Een e-mailgroep maken in Outlook
Diversen / / November 29, 2021
E-mail blijft de belangrijkste communicatiebron tussen ondernemingen, kleine bedrijven, consumenten en marketeers. Er zijn momenten waarop u vaak dezelfde e-mail naar een groep mensen moet sturen. In plaats van elke keer contacten toe te voegen in het menu voor het opstellen van e-mail, kunt u een e-mailgroep maken in Outlook en bespaar jezelf de moeite.
Nadat u een groep heeft ingesteld, kunt u deze in de e-mail plaatsen en een enkel bericht per keer naar meerdere mensen verzenden. Voor alle duidelijkheid: alle termen zoals Contactgroep, Contactlijst, E-mailgroep of Distributielijst zijn hetzelfde. Raak dus niet in de war tussen hen.
Het is belangrijk voor elke Outlook-gebruiker wanneer hij/zij van plan is een massa-e-mail te sturen naar een groep ontvangers, waaronder werknemers, collega's of vrienden. Een groeps-e-mail helpt elke gebruiker om één e-mail in één keer naar meerdere ontvangers te sturen in plaats van een vervelende kopieer-plak-activiteit.
Immers, bijna 400 miljoen e-mailgebruikers
vertrouwen actief op Outlook als hun primaire e-mailmedium en hebben vaak met dit probleem te maken. Dit bericht laat u zien hoe u een groeps-e-mail in Outlook kunt maken met behulp van de standaardmethode. Laten we beginnen.Ook over Guiding Tech
Wat is een e-mailgroep
Een e-mailgroep (contactgroep) is een verzameling e-mail-ID's om regelmatig e-mails te verzenden. Wanneer een beheerder een e-mail naar een e-mailgroep stuurt, ontvangen alle contactpersonen in dat groepslabel dezelfde e-mail.
Het is vergelijkbaar met WhatsApp Broadcast, waarbij een beheerder een bericht naar de uitzendlijst stuurt en iedereen in de groep het bericht ontvangt.
Outlook-contactpersonen gebruiken om een e-mailgroep te maken
In het onderstaande voorbeeld gaan we het Outlook-web gebruiken om een contactgroep te maken. De truc werkt op alle platforms zoals Chrome OS, Windows, Mac en zelfs Linux.
Hier is een stapsgewijze handleiding voor het maken van een Outlook-groep om massale e-mails te verzenden.
Stap 1: Open Outlook op het web en meld u aan met Microsoft-accountgegevens.
Stap 2: Outlook web verzamelt kleine apps zoals Outlook Calendar, Outlook Contacts, Microsoft To-Doen plaknotities. Tik op het Outlook-contactpersonenpictogram.
Stap 3: In het volgende scherm worden alle Outlook-contactpersonen weergegeven die u in Outlook hebt opgeslagen.
Stap 4: Plaats de muisaanwijzer op het contact dat u aan de mailinglijst wilt toevoegen en klik vervolgens op het selectievakje om het te selecteren. Herhaal dit voor elk contact dat u op de lijst wilt plaatsen.
Stap 5: Zorg ervoor dat aan elk contact dat u toevoegt, een e-mailadres is gekoppeld. Anders verschijnen ze niet in het label wanneer u ze later gaat e-mailen.
Stap 6: Nadat u elk contact hebt geselecteerd, klikt u op Toevoegen aan lijst en selecteert u vervolgens Nieuwe lijst met contactpersonen.
Stap 7: Geef de lijst een relevante naam en druk op Enter.
U kunt in Outlook zoveel labels maken als u wilt. Vergeet niet om ze een relevante naam te geven, zoals Familie, Kantoor, Bedrijf, Klanten en meer.
Ook over Guiding Tech
Een e-mail verzenden met behulp van e-mailgroep in Outlook
Nu je een lijst hebt gemaakt met Outlook, is het tijd om de e-mail te verzenden met Outlook. Volg de stappen naar de lijst met contactpersonen in Outlook.
Stap 1: Open Outlook op het web.
Stap 2: Tik op de knop Opstellen in de linkerbovenhoek.
Stap 3: Begin in het venster Nieuwe e-mail met het typen van de naam die u aan de lijst met contactpersonen hebt gegeven en klik vervolgens op de suggestie wanneer deze onder het tekstveld verschijnt.
Stap 4: Nadat u de lijst met contactpersonen hebt geselecteerd, vult u de e-mail in en klikt u op de knop Verzenden om deze naar iedereen in de groepslijst te verzenden.
In tegenstelling tot Gmail geeft Outlook web de toegevoegde e-mailadressen niet weer in het menu voor het opstellen van e-mail. Het toont eenvoudig de naam van de contactgroep. Dat is jammer, omdat u mogelijk de namen van contactpersonen en e-mail-ID's moet controleren voordat u op de knop Verzenden drukt.
Een e-mailgroep bewerken in Outlook
Als u onlangs uw familiegroep of kantoorgroep hebt uitgebreid met nieuwe leden, wilt u ze toevoegen aan de Outlook-contactpersonengroep. Doorloop de stappen onder de e-mailgroep bewerken.
Stap 1: Open Outlook-contactpersoon op internet.
Stap 2: Selecteer Alle lijsten met contactpersonen in het hamburgermenu.
Stap 3: Selecteer de lijst met contactpersonen die u wilt bewerken.
Stap 4: Tik op de knop Bewerken in de lijst met contactpersonen.
Stap 5: Hier kunt u de naam of het e-mailadres van de contactpersoon typen om hem/haar toe te voegen aan de e-mailcontactgroep.
Stap 6: Als u een bestaand contact wilt verwijderen, tikt u op het x-teken ernaast.
Pro-tip: Als je minder verwarring wilt hebben tussen de aangemaakte groepen, voeg dan een beschrijving toe voor de e-mailgroep.
Beperkingen voor Outlook-groepen
Voordat u doorgaat en Outlook-e-mailgroepen gaat maken, moet u enkele van de beperkingen van deze methode begrijpen.
- Hoewel u gemakkelijk groeps-e-mails kunt verzenden in Outlook, is het maken van een e-mailgroep een handmatig en tijdrovend proces. Bovendien moet u ervoor zorgen dat u e-mail-ID's hebt toegevoegd van elk contact dat u aan die groep wilt toevoegen.
- E-mail follow-ups zijn moeilijk. Stel dat u een e-mail naar een groep mensen hebt gestuurd. Sommigen van hen reageerden, anderen niet. U moet voor elk e-mailadres een individuele e-mailopvolging opstellen en meerdere e-mails handmatig verzenden.
- Een Outlook-groep ontbreekt personalisatie. U kunt uw groeps-e-mails niet aanpassen voor individuele ontvangers. Onthoud dat u een e-mail opstelt voor een groep en niet voor één persoon. Een generieke e-mail zal geen goede indruk maken in vergelijking met een gedetailleerde en op maat gemaakte e-mail.
Ook over Guiding Tech
Onderweg een massa-e-mail verzenden
E-mailgroepen kunnen een zegen zijn voor iemand die dezelfde e-mail naar een groep mensen stuurt. Het is ook een must-have voor kleine en middelgrote bedrijven. Op individueel niveau maakt het het e-mailproces overzichtelijker en bespaart u middelen en tijd.
Volgende: Weet u dat gebruikers irrelevante e-mails in Outlook automatisch kunnen verwijderen? Lees het onderstaande bericht om te leren hoe u regels instelt voor automatisch verwijderen in Microsoft Outlook.