Den komplette veiledningen for arkivering av e-poster i Outlook 2010

De fleste av oss som bruker populære nettbaserte e-posttjenester som Gmail og Outlook.com sannsynligvis aldri bekymre deg for arkivering, med tanke på at vi har GBs med skylagring til vår disposisjon. Men hvis du er det jobber i en organisasjon, eller du har en pedagogisk e-postkonto der du bare har begrenset serverplass til å lagre e-poster, er det nødvendig å arkivere dem fra tid til annen.

Så i dag skal vi fortelle deg alt du trenger å vite om arkivering av e-poster på Outlook 2010 e-postklient, som enkelt kan implementeres på andre versjoner også.

Så la oss komme i gang med å lage et e-postarkiv på Outlook 2010.

Opprette en arkivfil

Det første du må gjøre er å lage en ny arkivfil som vil lagre alle e-postene lokalt på datamaskinen din. For å lage den, klikk på Fil-menyen på Outlook 2010 og velg alternativet Oppryddingsverktøy. Ikke bekymre deg, vi kommer ikke til å slette noen av e-postene dine.

I Clean up Tools vil du se et alternativ kalt Arkiv. Klikk på den for å åpne opprett arkiv-vinduet. I vinduet velger du mappene du vil arkivere. Du kan også velge hele innboksen hvis du ønsker det. For å inkludere gamle e-poster rett på tidspunktet for opprettelse av arkivet, velg den tilsvarende datoperioden.

Til slutt, oppgi plasseringen du ønsker å arkivere filene til og klikk på OK-knappen. Du kan også velge din delte disk hvis det er kartlagt på datamaskinen din. Outlook vil opprette en PST-fil for å lagre alle e-postene som arkiv på systemet ditt.

Når arkivet er opprettet, vil du se en Arkivdel under postboksmappene i venstre rute. Den første arkiveringen kan ta litt tid, avhengig av antall e-poster du inkluderte i arkivet.

De arkiverte e-postene vil ha samme struktur som din nettpostkasse, med alle mappene og undermappene. Hvis du kun har valgt spesifikke mapper for arkivering, vil den automatisk inkludere alle undermappene.

Flytte e-poster til arkiv

Du kan flytte en e-post til arkiv ved ganske enkelt å slippe den i arkivdelen i linjen til venstre. For å masseflytte e-poster, velg de du vil flytte og høyreklikk på dem for å åpne kontekstmenyen. Her velger du Arkiv mapper under mappedelen og klikk på OK for å flytte e-postene.

Du kan også opprette innstillinger for automatisk arkivering for e-postene. Hvis du vil opprette automatisk arkiv for kun en bestemt mappe i postkassen, høyreklikker du på mappen og velger Egenskaper.

Her naviger til Autoarkiv og velg innstillingene som passer deg best. For å implementere regelen for automatisk arkivering for hele postkassen, åpne Outlook-alternativ fra menyen og velg Avanserte innstillinger.

Her klikker du på Autoarkivinnstillinger og lag regler for automatisk arkivering av e-postene i postkassen din.

Flytte en arkivfil

Noen ganger må du bytte fra én datamaskin til en annen (oppgradere fra en gammel), ellers kan du gå tom for plass på organisasjonens delte disk. I slike tilfeller må du flytte arkivfilene dine og koble dem til Outlook igjen. Så la oss se hvordan det kan gjøres.

Fjern koblingen og flytt arkivfilen

Før du flytter arkivfilen må vi fjerne koblingen fra Outlook. For å gjøre det, åpne Fil-menyen og velg alternativet Kontoinnstillinger.

I Kontoinnstillinger, naviger til delen Datafiler og du vil se arkivfilen du har vedlikeholdt på det gjeldende systemet.

Alt du trenger å gjøre nå er å velge arkivfilen og klikke på Ta bort knapp. Ikke bekymre deg, du vil ikke slette arkivfilen, men du vil bare slette koblingen i Outlook.

Flytt nå filen til den nye plasseringen ved å bruke en av lagringsstasjonene du har til disposisjon.

Koble til arkivfilen

For å koble arkivfilen til Outlook, åpne Datafilseksjonen igjen fra kontoinnstillingene i Outlook og klikk på Legg til-knapp. Importer nå PST-filen til arkivet du har sikkerhetskopiert og åpne e-postene fra arkivdelen.

Komprimering av arkivfilen

Hvis du lagrer arkivfilen på din lokale harddisk, trenger du sannsynligvis ikke bekymre deg for størrelsen på arkivfilen, men hvis det er en delt stasjon i en organisasjon eller en skykonto der du har begrenset lagringsplass, vil det være fornuftig å komprimere arkivfilen for å spare lagring gjøre.

For å komprimere arkivstørrelsen, høyreklikk på Arkiv-delen i høyre rute og velg Datafilegenskaper. Her klikker du på Avansert knapp for å åpne Outlook-datafilen. Nå er alt du trenger å gjøre å klikke på Kompakt nå for å redusere størrelsen på arkivfilen.

Konklusjon

Så det var stort sett alt man trenger å vite om arkivering av e-poster på Outlook 2010, og jeg er ganske sikker på at du kan bruke disse trinnene på Outlook 2013 også. Hvis du er i tvil om arkivering av e-poster, bare slipp en kommentar, så hjelper vi deg gjerne.

Topp bildekreditt: David Boyle