8 beste manieren om Microsoft Forms te gebruiken
Diversen / / November 29, 2021
Microsoft gelanceerd Microsoft Forms in september 2018. Sindsdien heeft het een gezond publiek verzameld van mensen die op zoek zijn naar een service waarmee ze enquêtes, peilingen en quizzen kunnen maken. Vergeleken met Google Formulieren, Microsoft Forms heeft een schonere interface. Sommige functies zijn echter gemakkelijk te missen, of ze zijn nogal moeilijk te vinden.
Maak je geen zorgen. Dat is waar we binnenkomen. We hebben Microsoft Forms met een fijne kam doorgenomen zodat je er optimaal gebruik van kunt maken.
Aangezien het een lang bericht gaat worden, laten we meteen beginnen en enkele van de beste manieren bekijken om Microsoft Forms te gebruiken.
Ook over Guiding Tech
1. Formulieren maken
Als het gaat om het maken van formulieren, biedt Microsoft Forms u zeven keuzes:
- Meerdere opties
- Tekst
- Beoordeling
- Datum
- Rangschikking
- Net Promoter Score
Als het gaat om meerkeuzevragen, is het goed dat Forms je vraag analyseert en je helpt met de antwoorden. Dus als de vraag bijvoorbeeld begint met "Heeft u gekocht ...", zal Forms u vragen met Ja, Nee en Misschien.
Of trouwens, als de eerste optie Sad is, zal Forms je vragen om Happy and Angry toe te voegen als de tweede en derde optie. Handig, toch?
Het toevoegen ervan is een no-brainer. Het enige wat u hoeft te doen is de optie selecteren en doorgaan naar de volgende vraag.
Evenzo kunt u voor tekstgerelateerde vragen aangeven of het een lang of kort antwoord zal zijn. U kunt ook het type antwoord beperken. Als u bijvoorbeeld een waarde van minder dan 5 wilt, klikt u op het menu met drie stippen en selecteert u Beperkingen.
Selecteer vervolgens een van de waarden in de vervolgkeuzelijst en voeg de waarden toe.
Voor beoordelingen kunt u zowel de niveaus als de symbolen specificeren.
2. Delen en insluiten: wie kan reageren
Als het formulier volledig is, kunt u het opsturen naar: reacties verzamelen. Klik hiervoor op de Share-knop in de rechterbovenhoek.
U kunt de doelgroep van uw formulier kiezen. Als u het alleen beperkt wilt houden tot de mensen van uw organisatie, gebruik dan de standaardopties. Maar als dat niet het geval is, klikt u op de link 'Alleen mensen in mijn ...' en selecteert u de optie 'Iedereen met de link'.
Nogmaals, u kunt de link rechtstreeks delen met uw doelgroep. Maar de beste optie is om in te sluiten het formulier op uw website of blog. Of beter nog, u kunt eenvoudig de QR-code van uw formulier downloaden en deze vervolgens delen op uw blog of toevoegen in een e-mail. Deze methode maakt het ongelooflijk nuttig voor uw respondenten om te reageren.
Snelle tip: Wilt u dat uw formulier wordt gekloond? Zo ja, schakel dan de optie Delen als sjabloon in en deel de link met je vrienden of op je formulier zelf.
Ook over Guiding Tech
3. Wanneer vertakking gebruiken?
Als u vaak enquêtes en peilingen maakt, moet u inmiddels weten dat niet elke enquête of peiling een reeks rechte vragen is. Voorwaardelijke logica zal ongetwijfeld naar boven komen, en helaas kunt u in Microsoft Forms geen voorwaarden toevoegen zoals gemakkelijk als Google Formulieren doet. Dit is een van de verborgen functies van Microsoft Forms.
Om voorwaardelijke logica toe te voegen, voeg je al je vragen toe en als je klaar bent, tik je op het pictogram met de drie stippen in de rechterhoek en selecteer je Vertakking.
Tik vervolgens op de vraag die u wilt vertakken. Selecteer nu de volgende vraag in de vervolgkeuzelijst. Houd er rekening mee dat je dit voor alle vragen moet doen.
Om een voorbeeld van uw formulier met voorwaardelijke logica te bekijken, gaat u gewoon terug en tikt u op het voorbeeldpictogram.
