E-mailsjablonen maken in Gmail en Outlook

Mijn laatste maanden met Microsoft Outlook en Lotus Notes waren best interessant. Ik was nooit een fan van desktop e-mailclients, maar toen ik deze apps begon te gebruiken, kon ik nooit meer terug. Een van de handigste functies die deze klanten bieden, is de mogelijkheid om e-mailsjablonen te maken, ook bekend als briefpapier, dat dagelijkse e-mails kan verzenden waarbij het grootste deel van de hoofdtekst van de e-mail ook op dezelfde manier is snel. Of het nu een dagelijks rapport of gewoon een bevestigingsmail, een kant-en-klaar sjabloon kan veel tijd besparen.

Ik heb mensen gezien die in hun map Verzonden naar een e-mail zoeken en deze vervolgens doorsturen nadat ze de bewerking hebben uitgevoerd. Praktisch gesproken werkt dit beter dan de hele e-mail uit het geheugen opnieuw samen te stellen, maar het wijzigen van de onderwerpregel en het bewerken van het adres kan enige tijd duren.

Ook neemt de kans op fouten toe bij handmatig werk. Dus om dingen beter te maken, raad ik aan een extensie voor Chrome te gebruiken met de naam

Gorgias E-mailsjablonen waarmee u e-mailsjablonen kunt maken en gebruiken in Gmail, Yahoo, Outlook en andere populaire e-mailclients.

Aan de slag met Gorgia's

Nadat u de extensie hebt geïnstalleerd, klikt u op het pictogram op de extensiebalk om de configuratiepagina te openen.

Gorgias wordt geleverd met 4 standaardsjablonen om u een basisidee te geven van wat u met de extensie kunt doen. Om een ​​nieuwe sjabloon aan te maken, klikt u op de Nieuwe sjabloon knop en begin met het een naam te geven. Daarna kunt u beginnen met het typen van de hoofdtekst van de e-mail in de Sjablooninhoud veld. Als u het onderwerpveld ook in de sjabloon wilt toevoegen, klikt u op de configuratievelden en vinkt u de Onderwerp optie.

Kenmerken van Gorgias e-mailsjablonen

De echte kracht van de extensie ligt in de mogelijkheid om variabelen te gebruiken tijdens het vullen van de sjabloon. Stel dat u de naam van de persoon automatisch moet invullen. Klik in dat geval op de Variabele invoegen knop en selecteer de Aan: Voornaam optie. Wanneer u de sjabloon invoegt, vult de extensie deze variabelenamen automatisch in uit de contactgegevens van de e-mail en maakt het gemakkelijker om vergelijkbare e-mails voor verschillende contacten op te stellen.

Een andere interessante functie is: Tekstsnelkoppeling en met deze specifieke optie kunt u de voltooiing van een sjabloon activeren door de tab-toets te gebruiken.

Nadat je een paar sjablonen hebt gemaakt, is het tijd om er een in een e-mail in te voegen. Open de Venster Gmail opstellen en u ziet een Gorgias-knop aan de rechterkant. De extensie toont alle sjablonen die u hebt opgeslagen en met een enkele klik worden ze in de hoofdtekst van de e-mail ingevoegd. U kunt ook de tekstsnelkoppeling gebruiken en op de tab-knop drukken om het gemakkelijker te maken.

Coole tip: Stuur een verzonden e-mail door en klik met de rechtermuisknop op het opstelvenster om een ​​sjabloon te maken van de bestaande e-mails. Is dit niet cool?

De gratis versie van de extensie beperkt de sjablonen tot één apparaat en er is geen optie om de sjablonen te synchroniseren met een online account.

Dus als je twee of meer apparaten hebt waarop je werkt, moet je op elk systeem afzonderlijk sjablonen maken, tenzij je de betaalde app koopt. U loopt ook het risico de gegevens te verliezen als u Chrome of de extensie verwijdert of Windows opnieuw installeert. Maar voor $ 4,99 per maand kun je de synchronisatiefunctie krijgen met het delen van teamsjablonen.

Conclusie

Gorgias is een geweldige app als je dagelijks aan soortgelijke e-mails werkt. Ik heb het al 5 sterren gegeven in de Chrome Webstore. Ik heb ook contact opgenomen met de ontwikkelaars om wat extra variabelen in de sjablonen toe te voegen, zoals tijd en datum. Probeer het vandaag nog en deel uw mening met ons.