Gegevensvalidatie gebruiken in Microsoft Excel
Diversen / / October 05, 2023
Eén app die vaak wordt gebruikt taken voor gegevensinvoer isMicrosoft Excel. Met Microsoft Excel kunt u een gegevensformulier maken, informatie op het formulier documenteren en andere hulpmiddelen in Excel gebruiken om de informatie te analyseren. De analyse die in Microsoft Excel wordt uitgevoerd, zal echter slechts zo nauwkeurig zijn als de verstrekte gegevens.
Eén manier om de nauwkeurigheid en geschiktheid van gegevens te garanderen, is door gebruik te maken van gegevensvalidatie. De gegevensvalidatiefunctie in Microsoft Excel beperkt de informatie die in een cel kan worden verstrekt. Het kan een gebruiker ook instructies geven over wat hij in een cel moet invoeren. Hier leest u hoe u gegevensvalidatie gebruikt in Microsoft Excel.
Hoe u een gegevensvalidatieregel instelt in Microsoft Excel
Met gegevensvalidatie kunt u het type informatie dat u in een cel wilt hebben, beperken. U kunt bijvoorbeeld een cel beperken tot het accepteren van een datum, een getal, een decimaalteken, enzovoort. U kunt ook een vervolgkeuzelijst maken met behulp van gegevensvalidatie. U kunt dit als volgt doen:
Stap 1: Klik op de Start-knop op de taakbalk om het Start-menu te openen en typ excelleren om de app te zoeken.
Stap 2: Klik vanuit de resultaten op de Microsoft Excel-app of -werkmap om deze te openen.
Stap 3: Selecteer in de Excel-werkmap de cel of cellen waarvoor u een gegevensvalidatieregel wilt introduceren.
Stap 4: Klik op het Excel-lint op het tabblad Gegevens.
Stap 5: Klik in de groep Gegevenshulpmiddelen op de vervolgkeuzelijst Gegevensvalidatie.
Stap 6: Klik in de vervolgkeuzelijst op Gegevensvalidatie.
Stap 7: Klik in het pop-upvenster Gegevensvalidatie op het tabblad Instellingen.
Stap 8: Klik op de vervolgkeuzelijst onder het menu Toestaan.
Stap 9: Selecteer een van de volgende opties in de vervolgkeuzelijst:
- Elke waarde: er zijn geen gegevensvalidatiecriteria toegepast op de cellen.
- Geheel getal: Staat een geheel getal toe tussen de ingestelde minimum- en maximumwaarden.
- Decimaal: Maakt een decimaal mogelijk tussen de ingestelde minimum- en maximumwaarden.
- Lijst: Maakt het mogelijk een vervolgkeuzelijst te maken waaruit gebruikers waarden kunnen kiezen.
- Datum: Staat gegevens toe binnen de ingestelde minimum- en maximumwaarden.
- Tijd: Staat een tijd toe binnen de ingestelde minimum- en maximumwaarden.
- Tekstlengte: Staat tekst toe met een specifiek aantal tekens.
- Aangepast: Hiermee kunnen gebruikers een aangepaste formule instellen.
Als u Lijst en Aangepast hebt geselecteerd, ga dan naar stap 10 nadat u uw Lijstbron of Formule in het meegeleverde raster hebt ingevoerd. Als u de opties Geheel getal, Decimaal, Datum, Tijd en Tekstlengte hebt geselecteerd, gaat u verder met stap 12.
Stap 10: Klik op de vervolgkeuzelijst onder het menu Gegevens en selecteer een van deze voorwaarden:
- tussen: toegestane waarden in de cel moeten binnen het opgegeven bereik liggen.
- niet tussen: toegestane waarden in de cel moeten buiten het opgegeven bereik liggen,
- gelijk aan: de waarde die in de cel wordt ingevoerd, moet precies zijn zoals opgegeven.
- niet gelijk aan: de in de cel ingevoerde waarde moet afwijken van de opgegeven limiet.
- groter dan: de in de cel ingevoerde waarde moet boven het opgegeven minimum liggen.
- kleiner dan: de in de cel ingevoerde waarde moet lager zijn dan het opgegeven maximum.
- groter dan of gelijk aan: de waarde die in de cel wordt ingevoerd, moet boven of gelijk zijn aan het opgegeven minimum.
- kleiner dan of gelijk aan: de in de cel ingevoerde waarde moet lager dan of gelijk aan het opgegeven maximum zijn.
