6 beste Microsoft Outlook-agendatips en -trucs om het beter te beheren

De Microsoft Office-agenda is onderdeel van Microsoft 365-producten en staat niet op zichzelf. Om toegang te krijgen tot Microsoft Office Calendar, moet u Microsoft Outlook gebruiken.

Door beide apps te integreren, is het handig om je planning zowel digitaal als fysiek te beheren. Als u echter uw Microsoft Outlook-agenda, moet u enkele van de onderstaande tips uitproberen.

1. Werkuren instellen in Outlook-agenda

Door uw werkuren in Outlook in te stellen, weet iedereen die uw agenda bekijkt, uw beschikbare werkuren. Op deze manier worden afspraken en vergaderingen bepaald door de beschikbare periodes.

Stap 1: Start de Outlook-app.

Ook over Guiding Tech

Stap 2: Klik na het starten van Outlook op het tabblad Bestand.

Stap 3: Klik op de knop Opties.

Stap 4: Selecteer Kalender.

Stap 5: Voer onder het menu voor Werktijd details in van uw starttijd, eindtijd, werkweek, eerste dag van de week en eerste dag van het jaar.

Stap 6: Klik op OK om de wijzigingen op te slaan.

2. Een vergadering opnieuw maken

Een vergadering opnieuw maken is een manier om een ​​nieuwe vergadering te boeken met behulp van informatie uit een eerdere vergadering. Op deze manier bespaart u tijd en moeite door een oude vergadering opnieuw te maken, in plaats van handmatig details van deelnemers aan de vergadering, tijd, locatie, enz. in te voeren. Hier leest u hoe u dit kunt doen.

Stap 1: Start de Outlook-app.

Stap 2: Selecteer het kalenderpictogram aan de linkerkant van uw scherm

Stap 3: Navigeer in uw agenda naar de vorige vergaderdatum.

Stap 4: Klik op de betreffende vergadering, houd de Ctrl-toets ingedrukt en sleep de vergadering naar de datum of tijd waarop u de nieuwe vergadering wilt laten plaatsvinden.

Stap 5: Dubbelklik op de nieuwe gemaakte vergadering en alle relevante details worden weergegeven als ingevuld. Klik op Verzenden om de uitnodiging te versturen.

3. Een vergadering maken vanuit een e-mail

Wanneer je een e-mail ontvangt over een evenement en je wilt een afspraak maken met de afzender van de e-mail, volg dan onderstaande stappen.

Stap 1: Dubbelklik op de e-mail die u gaat gebruiken om de afspraak in te stellen, zodat er een nieuw venster wordt geopend.

Stap 2: Klik op de knop met het weglatingsteken (...) aan de rechterkant van uw scherm, naast de naam van de afzender van de e-mail.

Stap 3: Selecteer de optie Vergadering en dit zou een nieuw vergaderingsvenster moeten openen.

Stap 4: De naam of het adres van de afzender van de e-mail moet al automatisch zijn ingevuld in het veld Vereist. U moet echter andere gegevens invullen, zoals vergaderlocatie en tijd.

Stap 5: Klik op de knop Verzenden.

4. Datumnavigator

Als u een overzicht wilt krijgen van uw afspraken of vergaderingen voor een week of maand, dan kan de datumnavigator op de Kalender daarvoor zorgen.

Stap 1: Selecteer het Agenda-pictogram aan de linkerkant van uw Outlook-scherm.

Stap 2: Boven aan uw scherm moeten er opties zijn om uw agenda voor vandaag, de komende 7 dagen, werkweek of maand te bekijken. Kies uw gewenste weergave.

Ook over Guiding Tech

5. Natuurlijke taal gebruiken om starttijden voor vergaderingen te boeken

Wanneer u een vergadering of afspraak boekt, kunt u ervoor kiezen om de Datumnavigator te gebruiken om uw kalender voor de periode te bekijken. Een alternatief voor het gebruik van de optie Datumnavigator in Outlook is natuurlijke taal. Hier leest u hoe u het kunt gebruiken.

Stap 1: Selecteer op het tabblad Start in Outlook Nieuwe items.

Stap 2: Selecteer Vergadering of Afspraak, afhankelijk van uw voorkeur.

Stap 3: Typ in het veld voor Starttijd in plaats van een datum uit de kalender te kiezen gewoon een voorgestelde tijd in woorden. bijv. 7 weken, Kerstmis, Thanksgiving etc. Outlook zou een datum moeten uitbrengen.

6. Meerdere agenda's bekijken

Als u een vergadering met personen in Outlook wilt opzetten, kunt u hun agenda's bekijken om te zien of er een geschikt moment is om een ​​vergadering of een chat te plannen. Dit hangt er echter van af of u toestemming hebt gekregen om dit op Exchange te doen of dat de persoon deel uitmaakt van uw organisatie. Dit is hoe het werkt.

Stap 1: Selecteer het Agenda-pictogram aan de linkerkant van uw Outlook-scherm.

Stap 2: Klik boven aan uw scherm op de optie Agenda openen.

Stap 3: Als je toestemming hebt gekregen om de agenda via Exchange te bekijken, selecteer je Gedeelde agenda openen. Als de persoon zich echter binnen uw organisatie bevindt, selecteert u Uit adresboek. Als u een link naar een agenda op internet heeft, kunt u ook Van internet selecteren.

Stap 4: Voer de naam of link (afhankelijk van de gekozen optie) van de persoon in en selecteer OK. Je zou een overzicht moeten krijgen van de kalender van de persoon.

Ook over Guiding Tech

Afwezigheidsreacties instellen

De bovenstaande tips zouden u moeten helpen uw Outlook-agenda beter te beheren. Ze zijn echter niet uitputtend omdat er andere trucs zijn die u in Outlook kunt uitvoeren, zoals instellingen Afwezigheidsreacties en Seriële herinneringen.