E-mailsjablonen maken in Microsoft Outlook
Diversen / / November 29, 2021
Een van de beste manieren om tijd te besparen bij repetitieve taken is door sjablonen te maken. De sjabloon helpt bij het bieden van een structuur of vorm voor elke inhoud. In Microsoft Outlook kunnen gebruikers bijvoorbeeld e-mailsjablonen maken in plaats van elke keer opnieuw e-mails te maken.
Deze e-mailsjablonen zijn handig wanneer de uitgaande e-mails dezelfde inhoud of vergelijkbare structuur hebben. Om een e-mailsjabloon in Microsoft Outlook te maken, kunnen gebruikers ofwel de Quick Parts-functie of Mijn sjablonen-invoegtoepassing. Dit is hoe het werkt:
Ook over Guiding Tech
E-mailsjabloon maken met Quick Parts in Microsoft Outlook
Quick Parts is een galerij in Microsoft Outlook die herbruikbare inhoud bevat, zoals tekst en afbeeldingen. Gebruikers kunnen deze items gemakkelijk selecteren en invoegen in e-mails, vergaderverzoeken, taken, enz. Zo gebruikt u Quick Parts om een e-mailsjabloon te maken:
Opmerking: Microsoft introduceerde Quick Parts in Outlook 2007 om AutoTekst te vervangen die in eerdere versies aanwezig was.
Stap 1: Start Microsoft Outlook op uw computer.
Stap 2: Selecteer op het lint Nieuwe e-mail om de e-mail te maken die als sjabloon moet worden opgeslagen.
Stap 3: Markeer de tekst van de e-mail.
Stap 4: Klik op het tabblad Invoegen en klik in de groep Tekst op de vervolgkeuzelijst Snelle onderdelen.
Stap 5: Selecteer uit de vermelde opties Selectie opslaan in Quick Part Gallery om een dialoogvenster te openen.
Stap 6: Vul in het dialoogvenster de relevante details voor de onderstaande velden in:
- Naam: Dit is de unieke identificatie voor elk item. Quick Parts zet de namen op alfabetische volgorde. U zult dit erg handig vinden als u meerdere vermeldingen heeft.
- Galerij: Outlook helpt u om uw Quick Parts-inhoud op te slaan in specifieke galerijen. Dit is erg handig als je heel veel sjablonen hebt opgeslagen.
- Categorie: U moet zich aan Algemeen houden, behalve wanneer u extra groepering voor uw sjablonen nodig heeft. Categorieën zijn als submappen en horen bij galerijen.
- Beschrijving: Dit is een opmerking die helpt bij het beschrijven van elk item of sjabloon. U ziet dit kenmerk nooit, dus u hoeft zich er geen zorgen over te maken.
- Opslaan in: Gebruik NormalEmail.dotm om ervoor te zorgen dat de inhoud beschikbaar is voor gebruik in Outlook-e-mails. U kunt uw invoer ook op sjabloon isoleren.
- Opties: Dit kenmerk helpt om te bepalen hoe u elk item invoegt.
Stap 7: Klik op OK om de details van uw nieuwe invoer op te slaan. Je hebt altijd toegang tot dit item voor verschillende doeleinden, waaronder het maken van e-mails.
Stap 8: Om de nieuwe sjabloon te gebruiken, gaat u naar het deel van de e-mail waar u de sjabloon wilt laten verschijnen.
Stap 9: Selecteer Quick Parts en klik op de sjabloon die u wilt gebruiken.
Opmerking: Elk item dat is opgeslagen in Quick Parts is alleen lokaal beschikbaar op de pc.
Ook over Guiding Tech
E-mailsjabloon maken met de invoegtoepassing Mijn sjablonen
Mijn sjablonen is een invoegtoepassing van Microsoft om tekstinvoer met één klik te vergemakkelijken. Met deze functie kunnen gebruikers veelgebruikte zinnen opslaan en indien nodig aan e-mails toevoegen. Deze functie is vooraf geïnstalleerd in Outlook; gebruikers moeten echter een e-mailaccount hebben met een Microsoft Exchange-server.
Zo gebruikt u de invoegtoepassing Mijn sjablonen:
Opmerking: De invoegtoepassing Mijn sjablonen is beschikbaar in Microsoft Outlook 2019, 2016 en 2013 en in Microsoft 365.
Stap 1: Start Microsoft Outlook.
Stap 2: Selecteer op het lint Nieuwe e-mail.
Stap 3: Klik op het tabblad Berichten en in de groep Mijn sjablonen op Sjablonen weergeven.
Opmerking: Als de invoegtoepassing Bekijk sjablonen niet vooraf is geconfigureerd op het Outlook-lint, selecteert u Bestand en invoegtoepassingen beheren om deze te installeren.
Stap 4: Klik in het nieuwe dialoogvenster op Sjabloon.
Stap 5: Geef in de lege tekstvakken een titel en de hoofdtekst van de e-mail op.
Stap 6: Klik op Opslaan om ervoor te zorgen dat de sjabloon altijd beschikbaar is.
Stap 7: Klik op de nieuw gemaakte sjabloon om deze over te brengen naar de hoofdtekst van de e-mail.
Opmerking: Sjablonen die zijn gemaakt met de invoegtoepassing Mijn sjablonen worden opgeslagen in uw mailbox en zijn overal toegankelijk.
Ook over Guiding Tech
E-mailsjablonen maken in Gmail
Of u nu de functie Snelle onderdelen of de invoegtoepassing Mijn sjablonen gebruikt, u kunt eenvoudig eenvoudige sjablonen maken in Microsoft Outlook. U kunt ook sjablonen maken in andere e-mailapps zoals Gmail met Gorgias.