Uitbetalen vs. Shoeboxed: welke Expense Manager is geschikt voor u?
Diversen / / November 29, 2021
Of u nu een individu, onderdeel van een organisatie of een winkeleigenaar bent, u maakt kosten en u moet hiervoor verantwoording afleggen. Het is zo gemakkelijk om een invoer te vergeten en zo moeilijk om te onthouden waar uw salaris is verdwenen.
Dit lijkt een universeel probleem te zijn en vrijwel iedereen die ik ken is op zoek naar een systeem om uitgaven te registreren. Terwijl het nodig is om noteer elke uitgave we maken, is er ook een behoefte om het proces gemakkelijk en snel te maken. Hoe omslachtiger het is om uitgaven te registreren, hoe groter de kans is dat u het gaat vermijden.
Daarom gaan we kijken naar twee van de meest populaire apps voor het bijhouden en beheren van onkosten die op de markt verkrijgbaar zijn. Onze missie, als we ervoor kiezen om het te accepteren, zal zijn om aan het einde van dit bericht tot een conclusie te komen. Hopelijk met een winnaar.
De kanshebbers zijn Expensify en Shoeboxed. Laten we eens kijken welke onkostenbeheerder voor u geschikt is.
Bezoek Expensify
Bezoek Shoeboxed
1. Cross-platform compatibiliteit
Dit is een van de eerste dingen die ik controleer wanneer ik op zoek ben naar een nieuwe tool of een app. Verschillende mensen hebben verschillende behoeften. Sommigen houden van Android, anderen zweren bij iOS. Er zijn Windows-gebruikers en dan zijn er mensen die graag toegang hebben tot dingen in een browser. Deze situatie is vooral het geval wanneer u als onderdeel van een team werkt.
Zowel Shoeboxed als Expensify zijn beschikbaar op zowel Android- als iOS-platforms. U kunt ze ook probleemloos in elke browser naar keuze gebruiken. Dit zal u helpen uw bonnen te allen tijde gesynchroniseerd te houden.
2. Prijsoverzicht
Een andere belangrijke factor om te overwegen, vooral als u op zoek bent naar een schaalbare oplossing, is de prijsstelling. Met honderden en duizenden medewerkers kan het aantal boekingen en uitgaven snel door het dak gaan.
Shoeboxed biedt drie primaire plannen. Er is een freelancer-abonnement (voor één gebruiker) dat begint bij $ 15/maand, waarmee u tot 50 documenten/maand kunt scannen en opslaan. Als je een klein bedrijf of een jonge startup bent, ga dan voor het Classic-abonnement voor $ 39 voor twee gebruikers, waar je tot 150 documenten per maand krijgt.
Ten slotte is er een businessplan voor $ 69/maand waarbij u 500 documenten/maand krijgt met 3 gebruikers. Er is ook een teamplan dat begint bij $ 9,95 per gebruiker.
Aan de andere kant hanteert Expensify een eenvoudigere benadering door het aantal beschikbare plannen te beperken. Individueel abonnement begint bij $ 4,99 / maand zonder limiet op bonnen die kunnen worden gescand. Voor teams hebben ze een abonnement van $ 10 per gebruiker en dan is er een bedrijfsabonnement dat begint bij $ 18 per gebruiker. Er is ook een bedrijfsoplossing waarvoor u een e-mail moet sturen of met een klantvertegenwoordiger moet praten.
Expensify heeft een gratis versie met 10 scans/maand, terwijl Shoeboxed 5 documenten/maand biedt met het gratis account. Niet slecht om een proefrit te maken met de service.
Ook over Guiding Tech
3. Gebruikerservaring
Aangezien de meesten van ons zullen gebruiken smartphones om te scannen onkostennota's, daar ben ik mee begonnen. De Shoeboxed-app is niet erg gemakkelijk te gebruiken. De interface was een beetje ingewikkeld en zonder functies en handleidingen. Expensify heeft daarentegen een schone en intuïtieve interface met een focus op eenvoud en snelheid.
Hoewel ik geen vertragingen ondervond in beide apps, was ik meer blij met Expensify dan met Shoeboxed. In de laatste waren de opties beperkt en was er geen manier om valuta's te beheren of te wijzigen.
Sommige mensen moeten af en toe naar het buitenland reizen om vergaderingen bij te wonen en wat niet. Als de locatie is ingeschakeld, identificeert en wijzigt Expensify onmiddellijk valuta's.
4. Functies
De basisfunctionaliteit blijft hetzelfde. U scant een onkostenbon en de app verzamelt alle belangrijke details zoals prijs, artikelen en hoeveelheid om een gedigitaliseerde versie van de bon te maken die wordt gesynchroniseerd met uw cloudaccount.
Hoewel beide apps opties hadden om bonnen per reis te regelen, had Expensify een tabblad met rapporten dat erg handig zal zijn. Hoe? Verzamel alle bonnen terwijl u op zakenreis bent, maak een rapport en dien het ter goedkeuring in. Wanneer het is gewist (directe storting of PayPal) en u bent betaald, ontvangt u hiervan bericht. Dat is krachtig en gemakkelijk tegelijk.
Met Expensify kon ik categorieën maken om mijn uitgaven, zoals eten, vervoer en onderdak, verder te classificeren. We gebruiken onze creditcards meestal om betalingen te doen, omdat het contant, snel en gemakkelijk is. Met Expensify kon ik mijn creditcardafschrift ook rechtstreeks importeren.
Met Shoeboxed kunt u kilometers bijhouden, maar met Expensify kunt u ook de tijd bijhouden, wat handig kan zijn als u uren ruilt voor dollars. Bovendien wordt Expensify geleverd met een dagelijkse functionaliteit waarbij een persoon een dagelijkse vergoeding krijgt en u de app kunt gebruiken om deze dagelijks bij te houden.
Shoeboxed heeft één functie die Expensify mist. Als je een heleboel bonnen hebt en geen tijd hebt om te scannen, stuur ze dan allemaal in een envelop naar Shoeboxed en zij zullen ze scannen en uploaden naar je account. Dit helpt je om achterstanden weg te werken en je op de hoogte te houden.
Ook over Guiding Tech
5. Integratie van derden
Beide schoenendoos en kosten maken integreren met een aantal apps en software van derden, maar Expensify loopt hier voorop. Beiden kunnen worden geïntegreerd met boekhoudsoftware zoals Quickbooks, Intuit en Xero, maar Expensify maakt ook verbinding met Microsoft, Oracle, SAP, Bill.com, Uber en verschillende andere populaire services.
Uitbetalen vs. Schoenendoos: oordeel
Inmiddels lijkt het erop dat Shoeboxed ver achterblijft als het gaat om de beste app voor onkostenbeheer. Ik vond Expensify niet alleen goed voor freelancers, maar ook voor startups, bedrijven en bedrijven die op zoek zijn naar een schaalbare bedrijfsoplossing.
Met geen limiet op het aantal bonnen dat kan worden gescand, offline ondersteuning, meer integratie met derden en een betere gebruikerservaring, heeft Expensify deze strijd gewonnen. Maar er zijn andere kanshebbers in de branche die ik in een latere gids zal behandelen.
Volgende: Ga je op reis? Op zoek naar apps voor het beheren van reiskosten voordat u op reis gaat? Hieronder is een artikel gelinkt over geweldige reiskosten-apps voor het Android-platform.