Afdruk samenvoegen gebruiken in Google Documenten
Diversen / / December 02, 2021
Toen ik op school zat, bloeide het technische deel van mijn brein al. Maar de computerlessen van de school met MS Office hebben mijn passie nooit aangewakkerd. Natuurlijk, het waren nuttige dingen, iets dat ons ooit banen zou opleveren. Toch had ik er een hekel aan. Het ergste van alles was het leren van mail merge.
Ik probeerde het op school, universiteit, en de weinige tijd die ik doorbracht in een accountantskantoor. Het werkte nooit zoals ik het wilde. Wat nog belangrijker is, ik heb het nooit "gegrepen". Ik heb nu enorm veel respect voor mensen die dag in dag uit met de Office-suite te maken hebben, want geloof me, het is niet gemakkelijk.
Hoezeer ik ook een hekel heb aan de implementatie van mail merge door MS Office, ik snap de aantrekkingskracht ervan. Het is beter dan alleen een massale e-mail te sturen zonder persoonlijke begroetingen, en voor sommige mensen is het misschien niet de moeite waard om een nieuwsbrief op te zetten voor slechts één massamail. Er is geen reden waarom mail merge geen onderdeel zou moeten zijn van uw workflow/zakelijke leven, maar er zijn betere manieren om het buiten het MS Office-universum af te handelen.
Daarom vertel ik u graag over een alternatief dat intuïtief, gebruiksvriendelijk en echt werkt. Het werkt als een add-on voor Google Documenten (sorry MS Office-mensen, maar misschien is het tijd om te overwegen De online/offline productiviteitssuite van Google Drive). De add-on is afkomstig van MailChimp, een van de beste en gemakkelijkste e-mailnieuwsbriefdiensten die er zijn.
Stap 1: Maak een spreadsheet met gegevens van de ontvanger
Voordat we beginnen, ga naar Google.com/Sheets, maak een nieuwe spreadsheet en plaats de details voor uw ontvangers in correct gelabelde rijen. Begin met Voornaam, Achternaam, en E-mail. U kunt velden invoeren als Adres of iets anders dat met uw werk te maken heeft.
Zodra dat is gebeurd, sluit u het tabblad en gaan we aan de slag met de eigenlijke e-mail.
Stap 2: Installeer Merge By MailChimp Add-on
Ga naar Google.com/Docs, maak een nieuw document, geef het de gewenste naam, ga naar Add-ons -> Extra's krijgen, en zoek naar Samenvoegen door MailChimp. Download de add-on en wacht een paar seconden totdat deze is geïnstalleerd.
Stap 3: Maak de e-mailbody
Hier doe je wat je moet doen. Google Docs heeft veel sjablonen en add-ons om aantrekkelijke paginalay-outs te maken. Invoegen van grafieken, afbeeldingen, en andere multimedia is ook vrij eenvoudig.
Stap 4: De e-mail samenvoegen
Zodra de hoofdtekst van de e-mail gereed is, gaat u naar Add-ons -> Samenvoegen door MailChimp -> E-mail verzenden. Hierdoor wordt een pop-up weergegeven waarin de stappen worden uitgelegd die u moet nemen voordat u de e-mail kunt verzenden.
Selecteer nu vanuit de kiezer de spreadsheet die we in stap 1 hebben gemaakt.
U ziet een zijbalk verschijnen met uw spreadsheetgegevens geanalyseerd en verwerkt.
Het weet al welke de koprijen zijn, wat de koppen zijn en nog belangrijker, welke rij bevat de e-mail. Het staat u natuurlijk vrij om de details te wijzigen als u dat wilt.
Stap 5: Afdruk samenvoegen aanpassen
Aangezien dit een "afdruk samenvoegen" is en niet alleen een massamail, kunt u dingen doen zoals de voornamen van de ontvangende partij bovenaan of waar dan ook in het document dat u wilt.
Klik hiervoor op de Tags samenvoegen knop in de zijbalk. Dit genereert een tag voor elke rij.
Selecteer nu waar in het document u de bijbehorende gegevens wilt invoegen en klik op de tag-knop (bijvoorbeeld Voornaam). Doe dit voor alle benodigde elementen.
Stap 6: Afzendergegevens invoeren en verzenden
Voer op het tabblad e-mailinfo de naam van de afzender, het e-mailadres van de afzender, de onderwerpregel van de e-mail en de naam en het adres van het bedrijf in de voettekst in.
Klik op de E-mail verzenden en uw gepersonaliseerde massa-e-mail is onderweg. Makkelijk, niet?
Nu de e-mail is verzonden, kunt u de voortgang volgen en zien hoeveel ervan zijn geopend vanuit de Rapporten optie in de Add-ons sectie. Met deze add-on kunt u tot 6000 e-mails per maand verzenden. Omdat u de diensten van een gevestigd nieuwsbriefbedrijf gebruikt om de e-mail te verzenden, zal deze onderaan een link "Afmelden" en een MailChimp-logo bevatten.