4. Delen om samen te werken
Formulieren en enquêtes kunnen ook voor twee personen of meer zijn, en daarvoor heeft Microsoft Forms de functie om samen te werken. Om een formulier met je vriend of collega te delen, tik je bovenaan op de Share-knop en selecteer je de Share-optie in het rechtermenu.
Kies vervolgens degene die bij u past en deel de link met uw collega's. Het enige nadeel is dat je niet selectief namen kunt kiezen om een formulier te delen, iets wat in de toekomst een welkome aanvulling zou zijn.
5. Groepsvormen: wat zijn ze en wat doen ze?
Laten we, voordat we erop ingaan, eens kijken naar wat groepen zijn. Groepen is een exclusieve Office 365-service die je helpt in samenwerking met je teamgenoten. En deze groepen zijn niet alleen gerelateerd aan formulieren, maar zijn verspreid over de Office Suite.
In Groepsformulieren kunnen teamleden een formulier zowel bekijken als bewerken. En als u deel uitmaakt van een groep, hoeft u geen link naar het formulier te hebben om het te bekijken. In plaats daarvan zijn deze formulieren beschikbaar onder het gedeelte Groepsformulieren.
Ook over Guiding Tech
6. Tijdsbeperkingen en andere aanpassingen toevoegen
Op het eerste gezicht lijkt Microsoft Forms verschillende functies te missen. Maar zoals we hierboven vermeldden, zijn sommige functies verborgen, en dit is er een van.
Om de startdatum en einddatum toe te voegen, gaat u naar Instellingen in het menu met drie stippen en vinkt u het vakje Startdatum en Einddatum aan. Voer de datums in, en dat is alles.
Een andere aanpassing die u ook kunt doen, is de vragen onder uw respondenten te schudden. Op dezelfde manier kunt u aan het einde van het formulier ook een aangepast 'Bedankt'-bericht toevoegen.
Maar de enige instelling die van het grootste belang is, is: E-mail notificatie. Controleer de instelling voor meldingen en dat is het zo'n beetje. De volgende keer dat iemand een enquête beantwoordt, wordt u hiervan op de hoogte gesteld.
7. Analyseer reacties
Dus je hebt de enquête verstuurd en de reacties stromen binnen. Maar hoe analyseer je de reacties?
Ga gewoon naar het tabblad Reacties van uw formulier en u ziet de antwoorden. Het mooie is dat Microsoft Forms een visuele weergave geeft van alle antwoorden, waardoor het gemakkelijk te begrijpen is.
Als u echter alle individuele reacties wilt bekijken, klikt u op Resultaten bekijken. Vervolgens staat de naam van de responder in het vak Responder en verschijnen de antwoorden onderaan.
Klik op het pijlpictogram om het volgende antwoord te zien. Bovendien, om alle antwoorden in een spreadsheet te downloaden, klikt u op de knop Openen in Excel en wordt de spreadsheet naar uw systeem gedownload.
8. Thema en sjablonen wijzigen
Wat ik zo leuk vind aan Microsoft Forms, is dat de interface schoon en overzichtelijk is. Een ander ding dat de moeite waard is om van deze service te houden, zijn de thema's. Met heldere en pittige kleuren zorgen deze thema's ervoor dat uw formulieren zich onderscheiden van de rest.
Het enige dat u hoeft te doen, is bovenaan op de thema-knop te tikken en er een te kiezen. Tegelijkertijd kunt u uw formulier ook een eigen kleur geven, of beter een afbeelding selecteren in de galerij van uw pc.
Dus als uw enquête bijvoorbeeld over gadgets en telefoons gaat, is een achtergrond met een gadget logischer dan een achtergrond met een man die aan het surfen is.
Klik hiervoor op het Plus-pictogram en selecteer een van de twee opties. Om een achtergrond te uploaden, kun je er ook voor kiezen om een afbeelding te uploaden van uw OneDrive-account of zoek er een op internet.
Laat ze rocken!
Hoewel Microsoft Forms een groot aantal functies heeft in combinatie met een goed ontwerp, mist het nog steeds bepaalde opties, zoals de mogelijkheid om bestanden te uploaden. Bovendien heeft het ook geen kant-en-klare sjablonen die u gewoon kunt oppakken en uw werk kunt voortzetten zonder veel tijd te verspillen aan het bouwen van de structuur.
Volgende: Wilt u een invulbaar formulier maken in Microsoft Word? Lees onderstaand artikel om erachter te komen hoe.