E-mail verzenden op basis van reactie in Google Formulieren
Diversen / / November 29, 2021
Met Google Formulieren kunt u op verschillende manieren antwoorden en meningen van uw respondenten verzamelen, of het nu gaat om een eenvoudige quiz of een lange vragenlijst. Hoewel het verschillende handige native functies heeft, kunt u met Google Formulieren nog geen native e-mailmeldingen naar uzelf of de respondent sturen.
![E-mail verzenden op basis van reactie in Google Formulieren](/f/47dcafd4406458aaaca3480c3921d18f.jpg)
Dat laatste komt in beeld als je de gebruiker wilt bedanken voor zijn reactie en tijd. Aan de andere kant, als uw formulier geschikt is voor een breed publiek en er meerdere afdelingen bij betrokken zijn, is het tijdrovend om alle formulierantwoorden te doorzoeken.
Gelukkig zijn er een paar tijdelijke oplossingen waarmee u e-mails naar de eigenaar of individuen kunt sturen. Nu zijn er twee manieren om hiermee verder te gaan.
Je kunt ofwel een e-mail sturen op basis van een reactie op je formulier. Of u kunt er een sturen, afhankelijk van de antwoorden die de gebruikers hebben gekozen. En zoals eerder opgemerkt, hebben beide methoden de hulp nodig van een externe add-on. Aangezien u een e-mail van uw account wilt verwijderen, moet u de relevante machtigingen voor de add-on of de functie verstrekken.
Nu we het geregeld hebben, laten we beginnen, oké?
Ook over Guiding Tech
Een algemene e-mail verzenden met Google Formulieren
Het verzenden van een generieke e-mail naar de gebruiker of naar de eigenaar is gelukkig geen raketwetenschap. Met de toepasselijke naam Form Notifications-add-on kunt u eenvoudige bedankmails naar de gebruikers sturen.
Formuliermeldingen ontvangen
Stap 1: Nadat u het formulier hebt gemaakt, klikt u op het menu met drie stippen aan de rechterkant en selecteert u Add-ons in de lijst. Dit brengt u naar de Google Marketplace.
![E-mail verzenden op basis van reactie in Google Formulieren](/f/00d86debb041bcc7ef6599e965d58515.png)
Stap 2: Zoek nu naar Formuliermeldingen en klik erop om het te installeren.
Maak vervolgens het formulier aan. Als je de e-mails rechtstreeks naar de respondent wilt sturen, vink je het selectievakje Verzamel e-mails aan onder Instellingen.
![E-mail verzenden op basis van reactie in Google Formulieren 3](/f/0c0467c29e3f2a77a08d7ec8948f4e0c.png)
Of u kunt een formuliervraag instellen waarin om de e-mail van de gebruiker wordt gevraagd en deze als Vereist markeren, zoals hieronder wordt weergegeven.
![E-mail verzenden op basis van reactie in Google Formulieren](/f/bfcb5936f5d30169517d123e60fc9e86.png)
Stap 3: Als u klaar bent, klikt u op het kleine add-on-pictogram en selecteert u Formuliermeldingen. U ziet een prompt in de rechterbenedenhoek.
![E-mail verzenden op basis van reactie in Google Formulieren](/f/dc7035e5653cc8e6454127ed8dfe8f45.png)
Schakel de knop voor Bedankt-e-mail in.
![E-mail verzenden op basis van reactie in Google Formulieren 6](/f/cac8215737b53c8b8431f4d447c78819.png)
Zoals eerder opgemerkt, kunt u kiezen voor het veld Automatisch of het veld Formulier. Kies degene die het beste bij uw behoefte past. Tegelijkertijd kunt u ook een Bcc voor de e-mail toevoegen door het veld 'Stuur een kopie naar' in te vullen.
Stap 4: Voeg vervolgens het onderwerp en de hoofdtekst van de e-mail toe, en dat is het zo'n beetje! Sla de instellingen op en klik op het voorbeeldpictogram bovenaan om te zien of de huidige configuraties voor u werken.
