Hvordan sikkerhetskopiere og synkronisere Zoho Docs

Når det gjelder å velge mellom Google Docs, Zoho Docs (Writer) eller MS Word Online, og den viktigste bekymringen som dukker opp er tilgjengeligheten på tvers av plattformer. Alt du trenger er en grei internettforbindelse, og du kan fortsette arbeidet ditt omtrent hvor som helst. Og samarbeidsfunksjonen er kirsebæret på toppen.

Du vil føle en ekstra trygghet hvis du vet at du har en sikkerhetskopi å falle tilbake på hvis du under noen uforutsette omstendigheter ikke får tilgang til primærfilen(e). En trist situasjon, men som vi alle vet, skjer det med de beste av oss.

I dag tar en skysikkerhetskopiering av frakoblede filer regnes nesten som en norm. Og unødvendig å si, den andre veien er også sann. Tross alt vil du ikke gå glipp av dine dyrebare data.

Heldigvis lar Zoho Docs deg synkronisere filene dine mot tjenester som Dropbox eller lar deg lagre Writer-filen din på Google Disk-kontoen din.

La oss se hvordan du får det til å gå.

Synkroniserer med Dropbox

Zoho Docs lar deg også konfigurere Dropbox-kontoen din

. Den eneste haken er at det er en toveissynkronisering, noe som betyr at alle filene dine på Dropbox-kontoen din vil bli synkronisert til Zoho og omvendt.

Følg trinnene nedenfor for å konfigurere Dropbox-kontoen din.

Trinn 1: Åpne Zoho Docs og klikk på Dropbox-ikonet øverst til høyre. Klikk på Konfigurer Dropbox-kontoen din.

Nå blir du omdirigert til en ny påloggingsside. Alt du trenger å gjøre er å skrive inn Dropbox-kontodetaljer og logge på.

Steg 2: Når kontoen er bekreftet, vil du se Dropbox-brukernavnet ditt. Klikk på den, og du blir omdirigert til synkroniseringskonfigurasjonssiden.

Mappestrukturene til både Dropbox og Zoho Docs vil vises, og alt du trenger å gjøre er å velge riktig mappe for oppgaven din. Når du er ferdig, trykk på Synkroniser mapper-knappen og det er det. Synkroniseringen starter umiddelbart.

Du kan til og med velge synkroniseringstidene. Avhengig av din prioritet, kan du velge Synkroniser kontinuerlig. Men, jeg vil si, gå med Sync once-alternativet, da det tar seg av det meste.

Visste du: Dropbox Paper har en horde med hurtigtaster for formatering av tekst.

Ting å huske på

Zoho Docs lar bare én Dropbox-mappe synkronisere. Foreløpig har jeg holdt Dropbox-mappen min tom da jeg ikke vil ha disse filene i Zoho. Zoho tillater heller ikke synkronisering av undermapper og filer i disse mappene.

Dessuten, hvis du sletter en fil i en av tjenestene, må du fjerne filene i den andre manuelt. Det er fordi Zoho Docs ikke har synkronisering av filsletting, som skrivende stund.

Synkroniserer med Google Disk

Zoho Docs lar deg ikke synkronisere mapper eller dokumenter til Google Disk, teknisk sett. I stedet kan du lagre en fil direkte på Google Disk. Du kan bruke denne prosessen til å lagre filer i Dropbox-mappen din.

Når du har fullført arbeidet med dokumentet (og alle kommentarene adressert), klikker du på Fil > Lagre på andre stasjoner og velger Google Disk fra listen.

Ganske naturlig må du logge på og gi de relevante tillatelsene. Når du er ferdig, bør du kunne se alle Google Disk-mappene dine pent vist i det lille vinduet.

Nå kan du enten velge eller lage en ny mappe for å lagre filen. Bare trykk på 'Legg til i denne mappen'-knappen, og dokumentet ditt blir lastet opp umiddelbart.

Det som er bra med denne prosessen er at du kan velge formatet på filen din. Fra PDF til DOCX eller ODT, du står fritt til å velge fra en anstendig liste med alternativer. Du kan også legge til mer enn én Google Disk-konto. Også, hvis du er noen som er litt paranoid om personvern og sikkerhetsproblemer, kan du til og med fjerne kontoen når du er ferdig med arbeidet ditt.

For begge, klikk på Alternativer > Fjern i vinduet Lagre til andre stasjoner.

Dessverre er ikke den samme funksjonen aktivert for Zoho Presentation eller Zoho Spreadsheet.

Hva med frakoblet sikkerhetskopiering

Selv om Zoho Docs ikke gir en naturlig måte å sikkerhetskopiere filer til PC-en på, er det en liten løsning. Ved å bruke det kan du oppnå nesten lignende resultater. Jeg sa lignende og ikke nøyaktig.

Hvis du er en vanlig Zoho Docs-bruker, må du nå vite at den lar deg laste ned filer til PC-en din. Det gode er at Zoho Docs gir deg mange alternativer å velge mellom. Så om du vil lagre filen som PDF eller som en ren tekstfil, er valget ditt.

For å gjøre det, åpne Fil, klikk på Last ned som og velg ett av alternativene. Du kan også velge å beskytte filene dine med et passord i tilfelle du bruker en delt datamaskin.

Proff tips: Zoho Writer tilbyr en distraksjonsfri skrivemodus kalt Focus Typing. For å få tilgang til den, klikk på Verktøy > Layoutalternativer og bytt bryteren for Focus Typing.

Velkommen Fred!

Med en moderne touch og kule redigeringsverktøy er Zoho Docs et passende verktøy for alle dine tekstbehandlingsoppgaver eller regnearkbehov. I tillegg er de pene samarbeidsfunksjonene prikken over i'en. Og når du først har funnet ut en riktig måte å sikkerhetskopiere alle viktige dokumenter på, vil jeg si at du blir sortert.

Neste: Apropos samarbeid, visste du at Zoho Writer lar deg låse dokumentene dine under samarbeid? Les følgende innlegg for å vite alle de skjulte tipsene og triksene.