken en de editors in het document noteren.
• Naast versiebeheer zijn er nog andere functies zoals het uitchecken en inchecken van documenten, zoeken naar documenten, toestemmingswaarschuwingen, aangepaste sjablonen documentworkflow en documentwaarschuwingen, stelt u in staat om direct contact te maken met teamleden via chat en deel schermen.

2. Inhoud beheer

Daarnaast kan het worden gebruikt voor het voorbereiden en plannen van inhoud, inclusief Office-documenten, voor publicatie op verschillende websites op internet en sociale platforms. De voordelen van het gebruik van SharePoint voor documentbeheer en distributie van inhoud kunnen worden toegeschreven aan de opgegeven functie. Het helpt bij het delen van inhoud binnen en buiten de organisatie, het maken en bewerken van taken en het converteren van documenten van het ene formaat naar het andere, inclusief PDF-, Word- en Excel-bestandsindelingen. Bovendien kan het worden gebruikt om de inhoud van elke gemaakte site te maken, aan te passen en te verwijderen, of zelfs om een ​​geheel nieuwe site te maken.

3. Snelle stroomlijning van bedrijfsprocessen

Samen met een consistente en gestroomlijnde gebruikerservaring, kunt u gegevens op één plek verzamelen en ordenen, en informatie van leveranciers, communicatie met klanten of interacties met partners worden vormgestuurd verzameld oplossingen. Creëer business intelligence-portals en geef de gegevens weer op het dashboard, webportals of scorecards om betere beslissingen te nemen. Volg en traceer de voorkeur van de klant, voorspel fluctuaties in vraag en aanbod, verzamel en publiceer gegevens die op het portaal zijn opgeslagen en maak ze toegankelijk maken voor gebruikers in de organisatie en informatie extraheren en publiceren uit bronnen zoals Excel, OneNote en Microsoft SQL Server. Bovendien zorgen de basisfuncties zoals bestandsversiebeheer, indexering, geavanceerde zoekoptie en webinterface voor het stroomlijnen van bedrijfsprocessen.

De volgende functies zijn voordelen van SharePoint waarmee u rekening moet houden om voor een uni-purpose platform te kiezen.

4. Ingebouwde multifunctionele functionaliteit

De app heeft een ingebouwde functie die geschikt is voor multifunctioneel werk en die flexibiliteit biedt bij het schakelen. De aanpasbaarheid van de app die voor verschillende opties moet worden gebruikt, wordt hieronder vermeld.

• Interne functionaliteit beheren: Het helpt bij het delen van informatie, het plannen van taken en het beheren van contacten, en dient daarbij als een interne website voor het bedrijf. Hierdoor lijken de voordelen van het gebruik van SharePoint voor documentbeheer te helpen bij een goede werking.
• Specifieke toegang voor beheerders: Op basis van de status van het document kan de beheerder verschillende machtigingsniveaus toewijzen aan de gebruikers en belanghebbenden toestaan ​​deze te delen en te bewerken.
• Andere functies: Naast bestandsbeheer en het delen van documenten kan dit worden gebruikt voor het verkrijgen van zakelijke informatie, het beheren van sociale netwerksites en het uitvoeren van andere virtuele bewerkingen.

5. Gecentraliseerde administratie

Met behulp van het enkele dashboard kunt u snel toegang krijgen tot bedieningsfuncties, inclusief beveiligingsinstellingen, back-upsites en sitegegevens, herstelbewerkingen uitvoeren en updateprivileges.

• Verzend gegevens, volg en beheer documenten, en stroomlijn en automatiseer processen en bedrijfsactiviteiten, waardoor het gemakkelijk wordt om aan groepsprojecten te werken.
• Gebruik een VPN-service terwijl u verbonden bent met het netwerk in de bedrijfsservers om toegang te krijgen tot gegevens en documenten, wat helpt bij bestandsbeheer.

6. Maatwerk

Een andere basisfunctie is maatwerk, de mogelijkheid om de standaardfuncties te wijzigen of te behouden. Bouw aangepaste elementen, pas de interface aan of maak een persoonlijke gebruikersinterface en gebruik de functie voor slepen en neerzetten om de gebruikerservaring eenvoudig te verbeteren. U kunt de intranetsite ook aanpassen op basis van ontwerp, navigatie, inhoud en functies.