![E-mail verzenden op basis van reactie in Google Formulieren 7](/f/8f75c044b577c2dc28ed5fc07f57f575.png)
Dit is een eenvoudige add-on en het configureren ervan is eenvoudig en duidelijk. En de tag Gepubliceerd door Google Cloud maakt het ook een beetje betrouwbaar.
Afgezien van het bovenstaande, kunt u ook een e-mail naar uzelf (of naar de maker) sturen wanneer het formulier een vast aantal reacties bereikt.
Schakel hiervoor de knop 'Melden bij antwoord op formulier' in. Het e-mailadres van de maker wordt automatisch ingevuld in het veld voor de ontvanger. Het is niet hard-coded en u kunt ook andere e-mailadressen invoeren.
![E-mail verzenden op basis van reactie in Google Formulieren](/f/7ce35c28484e3f834ff70b8383d7f83f.png)
Als u klaar bent, voegt u de meldingsdrempel toe en drukt u op de knop Opslaan. Vanaf nu zal uw formulier een e-mail afschieten zodra het de responsdrempel overschrijdt.
Ook over Guiding Tech
Antwoorden verzenden op basis van antwoorden
Laten we het daar neerzetten. Als u antwoorden wilt verzenden op basis van de antwoorden op uw formulier, is het niet eenvoudig zoals het bovenstaande proces. Hier zul je moeten sleutelen aan het App Script van het gekoppelde Spreadsheet.
Gelukkig, als je een eenvoudig formulier hebt, zou het gemakkelijk te doen moeten zijn. In ons geval hebben we een eenvoudig formulier waarin we de respondenten vragen naar hun favoriete vakantiebestemming.
![2 E-mail verzenden op basis van antwoord in Google Formulieren 89](/f/717308428ab3c9c7d740bd259ef183ba.png)
En afhankelijk van de antwoorden die ze op het formulier geven, wordt er een e-mail naar een ingesteld e-mailadres gestuurd. Uiteraard kan de code worden aangepast volgens de vereisten van uw formulier.
Stap 1: Zodra uw formulier is gemaakt, klikt u op het tabblad Reacties en tikt u op het kleine Spreadsheet-pictogram aan de rechterkant. Hiermee wordt uw formulier gekoppeld aan een spreadsheet.
![2 E-mail verzenden op basis van reactie in Google Formulieren 3](/f/52d5e7547eb2795f24b826627ad6baaf.png)
Stap 2: Ga naar de spreadsheet en klik op Extra > Scripteditor.
![2 E-mail verzenden op basis van reactie in Google Formulieren 4](/f/9d01c88857ee636625608d5d347972f7.png)
Plak in de Script-editor de volgende regels code,
functie checkLocation (e) { var subject=""; var-waarden = e.namedValues; var prefLocation=""; for (Toets waarden in) { var label = Sleutel; var data = waarden [sleutel]; prefLocation=gegevens; Logger.log (gegevens); } }
Hier e is de gebeurtenis die wordt geactiveerd wanneer het formulier wordt verzonden, terwijl de e.namedValues object zal de formuliergegevens naar u toe brengen in de vorm van een array.
Zodra die gegevens zijn vastgelegd, doorloopt de For-instructie de array om u de gegevens te bezorgen. Uiteindelijk worden de formuliergegevens voor dat specifieke antwoord toegewezen aan de prefLocatie variabel.
Stap 3: Klik ondertussen op het kleine klokpictogram in het linkerpaneel om toegang te krijgen tot de triggers en selecteer Triggers toevoegen.
![2 E-mail verzenden op basis van reactie in Google Formulieren 6](/f/f1721f3be8ffab00d8da02ac57d0d9d4.png)
Selecteer hier Van spreadsheet als gebeurtenisbron en op formulier verzenden als gebeurtenistype.
![2 E-mail verzenden op basis van reactie in Google Formulieren 7](/f/fb84029430de279b6a0636eeaf79cc16.png)
Het bovenstaande zorgt ervoor dat de functie die we hierboven hebben geschreven alleen wordt geactiveerd wanneer het formulier wordt verzonden. En bij indiening haalt het alleen gegevens uit de aangesloten spreadsheet.
