Gids voor het delen van bestanden: alle veelgestelde vragen beantwoord
Diversen / / November 29, 2021
Google Drive biedt een fantastische set van cloudgebaseerde opslagopties en productiviteitstools, maar wat de service nog beter maakt, zijn de vele samenwerkingsfuncties die erin zijn opgenomen.
U hoeft niet langer alleen aan een document te werken wanneer uw collega's tegelijkertijd bewerkingen en opmerkingen kunnen maken - ja, alles in realtime.
De mogelijkheden voor het delen van bestanden van Google Drive kunnen in het begin echter overweldigend zijn. Dus laten we diep ademhalen en een duik nemen in enkele van de vragen die kunnen opduiken bij het omgaan met al deze geweldigheid!
Q. Hoe kan ik een bestand delen?
A. Google Drive maakt het heel eenvoudig om privébestanden te delen. Klik met de rechtermuisknop op een bestand en klik vervolgens op Delen om het pop-upvenster Delen met anderen te openen.
Voer in het veld Personen de e-mailadressen in van iedereen met wie u het bestand wilt delen. Google Drive zou tijdens het invullen onmiddellijk een bestaand contact moeten voorstellen, waardoor het hele proces een fluitje van een cent wordt.
U bent nu klaar om te beginnen met delen.
Oh wacht! Gaat het goed met de machtigingen?
Q. Hoe wijzig ik machtigingen?
A. Vraag uzelf gewoon af wat u precies wilt bereiken door het bestand te delen en u zou een duidelijk idee moeten hebben van de vereiste machtigingen voor elke bijdrager.
Standaard verleent Google Drive volledige bewerkingsrechten aan iedereen. U kunt dit echter direct wijzigen door op de pijl-omlaag naast het veld Personen te klikken.
Selecteer Kan bewerken om volledige bewerkingsrechten te verlenen, Kan commentaar geven om bijdragers te beperken tot alleen opmerkingen of Can View om het document volledig te vergrendelen in de alleen-lezen modus.
Opmerking: Bij bepaalde bestandsindelingen, bijvoorbeeld video of audio, is de optie Kan reageren niet beschikbaar voor selectie, wat begrijpelijk is.
Q. Kan ik machtigingen wijzigen na het delen?
A. Het delen van een document met iemand anders is niet definitief. Met Google Drive heb je volledige controle, zelfs nadat je volledige toestemming hebt verleend. Klik op Geavanceerd in het pop-upvenster Delen met anderen om een lijst te zien van mensen met wie u het document hebt gedeeld.
De machtigingen voor elke persoon kunnen worden gewijzigd via het speciale pijl-omlaagpictogram dat handig naast elke naam is geplaatst. U kunt de toegang tot een persoon ook volledig verwijderen door op x te klikken.
Q. Kan ik een bestand openbaar delen?
A. Privé delen is prima, maar wat als je een bestand voor bijna iedereen beschikbaar wilt maken? Nou, dat kan jij ook.
Gebruik de optie Get Shareable Link om een openbare link te genereren. U kunt er ook voor kiezen om de link rechtstreeks vanuit Google Drive zelf te delen via Gmail, Google Plus, Facebook of Twitter.
Indien nodig kunt u de machtigingen wijzigen voor mensen die het bestand openen via de link.
Klik op Wijzigen onder Wie heeft toegang en gebruik het vervolgkeuzemenu naast Toegang om te kiezen tussen Bewerken, Opmerking of Weergeven.
U kunt de werking van de link verder wijzigen zodra u deze ergens plaatst. Selecteer Aan - Openbaar op internet zodat iedereen het bestand kan vinden en openen, of Aan - Iedereen met de link om de toegang alleen te beperken tot mensen met de link.
Als u de koppeling wilt uitschakelen, selecteert u Uit - Specifieke personen. Uw configuraties voor privé delen moeten intact blijven.
Q. Kan ik een hele map delen?
A. Natuurlijk kan je dat. Klik met de rechtermuisknop op de map die u wilt delen en klik op de optie Delen. Alles werkt precies hetzelfde als bij het individueel delen van bestanden. Hetzelfde geldt voor het delen van openbare links.
Opmerking: In plaats van een hele map te delen, kun je er ook voor kiezen om meerdere bestanden van binnenuit te delen. Houd de Ctrl-toets ingedrukt om het selectieproces te vergemakkelijken.
Q. Hoe zit het met het delen van een hele Google Drive?
A. Nee, dat kun je niet doen. Het is een veelvoorkomend probleem, vooral wanneer u een volledige schijf wilt delen met een werkgever of collega. Helaas is Google niet zo meegaand.
Wacht even voordat je doorgaat en extreme maatregelen neemt, zoals het delen van je e-mailadres en wachtwoord!