7. Consolidatie van sites

Met de app kunt u alle locaties en gedeelde werkomgevingen integreren in één platform, waardoor de kosten voor sitebeheer worden verlaagd. De interne teamleden hebben toegang tot de geconsolideerde internet- en intranetsites en kunnen deze beheren, wat hen helpt bij het beheren van documenten en het wijzigen van de toegangscontrole. Daarnaast kunnen ze intranetwebsites maken voor intern gemak, taken automatiseren en applicaties op maat ontwikkelen.

8. Integratie

Als u een geconsolideerd platform wilt hebben om te integreren met andere platforms, kunt u deze functie lezen in de voordelen van SharePoint. De app maakt gebruik van eenvoudige integratietechnieken zoals SOAP of Simple Object Access Protocol, XML of Extensible Mark-up Language en gebeurtenishandlers voor documenten en lijsten. Naast zakelijke toepassingen zoals Microsoft Office Suite, MS Exchange Server, MS Unified Communicatie, ERP, CRM en andere backofficesystemen, u kunt webbrowsers en internet integreren toepassingen. De enige beperking is dat de SharePoint Online-versie beperkt is tot de webbrowsers Microsoft Edge en Internet Explorer.

9. Verbeterde beveiliging

Met de geavanceerde beveiligingsfuncties die firewalls gebruiken om ongeoorloofd gebruik te voorkomen, kunt u bedrijfsgegevens effectief beheren en informatie opslaan in cloudoplossingen. Workflow-upgrades en authenticatie worden regelmatig bijgewerkt om het risico op storingen en ongeautoriseerde toegang te verminderen en zo betrouwbare gegevensintegriteit te bieden.

Om ervoor te zorgen dat de vertrouwelijke informatie intact blijft, worden de beveiligingsconfiguraties, toegang en bewerking gedaan op document- of itemniveau. Daarnaast kunt u verschillende instellingen configureren voor het beheren van deelbaarheid, opslag, auditing, robuuste gegevensversleuteling en cloudback-up om gegevens veilig te houden. Een ander voordeel van SharePoint is dat u beveiligingsinstellingen kunt instellen voor individuele bestandsniveaus of voor een specifieke set documenten, sites, mappen en lijsten om alle beveiligingsrisico's te elimineren.

10. Probleem oplossing

Een ander voordeel van SharePoint is dat het fungeert als vervanging van de traditionele methode om van webontwikkelaars te eisen dat ze een databasebeheersysteem verbeteren of maken. Het gebruikt de APIS of Application Programming Interfaces om te helpen bij databasebeheer in zowel SharePoint Online als SharePoint Server. Dit heeft een zeer responsieve functie die helpt bij het bijhouden van bedrijfsrapporten en het beantwoorden van vragen van klanten en ook het reageren op de organisatie en helpen bij het creëren van oplossingen. Het is eenvoudig om de zakelijke dataconnectiviteit te beheren en de bewerking naar wens uit te voeren.

Lees ook:Geweldige tips en trucs voor de SharePoint-documentbibliotheek

SharePoint-voordelen voor bedrijven

De Microsoft SharePoint-app wordt gebruikt om veel applicaties en websites te maken en om deelbewerkingen uit te voeren. SharePoint-voordelen voor bedrijven worden in de onderstaande punten weergegeven.

• De Workflow-applicaties, List-databases, beveiligingsfuncties en andere webonderdelen stellen ons in staat om nieuwe producten te maken, waaronder websites en gerelateerde subsites.
• Een ander voordeel van SharePoint voor bedrijven is dat het helpt bij het verbinden en samenwerken met andere zakelijke teams, het houden van vergaderingen en het bespreken van verschillende concepten.
• Creëer intranet- of privénetwerken om bedrijfsgegevens erin te organiseren en op te slaan. Deze functie is als een website en u kunt de bestandsvermeldingen op de intranetserver eenvoudig beheren.
• Creëer subsites voor verschillende afdelingen zoals marketing, zodat het categoriseren van informatie mogelijk is en identificatie van specifieke gegevens eenvoudig kan zijn. Dit kan worden opgevat als SharePoint-voordelen voor bedrijven, omdat het de tijd die wordt besteed aan het zoeken naar informatie kan verkorten.

