13 beste manieren om Dropbox-papier te gebruiken
Diversen / / November 29, 2021
Het is een goede paar jaar geleden dat Dropbox Paper uit de bètafase is gestapt. Met de samenwerkingstool kun je deelbare notities maken en netjes organiseert documenten en bestanden in mappen of projecten. Dropbox Paper accepteert alle soorten inhoud en media-indelingen, waardoor het ongelooflijk eenvoudig is om documenten in kaart te brengen.
Dropbox Paper kan meer dan dat. Als je het volledige potentieel van Dropbox-papier wilt ontdekken, bekijk dan de onderstaande hack en trucs.
1. Mappen maken die alleen op uitnodiging kunnen worden gemaakt
Als je een map maakt in Dropbox Paper, kunnen alle teamleden deze standaard zien. Als u echter een map voor specifieke mensen in het team wilt maken, is de beste oplossing om een map met alleen uitnodigingen te maken.
Klik hiervoor op de knop Een nieuwe map maken in het rechterpaneel en voeg de naam toe zodra het nieuwe venster verschijnt. Tik vervolgens op het gebouwachtige pictogram op het onderste lint en selecteer Alleen uitnodigen.
Selecteer de namen van uw teamleden en klik op de knop Maken.
Coole tip: U kunt er ook voor kiezen om rustig een map te maken die voor iedereen toegankelijk is. Om dit te doen, schakelt u de namen van de leden uit voordat u op de knop Maken klikt.
Ook over Guiding Tech
2. Bekijk de kracht van zoeken
Nodig hebben een document zoeken een bepaald woord hebben? De power search maakt het mogelijk. Het enige dat u hoeft te doen, is het trefwoord in de zoekbalk typen en het relevante bestand of de betreffende map verschijnt meteen.
Bijvoorbeeld de Ransomware artikel verschijnt in de map GT > Android > Berichten > AI voor mijn account. Ik hoef dus niet helemaal naar die map te gaan.
Op dezelfde manier kunt u gewoon zoeken op de titel van het document en de tool zorgt voor de rest.
3. Neem de snelkoppeling
In deze tijd waarin alles bijna onmiddellijk gebeurt, is het essentieel dat u dezelfde mantra volgt terwijl u uw team op papier beheert, vooral als het gaat om het opmaken van uw documenten.
Dropbox Paper wordt geleverd met een assortiment van: Toetsenbord sneltoetsen. Afgezien van de algemene sneltoetsen zoals Ctrl+B voor vet en Ctrl+U voor onderstrepen, ondersteunt deze samenwerkingstool een groot aantal alternatieven.
- Genummerde lijst: 1. gevolgd door een spatie
- Takenlijst: [] gevolgd door een spatie
- Koptekst: Ctrl+Alt+1
- Datum: /datum gevolgd door spatie
Dus als je een reeks taken moet toevoegen, voeg dan * toe gevolgd door spatie, en er wordt onmiddellijk een opsommingsteken toegevoegd.
Hiermee bespaart u veel tijd heen en weer tussen de werkbalk in een document. Ze maken uw workflow ook naadloos.
Om de volledige lijst te zien, klikt u op het toetsenbordpictogram in de rechterbenedenhoek.
4. Maak taken als een baas
Zoals je misschien al weet, hoef je alleen maar [] in te typen gevolgd door een spatie om een checklist met items toe te voegen. Het goede nieuws is dat u deze checklist/taken onderweg kunt toewijzen door simpelweg een @-teken toe te voegen, gevolgd door de naam van het teamlid.
Dus, als u een taak met de naam moet maken 'Reacties toevoegen op Facebook' en toewijzen aan Sylvia met een vervaldatum van 11 maart 2020, je hoeft alleen maar de volgende opdracht te typen.
[] Reacties toevoegen op Facebook @Sylvia /11/03/2020
Dat is het. Geen gedoe met spelen met de werkbalk of op het bovenste lint.
Coole tip: Gebruik het pictogram Presenteren bovenaan om uw document als een diavoorstelling te presenteren.