Stap 4: Ga nu terug naar de Script Editor om de code naar wens aan te passen.
In ons geval willen we dat een e-mail naar een bepaalde e-mail-ID wordt gestuurd wanneer een respondent Hills beantwoordt, enzovoort.
We hebben dus een eenvoudige If and Else-If-voorwaarde aan de code toegevoegd,
functie checkLocation (e) { var subject=""; var-waarden = e.namedValues; var prefLocation=""; for (Toets waarden in) { var label = Sleutel; var data = waarden [sleutel]; prefLocation=gegevens; Logger.log (gegevens); if (prefLocation=="Hills"){ subject="Je hebt een e-mail voor Hills Location"; GmailApp.sendEmail('[email protected]', onderwerp, prefLocation); }else if (prefLocation=="Stranden"){ subject="Je hebt een e-mail voor Strandenlocatie"; GmailApp.sendEmail('[email protected]', onderwerp, prefLocation); } else if (prefLocation=="Cities") { subject="Je hebt een e-mail voor Cities Location"; GmailApp.sendEmail('[email protected]', onderwerp, prefLocation); } } }
Uiteraard moet u toestemming geven voor de GmailApp.sendEmaiIk functioneer om te werken. Het is echter een eenmalig proces.
Stap 5: Nu alles op zijn plaats is, slaat u uw code op door op het pictogram Opslaan te klikken, zoals hieronder weergegeven.
![2 E-mail verzenden op basis van reactie in Google Formulieren 29](/f/3601dbfb9c646c6445993f6fdf636268.png)
Voer nu de code uit. Als er geen evenement is, kunt u de code helaas niet rechtstreeks vanuit de Script Editor uitvoeren.
Om uw code te laten werken, dient u uw formulier in. Als alles op de juiste plek staat, is de kans groot dat je een e-mail krijgt.
Als u klaar bent, kunt u de code aanpassen aan uw vereisten en individuele If-Else-voorwaarden toevoegen. Tegelijkertijd kunt u ook de hoofdtekst van de e-mail opstellen volgens de gegevens.
Hoe te controleren op fouten
Het is zeldzaam om bij de eerste keer een code zonder fouten uit te voeren, en om eerlijk te zijn, er zijn genoeg dingen die fout kunnen gaan. Om op fouten te controleren, gaat u naar het tabblad Uitvoeringen en ziet u alle instanties die de functie heeft aangeroepen.
![2 E-mail verzenden op basis van reactie in Google Formulieren 9](/f/6caebdc5b4a11816f847b3e9bf75780a.png)
Klik om de fouten te zien. Hier kunt u ook zien hoe de functie is aangeroepen. Een Trigger-tag vertaalt zich in een formulierinzending, terwijl een Editor-tag betekent dat de functie door de Editor werd uitgevoerd.
Tegelijkertijd, als u de waarde van de functie wilt controleren, voegt u gewoon de Logger.log (variabele) toe om de gegevens te loggen.
![2 E-mail verzenden op basis van reactie in Google Formulieren 2](/f/54839fefeca25bf4cffa3bdcc0c17d5c.png)
We hadden bijvoorbeeld Logger.log (prefLocation) aangeroepen binnen de individuele If-Else-voorwaarden, en ons logboek zag eruit als dat hierboven.
Ook over Guiding Tech
Coderen of niet coderen
De tweede methode ziet er misschien wat ingewikkeld uit. Maar als je eenmaal onder de knie hebt hoe de afzonderlijke functies worden genoemd, is de kans groot dat het een beetje gemakkelijker wordt.
Maar aan het eind van de dag, als je je handen niet vuil wilt maken, kun je de Formulieren voor e-mailmeldingen toevoeging. Deze is ontworpen voor het verzenden van e-mails op basis van voorwaardelijke reacties. De voorwaardelijke opmaakfunctie is echter niet gratis en kost ongeveer $ 4 per maand voor een enkele gebruikerslicentie.
Dus als u af en toe antwoorden voor uw formulieren moet verzenden, kunt u de bovenstaande code in de App Script-editor plakken.