Hoe u Flash Fill productief kunt gebruiken in Microsoft Excel
Diversen / / December 02, 2021
Ach, ja, Microsoft Excel. Dat ene hulpmiddel dat we graag haten en haten om lief te hebben. Als je een baan hebt waar je nodeloos de hele dag aan Excel-sheets moet werken, dan voel ik echt met je mee. Ik heb lang geleden zo'n baan gehad en het is goed om nu achterover te leunen en er nonchalant naar te kijken.
Als u echter productiever wilt zijn terwijl u vergelijkbare functies gebruikt terwijl u Excel gebruikt, raad ik u aan om Flash Fill te gebruiken.
Het is als magie
Als je Flash Fill nog nooit eerder hebt gebruikt, zal het voor jou als magie aanvoelen. Het werkt volgens een eenvoudig principe van het identificeren van patronen en het opvullen van lege rijen met deze patronen. Laten we een voorbeeld bekijken.
Namen splitsen
Laten we een eenvoudige taak nemen om namen, voornamen en voorletters van werknemers te scheiden binnen Guiding Tech (en Albert Einstein) met behulp van MS Excel. Kolom B heeft momenteel namen zoals u die normaal in een database zou vinden. Kolom C en verder is waar u slechts één (of meer) element van de volledige naam wilt.
U hoeft dus alleen eerst de naam van de eerste persoon handmatig in te voeren. Raken Binnenkomen en typ niets in de volgende cel. Klik in plaats daarvan op de Vullen menu en kies vervolgens Flash-vulling. En voila, alle andere namen zullen zichzelf vanzelf vullen.
Als je me niet volledig vertrouwt, dan is hier een onbewerkte video (geconverteerd naar GIF voor gemakkelijk bekijken) voor de volgende kolom.
Toetsenbord sneltoets
Er is ook een Toetsenbord sneltoets hetzelfde te bereiken. Met hetzelfde blad vult u de eerste cel handmatig in zoals we hierboven hebben gedaan en drukt u op Binnenkomen. Druk nu tegelijkertijd op CTRL + E en Flash Fill vult automatisch de lege cellen in met de bijbehorende gegevens.
U moet echter blijven controleren of Flash Fill de gegevens correct heeft ingevuld of niet. In de initialenkolom zag ik dat het niet goed deed. Maar toen ik de gegevens voor de eerste twee namen invoerde (in plaats van één), kon de rest zonder problemen worden ingevuld. Hé, dat is nog eens veel tijdwinst.
Houd er rekening mee dat: Deze methode werkt zolang de invoerkolom overal hetzelfde formaat heeft. Als er een afwijking is, wordt het patroon niet herkend.
Werkt ook met cijfers
Voordat iedereen in paniek raakt, wil ik zeggen dat het ook goed werkt met cijfers. Of het nu decimalen zijn met N getallen voor of na de komma, of zelfs datums die moeten worden gescheiden in dd/mm/jj-formaat.
Nog een video hier (weer geconverteerd naar GIF), die laat zien dat ik de eerste celinfo handmatig heb ingevoerd en Flash-vulling kon het patroon oppikken en vulde de ontbrekende info hieronder automatisch in.
Vermijd complexe formules
Het hele idee om te gebruiken Flash-vulling is te vermijden complexe formules binnen MS Excel. Als je ook andere scenario's kunt bedenken, laat het ons dan weten in onze forums.