Ook over Guiding Tech
5. Documenten aan map toevoegen
Opent u vaak een specifieke map om er een document in te plaatsen? Dat is een verschrikkelijke tijdverspilling.
De beste manier is om het document op de startpagina te maken. En als je het eenmaal een naam hebt gegeven, klik je op de link Toevoegen aan map onder de documentnaam en de tool zorgt voor de rest.
Wist u: Documenten zonder mappenstructuur worden op de startpagina weergegeven als Niet-gearchiveerd.
6. Te veel emoji's? Tel ze!
Denk dat je gebruikte manier te veel emoji's op uw document? In plaats van te gaan zitten om ze handmatig te tellen, kunnen we Dropbox Paper het werk laten doen?
Ja, je leest het goed. Afgezien van de standaardtellingen zoals het aantal woorden en tekens, telt Dropbox Paper ook het aantal emoji's.
Dus als je denkt dat 29 emoji's een beetje te veel zijn, kun je gewoon teruggaan naar het document en ze verwijderen.
Om het aantal woorden te controleren, tikt u op de knop met de drie stippen in de rechterbovenhoek en klikt u op de optie voor het aantal woorden.
7. Plak screenshots als een professional
Een andere coole truc die je met Dropbox Paper kunt doen, is dat je dat niet hoeft te doen upload screenshots en afbeeldingen de conventionele manier. Het enige dat u hoeft te doen, is de afbeeldingen van de bron kopiëren en in uw document plakken.
Bovendien is het herschikken van afbeeldingen op Dropbox Paper net zo eenvoudig als slepen en neerzetten. Selecteer de afbeelding die u wilt verplaatsen en verplaats uw muisaanwijzer naar de positie van uw keuze. Handig, toch?
Ook over Guiding Tech
8. Link naar verschillende media-items
Of het nu een audiobestand of een YouTube-video is, met Dropbox Paper kun je ze vrij eenvoudig weergeven. De mantra? Knippen en plakken. Ja, je hoeft de insluitlink niet toe te voegen.
Hier hoef je alleen maar de video (of nummer) link uit de adresbalk te kopiëren en in je document te plakken - Ja, vergelijkbaar met afbeeldingen en schermafbeeldingen.
9. Integreer met uw agenda
Last but not least, u kunt Paper integreren om Google kalender (of MS Outlook). Om dat te doen, klikt u op de documentnaam en ziet u een kleine grijze prompt voor Koppel een kalendergebeurtenis.
Selecteer de kalender van uw keuze, en zodra het instellen is voltooid, voegt u de datum en de vergadernotities toe.
Het goede nieuws is dat zodra je je agenda hebt geïntegreerd, alle aankomende vergaderingen worden weergegeven op de startpagina van Paper.
10. Link als een Ninja
Ja, ik weet dat er naast Uitnodigen een handig pictogram is waarmee je externe links kunt toevoegen. Maar het is omslachtig om erop te klikken en vervolgens de link toe te voegen telkens wanneer u een link moet toevoegen.
Het slimme is om de tekst te selecteren die u wilt koppelen, op Ctrl+K te drukken en vervolgens de link toe te voegen. Handig, toch!
11. Exporteer uw documenten
Met Dropbox kun je ook exporteer uw documenten in PDF-, Word- of Markup-indelingen. Dat is vooral handig als je bepaalde documenten moet doorsturen naar klanten of zakenpartners die geen toegang hebben tot Dropbox Paper van je team.
Om te exporteren, selecteert u het document op de startpagina en drukt u op de knop Exporteren, zoals weergegeven in de onderstaande schermafbeelding.
Selecteer vervolgens uw formaat en de download start binnen enkele seconden.
Zet pen op papier
Afgezien van alle bovenstaande functies, kunt u met Dropbox Paper eenvoudig integreren met apps van derden, waardoor de reikwijdte van de tool verschillende graden wordt uitgebreid. Bovenal kun je net zo gemakkelijk naar je Dropbox-bestanden en -documenten linken als je een selectievakje of een lijst met opsommingstekens zou toevoegen.
Volgende: Op zoek naar manieren om Dropbox vanuit Gmail te gebruiken? Bekijk het volgende artikel om erachter te komen hoe.