Out-of-Office instellen in Gmail op mobiel en desktop
Diversen / / September 28, 2023
Het beheren van uw e-mail wanneer u niet op kantoor bent of op vakantie bent, kan lastig zijn. Dat is waar de Out of Office (OOO)-functie van Gmail van pas komt. In dit artikel laten we zien hoe je Out-of-Office instelt in Gmail. Maar voordat we dieper ingaan op het instellen van deze essentiële functie, moeten we eerst begrijpen wat de afwezigheidsfunctie in Gmail is.
![Stel Afwezig in in Gmail](/f/ca05cf651c513a0da684499e811ef0b1.jpg)
De Out of Office-functie, in Gmail vaak 'Vacation Responder' genoemd, is een krachtig hulpmiddel waarmee u uw e-mailreacties kunt automatiseren wanneer u niet in staat bent om e-mails persoonlijk te beantwoorden. Het informeert uw contacten/collega's dat u momenteel niet op kantoor bent, op vakantie bent of voor een langere periode niet beschikbaar bent.
Deze functie helpt u uw professionaliteit te behouden door e-mails te bevestigen en biedt essentiële informatie, zoals de data van uw afwezigheid en een optioneel aangepast bericht. Laten we, met dit inzicht, beginnen met de dingen die u moet weten voordat u afwezig bent of berichten op Gmail verzendt.
Dingen die u moet weten voordat u afwezig bent in Gmail
Hier zijn enkele essentiële dingen die u moet weten voordat u een automatisch antwoord bij afwezigheid instelt op uw Gmail-account:
- Voordat u uw afwezigheidsbericht instelt, kiest u de juiste begin- en einddatum. Zorg ervoor dat uw afwezigheidsbericht begint wanneer u niet beschikbaar bent en eindigt wanneer u weer aan het werk bent.
- Hoewel het essentieel is om aan te geven dat u weg bent, kunt u uw afwezigheidsbericht personaliseren door details zoals uw afwezigheid op te nemen de reden van uw afwezigheid, een alternatieve contactpersoon en wanneer de ontvanger een reactie mag verwachten Jij.
![Beste_manieren_om_Gmail_Receiving_Late_E-mails te corrigeren](/f/e7e901f02b998094f81d1cac2faa8ed5.jpg)
- Zorg ervoor dat u toegang heeft tot uw Gmail-instellingen op uw mobiele apparaat of tot een alternatieve manier om het afwezigheidsbericht uit te schakelen als uw plannen veranderen en u eerder dan verwacht weer aan het werk moet.
- Voordat u uw afwezigheidsbericht afrondt, stuurt u een testmail naar een persoonlijk e-mailadres of een collega om er zeker van te zijn dat het automatische antwoord werkt zoals bedoeld en er professioneel uitziet.
Met deze factoren in gedachten kunt u uw afwezigheidsbericht in Gmail instellen terwijl u weg bent. Laten we verder gaan met de stappen en methoden.
Lees ook: Hoe u de AI-schrijftool gebruikt in Gmail en Google Docs
Afwezigheidsantwoord instellen in de mobiele Gmail-app
Het instellen van een Out-of-Office- of vakantie-responder in Gmail lijkt misschien lastig, maar dat is het niet. De stappen zijn vrij eenvoudig te volgen op iOS- en Android-apps. Laten we beginnen.
Stap 1: start de Gmail-app op uw Android- of iOS-apparaat. Tik op het hamburgermenupictogram in de linkerbovenhoek.
![Start de Gmail-app](/f/3dc97786cddfd0361dabd627c9f33f77.png)
Stap 2: Blader in het linkerdeelvenster omlaag naar Instellingen. Als u meerdere accounts hebt aangesloten, kiest u op het volgende scherm het account waarvoor u de afwezigheids- of vakantieresponder wilt inschakelen.
![kies de gewenste rekening](/f/18f8b4f124b1edea69f03d481d0d5538.png)
Stap 3: Scroll onder Instellingen naar beneden en kies Vakantieresponder. En schakel het vervolgens in.
![schakel het in](/f/b4a8d0c08b95f7fb9229d6e6652d7149.png)
Stap 4: Het is tijd om de eerste en laatste dag van uw afwezigheids- of vakantieperiode in te stellen, afhankelijk van uw regio.
Opmerking: Uw Laatste dag wordt standaard een week na uw Eerste dag geselecteerd. U kunt het echter aanpassen op basis van uw tijdlijn. Daarnaast kunt u de optie Laatste dag op Geen zetten als u geen einddatum wilt hebben.
Stap 5: zodra de dagen zijn geselecteerd, voegt u het onderwerp en het bericht toe dat u wilt verzenden naar gebruikers die contact opnemen via de tijdlijn.
![stel de Eerste dag en de Laatste dag in](/f/c9ecfe23f9196c77ea979a51e38aadf8.png)
Stap 6: Selecteer nu of u het bericht alleen naar uw contacten of collega's wilt laten verzenden. Tik ten slotte op Gereed.
![Tik ten slotte op Gereed](/f/47c28887a44d8c0a2f69230e1913c599.png)
Dat is het. U heeft een automatisch antwoord ingesteld op de e-mails die u ontvangt terwijl u op vakantie of niet op kantoor bent. Na de ingestelde laatste dag wordt de autoresponder uitgeschakeld. Als u het echter eerder wilt uitschakelen, volgt u de bovenstaande stappen en schakelt u het uit.