Presentatie over SharePoint-voordelen

De use cases of de opties om SharePoint te gebruiken worden in deze sectie vermeld. U kunt de presentatie van SharePoint-voordelen vinden in de sectie en kijken of het platform geschikt is als multitaskingplatform.

• Key Information Management- Het delen van bestanden en het onderhouden van bestanden in de documentbibliotheek is de belangrijkste functie, waarin alle relevante informatie kan worden gecontroleerd. Daarnaast kan het platform worden gebruikt als een People-directory, dat wil zeggen dat u de gegevens kunt controleren van mensen die toegang hebben tot het bewerken of delen van bestanden en nog veel meer.
• Site beheer- Een ander voordeel van het gebruik van SharePoint is het maken en beheren van websites. Dit kan worden gebruikt om persoonlijke sites te maken en te gebruiken als een persoonlijk dagboek, of om blogsites te maken om waardevolle informatie te delen met een breed scala aan doelgroepen. Een extra voordelenpresentatie voor SharePoint is dat u Enterprise Social Networking Sites zoals Yammer kunt gebruiken.
• Evenementmanagement- Dit platform kan worden gebruikt voor het beheer van elk virtueel evenement dat online wordt gehost. Zoals eerder vermeld, kan dit worden gebruikt als een mensenlijst en de informatie van mensen in het evenement vastleggen. Daarnaast kunt u enquêtes houden en vragen plaatsen op de discussieforums om de mening van mensen te verkrijgen.

Is SharePoint PaaS of SaaS?

Sharepoint is een SaaS, afgekort als Software as a Service. SaaS is een combinatie van IaaS of Infrastructure as a Service, PaaS of Platform as a Service, Application en Data. Deze gecombineerde service helpt om het platform levensvatbaar en betrouwbaar te maken. Om het antwoord op de vraag te stellen of SharePoint PaaS of SaaS is, kunnen we het schrijven als:

SaaS = IaaS + PaaS + Applicatie + Data

• Dit servicemodel biedt een hoge uptime voor de meeste services tot 99,99 SLA, waarbij de CSP of Cloud Service Provider de meeste bewerkingen uitvoert.
• Aangezien de meeste instellingen vooraf zijn geconfigureerd door het Microsoft-platform, volstaat het om de DNS-records van het platform te configureren.
• Het platform is SaaS omdat het kan helpen bij het beheer van applicaties, gegevens, beveiligingspatches, besturingssystemen, hardware en datacentergerelateerde faciliteiten.
• De SaaS-service in het platform helpt bij het beheren van workflowautomatisering voor bedrijven. Het proces van elke bewerking bestaat uit drie fasen: het publiceren van de informatie ter goedkeuring, het verzamelen van feedback over de bestanden en het per e-mail waarschuwen van de volgende persoon over de status van het item. Aangezien u het antwoord heeft op de vraag of SharePoint PaaS of SaaS is, kunt u de beste eigenschap van de service begrijpen. Deze eerder genoemde ononderbroken workflow wordt door de SaaS-service aan het platform geleverd.

Is SharePoint waardig?

Ja. Microsoft SharePoint is inderdaad een waardig platform omdat dit voor verschillende doeleinden kan worden gebruikt. Omdat het een kosteneffectieve optie is, kunt u hiermee tal van voordelen behalen op het gereputeerde platform. U kunt hiermee rekening houden wanneer u besluit een alternatieve optie voor het delen van bestanden aan te schaffen. Het echte antwoord op de vraag of SharePoint waardig is, hangt echter af van de behoefte van de gebruiker om onmiddellijke en langetermijnproblemen op te lossen. Dit is ook zeer geschikt als u op zoek bent naar een optie om het intranet aan te passen.

Aanbevolen:

• Hoe lang bewaart Yahoo oude e-mailaccounts?
• Hoe kan ik Outlook verwijderen en opnieuw installeren
• Verbazingwekkende tips en trucs voor SharePoint-lijsten die u moet kennen
• Een SharePoint-lijst maken

In het artikel wordt uitleg gegeven over voordelen van Sharepoint app. We hopen dat u meer te weten bent gekomen over de voordelen van SharePoint voor bedrijven en dat u uw vraag over SharePoint PaaS of SaaS of niet hebt opgelost. Help ons alstublieft te verbeteren door uw vragen en suggesties te delen in het opmerkingengedeelte. Laat ons ook weten welke van deze functies u gunstig lijkt.