Regels maken en beheren in Outlook 365 Webmail
Diversen / / December 02, 2021
Het beheren van e-mails is een zware taak. Van het op tijd beantwoorden van e-mails en het toevoegen herinneringen aan essentiële e-mails, er zijn genoeg dingen die om onze aandacht strijden. Ook zorgt een horde spam-e-mails in de inbox voor hoofdpijn. Op het einde, een ongeorganiseerde mailbox maakt het moeilijk om belangrijke e-mails te vinden.
Ja, e-mailbeheer is een moeilijke zaak, maar gelukkig kan het via regels eenvoudiger worden gemaakt. Outlook 365 Webmail ondersteunt verschillende regels waarmee u e-mails naar een bepaalde map kunt doorsturen. Jij kan verwijder e-mails meteen van een bepaalde afzender. Klinkt cool, toch?
Voordat we beginnen, laten we snel doornemen hoe e-mailregels werken.
Hoe regels werken
Regels zijn de manier om een schone en georganiseerde inbox te krijgen. Een typische regel bestaat uit een trigger, een actie en een uitzondering. Zodra de regel is geactiveerd, wordt een actie gestart, zoals het verwijderen van de e-mail, het toevoegen aan een map of het doorsturen naar een ander account.
Als het om regels gaat, heeft Outlook 365 volop mogelijkheden, zowel acties als voorwaarden. U kunt het onderwerp matchen of een bepaald adres selecteren of de naam van een afzender met de hand kiezen.
En het mooiste is dat je zoveel voorwaarden kunt toevoegen als je wilt. Het enige wat u hoeft te doen is de juiste voorwaarden te selecteren.
Hetzelfde geldt voor de acties - de keuzes zijn er in overvloed. U hoeft dus alleen maar de regel te maken, de voorwaarde voor het verwerken van meer regels te selecteren en dan bingo!
Nu we hebben vastgesteld hoe regels werken, laten we eens kijken hoe we ze kunnen maken.
Ook over Guiding Tech
Regels maken in Outlook 365
Stap 1: Open Outlook en klik op het pictogram Instellingen in de rechterbovenhoek. Klik vervolgens onderaan op Alle Outlook-instellingen weergeven.
Stap 2: Selecteer E-mail in het linkerdeelvenster en kies vervolgens Regels. Tik nu op de optie Nieuwe regels toevoegen en geef een naam aan uw nieuwe regel.
Als u de People-voorwaarden selecteert, moet u de juiste adressen invoeren. Wat betreft onderwerpen, je moet de exacte trefwoorden toevoegen.
Stap 3: Als je eenmaal op de voorwaarde hebt ingesteld, is het tijd om de actie toe te voegen. De actie bepaalt wat u wilt doen met de e-mails die voldoen aan de bovenstaande voorwaarden.
Op dit moment kunt u met Outlook 365-webmail onder andere e-mails doorsturen, verwijderen en vastzetten.
Stap 4: Wil je de e-mailregel niet af en toe triggeren? Zo ja, klik op Een uitzondering toevoegen en voer de vereiste voorwaarde in.
Klik vervolgens op Opslaan. Daar heb je een e-mailregel gemaakt.
Opmerking: In tegenstelling tot andere e-mailclients zoals Gmail, is een nieuwe e-mailregel van toepassing op berichten die worden ontvangen nadat de regel is gemaakt. Het werkt niet op oude berichten.
Ook over Guiding Tech
Wanneer Stop Processing More-regel gebruiken?
U hebt vast het selectievakje Stop Processing More Rule opgemerkt tijdens het maken van regels. Die optie is van toepassing als je meerdere regels in je inbox hebt die van toepassing kunnen zijn op een enkel bericht.
Laten we bijvoorbeeld zeggen dat u een regel A heeft die alle nieuwsbrieven van Guiding Tech naar een map verplaatst met de naam GT NL, en een andere regel B die alle e-mails met trefwoord 'Android' doorstuurt naar uw secundaire e-mailadres rekening.
In dit scenario wilt u niet dat regel B wordt uitgevoerd nadat regel A met succes is uitgevoerd. Dat is wanneer de optie Stop met verwerken van meer regels in beeld komt. Nadat het aan een specifieke voorwaarde voldoet, stopt het met het uitvoeren van meer regels.
Daarvoor moet je ervoor zorgen dat de prioriteit van de regels dienovereenkomstig worden ingesteld, wat we in het volgende punt zullen zien.
Regels bewerken en beheren in Outlook 365
In Outlook 365 worden de regels uitgevoerd volgens de volgorde in de tabel. Gelukkig is de bestelling niet permanent en kun je de prioriteit wijzigen.
Om dat te doen, klikt u op de pijlen Omhoog en Omlaag. Om een regel te bewerken, klikt u op het pictogram Bewerken en brengt u uw wijzigingen aan. Vergeet ze niet te bewaren!
Bonustips: e-mails slim beheren
1. E-mails vegen
Sweep is een andere manier om een schonere inbox te krijgen. Net als bij Regels, kun je met deze automatisch alle e-mail van een bepaalde afzender verwijderen.
Het verwijdert niet alleen de e-mails. U kunt ervoor kiezen om de e-mails te verwijderen of om de laatste e-mail in de keten te bewaren.
Een e-mail vegen is super eenvoudig. Open gewoon de e-mail die u stoort en tik bovenaan op het Sweep-pictogram.
Selecteer vervolgens de opties in de vervolgkeuzelijst. De tweede is de beste omdat deze automatisch een regel maakt. Als je klaar bent, klik je op Opslaan.
Opmerking: Sweep-optie in de mappen Verzonden items, Concepten, Ongewenste e-mail en Verwijderde items.
Ook over Guiding Tech
2. Afzenders en domeinen blokkeren
Afgezien van het bovenstaande, kunt u: bepaalde afzenders blokkeren en domeinen helemaal. Ga gewoon naar het gedeelte Ongewenste e-mail, klik op Toevoegen en voer de e-mailadressen of de domeinnaam in.
Tegelijkertijd kunt u ook veilige afzenders en domeinen toevoegen. Deze optie zorgt ervoor dat belangrijke e-mails (of e-mails van belangrijke mensen) niet in de prullenbak belanden.
Tik eenvoudig op Toevoegen en voeg de domeinnaam of de e-mailadressen toe.
Hallo, slimmere inbox!
Welnu, dat is hoe u regels kunt maken en beheren en uw inbox schoon kunt houden van alle zinloze rommel. We kunnen het ons toch niet veroorloven om belangrijke e-mails te missen?
Als u interessante regels gebruikt die u wilt delen, vermeld deze dan in de opmerkingen hieronder.
Volgende: Wil je ongewenste nieuwsbrieven uit je mailbox verwijderen? Het volgende bericht laat u zien hoe u dat kunt doen.