Dat gezegd hebbende, als u de vakantie-responder in Gmail op uw bureaublad wilt instellen en aanpassen, lees dan verder.
Lees ook: Regels maken om e-mails in Gmail te filteren
Stel een afwezigheids- of afwezigheidsbericht in in Gmail op de desktop
Het toevoegen van een onderwerp en bericht en het inschakelen van de autoresponder is vergelijkbaar op desktop en mobiel. Het bereik en de instelling verschillen echter enigszins. Volg de onderstaande instructies.
Stap 1: Ga met uw accountgegevens naar de Gmail-website waar u Out of Office wilt instellen.
Stap 2: Nadat u bent ingelogd, klikt u op het pictogram Instellingen (tandwiel) in de rechterbovenhoek.
Ga naar de Gmail-website
![klik op het pictogram Instellingen (tandwiel).](/f/3357d254eb46d0d1fe29f7bfcb84f554.png)
Stap 3: Ga naar de optie ‘Alle instellingen bekijken’ in het vervolgkeuzemenu.
U wordt naar de pagina met Gmail-instellingen geleid.
![Ga naar de optie 'Alle instellingen bekijken'](/f/4c871645dd63fbe85276380e3921f11c.png)
Stap 4: Blader onder Algemeen omlaag naar de onderkant van de pagina. U ziet de opties voor vakantieresponders.
Opmerking: Afhankelijk van uw geolocatie kan het vakantieantwoord een ‘automatisch antwoord bij afwezigheid’ worden genoemd. Voor alle regio’s blijven de opties echter hetzelfde.
![zie Opties voor vakantieresponders](/f/6641aedd93cb3defeef19d2f293a77ea.png)
Stap 5: Nu is het tijd om het datumbereik in te stellen voor wanneer u niet op kantoor bent. Kies de eerste dag, die de begindatum van uw vakantie zal zijn.
Opmerking: Vink het selectievakje Laatste dag aan; anders verzendt Gmail afwezigheidsberichten totdat u deze handmatig uitschakelt.
![Vink het selectievakje Laatste dag aan](/f/d6c982fef6043419df2a4e29d9d9bdea.png)
Stap 6: zodra het datumbereik is ingesteld, moet u het onderwerp schrijven en het bericht typen in het berichtvak dat u automatisch wilt verzenden.
![schrijf het onderwerp en typ het bericht](/f/7dfd4b43fb530de5fb625080749ea912.png)
Stap 7: Kies nu uit twee opties; ‘Stuur alleen een reactie naar mensen in mijn Contacten’ of ‘Stuur alleen een reactie naar mensen in [Bedrijfsnaam].’
Opmerking: U kunt ook beide opties kiezen.
![kies uit twee opties](/f/62abc19e71338cad2f8ab6e98f0fb2b1.png)
Stap 8: Klik ten slotte onderaan op de knop Wijzigingen opslaan.
![klik op de knop Wijzigingen opslaan](/f/15bbbe041909d43a0c06c1804f0480e2.png)
Daar ga je. Je hebt met succes een automatisch antwoord voor afwezigheid ingesteld in Gmail. Nu u de optie heeft ingeschakeld, kunt u verder lezen om deze met uw collega's te delen.
Hoe u uw afwezigheidsstatus in Gmail kunt vinden en delen
Het delen van uw Gmail Out-of-Office-status op desktop en mobiel is eenvoudig. Dat is gewoon nodig maak een evenement in uw Google Agenda dat de hele dag beslaat. Nadat u een Google Agenda-afspraak heeft gemaakt, deel het met je collega's.
![Hoe u uw afwezigheidsstatus in Gmail kunt vinden en delen](/f/02a851b23936a7aefa50a85f7f0a57e0.jpg)
Wanneer iemand een e-mail aan u begint op te stellen, zal hij of zij zien dat u niet op kantoor bent. Het zal hen er niet van weerhouden u een bericht te sturen. De status van uw afwezigheidsgebeurtenis wordt ook alleen getoond aan mensen die toestemming hebben om deze te bekijken.
Als alternatief kunt u dat ook doen uw werktijden instellen in plaats van. Als u vragen heeft, bekijk dan het gedeelte met veelgestelde vragen hieronder.
Veelgestelde vragen over het instellen van Afwezigheid in Gmail
Nee, met de eigen vakantie-responderfunctie van Gmail is het niet mogelijk om verschillende berichten in te stellen voor interne en externe contacten. Hetzelfde bericht wordt tijdens uw OOO-periode naar alle inkomende e-mails verzonden.
De Vacation Responder van Gmail stuurt eens in de vier dagen een afwezigheidsbericht naar elk uniek e-mailadres. Als dezelfde afzender u meerdere keren een e-mail stuurt, ontvangt hij/zij uw automatische antwoord slechts één keer per vier dagen.
Communiceer zonder problemen
Nu u weet hoe u Out-of-Office in Gmail instelt, kunt u ook onderweg professioneel communiceren weg van uw e-mail, zodat uw contacten op de hoogte zijn van uw afwezigheid en vertraging kunnen verwachten reacties. Misschien wil je ook lezen hoe u de Gmail-naam kunt wijzigen.
Laatst bijgewerkt op 23 september 2023
Het bovenstaande artikel kan affiliatielinks bevatten die Guiding Tech helpen ondersteunen. Het heeft echter geen invloed op onze redactionele integriteit. De inhoud blijft onbevooroordeeld en authentiek.