Stap 11: Voer in de velden Minimum en/of Maximum uw datalimieten in.
Stap 12: Klik op OK om uw wijzigingen op te slaan.
Hoe u invoerberichten kunt toevoegen voor gegevensvalidatie in Microsoft Excel
Nu de gegevensvalidatie in uw Excel is ingesteld, moeten de verstrekte gegevens binnen de door u opgegeven limieten vallen. U kunt echter een weergavebericht instellen wanneer anderen op de validatiecellen klikken. Zo weten ze welk type data nodig is. Zo kunt u een invoerbericht configureren.
Stap 1: Selecteer in het Excel-spreadsheet de cellen waarin u een invoerbericht wilt weergeven.
Stap 2: Klik op het Excel-lint op het tabblad Gegevens.
Stap 3: Klik in de groep Gegevenshulpmiddelen op de vervolgkeuzelijst Gegevensvalidatie.
Stap 4: Klik in de vervolgkeuzelijst op Gegevensvalidatie.
Stap 5: Klik in het pop-upvenster Gegevensvalidatie op het tabblad Invoerbericht.
Stap 6: Vink het vakje aan naast 'Toon invoerbericht wanneer cel is geselecteerd'.
Stap 7: Voer in zowel de velden Tekst als Invoerbericht de tekst van uw voorkeur in.
Stap 8: Klik op OK om uw wijzigingen op te slaan.
Foutmeldingen toevoegen voor gegevensvalidatie in Microsoft Excel
Wanneer gebruikers de verkeerde informatie invoeren in een gegevensvalidatiecel, kunt u het foutbericht dat verschijnt configureren. U kunt dit als volgt doen:
Stap 1: Selecteer in het Excel-spreadsheet de cellen waarin u een invoerbericht wilt weergeven.
Stap 2: Klik op het Excel-lint op het tabblad Gegevens.
Stap 3: Klik in de groep Gegevenshulpmiddelen op de vervolgkeuzelijst Gegevensvalidatie.
Stap 4: Klik in de vervolgkeuzelijst op Gegevensvalidatie.
Stap 5: Klik in het pop-upvenster Gegevensvalidatie op het tabblad Foutmelding.
Stap 6: Vink het vakje aan naast 'Foutwaarschuwing weergeven nadat ongeldige gegevens zijn ingevoerd'.
Stap 7: Klik op de vervolgkeuzelijst onder het veld Stijl en selecteer uit de volgende opties het symbool dat u voor de foutmelding wilt weergeven:
- Stop
- Waarschuwing
- Informatie
Stap 8: Voer in de velden Titel en Foutbericht de gewenste tekst in.
Stap 9: Klik op OK om uw wijzigingen op te slaan.
Hoe gegevensvalidatieregels in Microsoft Excel te verwijderen
Zo kunt u de gegevensvalidatieregel uit een cel in Microsoft Excel verwijderen:
Stap 1: Selecteer in het Excel-spreadsheet de cellen waaruit u gegevensvalidatieregels wilt verwijderen.
Stap 2: Klik op het Excel-lint op het tabblad Gegevens.
Stap 3: Klik in de groep Gegevenshulpmiddelen op de vervolgkeuzelijst Gegevensvalidatie.
Stap 4: Klik in de vervolgkeuzelijst op Gegevensvalidatie.
Stap 5: Klik in het pop-upvenster Gegevensvalidatie op het tabblad Instellingen.
Stap 6: Klik op de knop Alles wissen onder aan het pop-upvenster om alle vermeldingen te wissen.
Stap 7: Klik op OK om uw wijzigingen op te slaan.
Versiegeschiedenis gebruiken in Microsoft Excel
In tegenstelling tot Microsoft Word is de functie voor het bijhouden van wijzigingen in Microsoft Excel niet erg gedetailleerd. Dit maakt het moeilijk om wijzigingen in Excel vast te stellen door de wijzigingsgeschiedenis te bekijken. U kunt echter gebruik maken van de versiegeschiedenis van uw Excel bestand om de verschillen tussen bestanden te vergelijken en te identificeren.
Laatst bijgewerkt op 4 oktober 2023
Het bovenstaande artikel kan affiliatielinks bevatten die Guiding Tech helpen ondersteunen. Het heeft echter geen invloed op onze redactionele integriteit. De inhoud blijft onbevooroordeeld en authentiek.