Er is een tijdelijke oplossing en dat houdt in dat u een hoofdmap maakt - niets engs, gewoon een andere map. Klik met de rechtermuisknop in de schijf, selecteer Nieuwe map om een map te maken en verplaats alles naar die map.
Ten slotte, deel de map gewoon zoals je zou doen met elke andere map en voila! Het is niet mooi, maar het doet zijn werk.
Pro-tip: Het is vrij eenvoudig om alles te verplaatsen, zelfs als je tientallen items in de hoofdmap van de schijf hebt. Druk gewoon op Ctrl+A om alles te selecteren. Houd nu de Ctrl-toets ingedrukt en klik op de hoofdmap om deze van de rest te deselecteren. Sleep ten slotte de geselecteerde items naar de hoofdmap.
Q. Kan ik bestanden delen met niet-Gmail-gebruikers?
A. Jij kan. Uw bijdragers moeten echter een Google-account hebben voordat ze een document kunnen bewerken of erop kunnen reageren. Anders zouden ze alleen dingen kunnen bekijken.
Voor het geval je het niet wist, een Google-account maken vereist geen Gmail-account - vrijwel elk e-mailadres werkt. Dat zou het overtuigen van mensen om een Google-account aan te maken des te gemakkelijker moeten maken!
Q. Hoe voorkom ik het downloaden van bestanden?
A. U wilt een bestand of map delen. Je wilt ook voorkomen dat mensen het downloaden. Tenzij de persoon bewerkingsrechten heeft, kunt u voorkomen dat dit gebeurt.
Onder de geavanceerde instellingen voor delen is er een handige optie met het label Opties voor downloaden, afdrukken en kopiëren uitschakelen voor commentatoren en kijkers. Deze optie voorkomt dat mensen bestanden downloaden, afdrukken of verplaatsen naar persoonlijke Google Drives.
Q. Kan ik het eigendom van een bestand of map overdragen?
A. Ben je het zat om met een dossier om te gaan? Draag gewoon het eigendom van het bestand over naar een andere medewerker en ontspan. Klik in de lijst met mensen die toegang hebben tot een bestand op de pijl-omlaag en selecteer Is eigenaar.
Opmerking: Wees echter voorzichtig. De nieuwe eigenaar kan desgewenst uw toegang tot het document intrekken. Nou, dat zal niet mooi zijn.
Het overdragen van het eigendom van de map is een beetje rommelig. Alle bestanden in de map zijn nog steeds van jou. Het kan dus zijn dat u daarna het eigendom van alles in de map handmatig moet overdragen.
Q. Is er een opslaglimiet voor delen?
A. Als eigenaar van een bestand of map telt de gebruikte hoeveelheid gegevens alleen voor uw totaal - en niet voor die van uw medewerkers. Wanneer iemand echter een nieuw item aan een gedeelde map toevoegt, telt de opslagruimte mee voor de oorspronkelijke maker van het item en niet voor jou.
Ook kunnen uw bijdragers, als ze bewerkingsrechten hebben, ervoor kiezen om de bestanden naar hun schijf te kopiëren. In dat geval telt de opslag wel mee voor hun quotum.
Als u bijna geen ruimte meer heeft in uw account, maar een bijdrager een beter opslagplan heeft, is het een optie om het eigendom van items over te dragen, tenzij u uw Drive wilt upgraden.
Q. Waar moet ik nog meer aan denken?
Er zijn een aantal beperkingen die voor de meeste gebruikers niet echt van belang zouden moeten zijn. Er kunnen bijvoorbeeld slechts maximaal 100 mensen op een bepaald moment een document bewerken of erop reageren, hoewel een onbeperkt aantal het bestand kan bekijken.
Er kunnen maximaal 100 mensen een document bewerken of er opmerkingen over maken.
U kunt ook maximaal 200 mensen toevoegen via het delen van privélinks. Het is echter mogelijk om deze beperking te overschrijden met: een Google-groep maken.
Verder zijn er beperkingen op de grootte van verschillende bestandstypen: een limiet van 50 MB voor tekstdocumenten, een limiet van 200 MB voor presentaties, enz. Google Drive synchroniseert geen wijzigingen als u of uw bijdragers deze limieten overschrijden.
Eenvoudig bestanden delen
Google Drive maakt het delen en beheren van bestanden inderdaad eenvoudig. Zorg er wel voor dat u de bestandsrechten onder controle houdt om te voorkomen dat mensen u bedriegen en dat alles in orde zou moeten komen. Controleer ook de opslag bij het omgaan met grote bestandsgroottes om te voorkomen dat dingen uit de hand lopen.
Als je nog vragen hebt over het delen van bestanden met Google Drive, plaats dan een regel in het opmerkingengedeelte hieronder.