Slik sender du automatisk PDF, Word-dokumenter fra Gmail til Evernote

For noen dager siden så vi hvordan lagre automatisk vedlegg fra Gmail til Evernote ved å bruke attachments.me og Wappwolf. Det var imidlertid noen flaskehalser i den prosessen.

Problemene

• Ettersom alle vedleggene videresendes i prosessen, hvis du er en gratis Evernote-bruker, kan det ende opp med å bruke den månedlige opplastingskvoten din i løpet av få dager.
• Alle vedleggene lagres først i Dropbox og overføres deretter til Evernote.
• Du ender opp med å dele Dropbox og Evernote administrative rettigheter med to nettbaserte tjenester bare for å automatisere oppgaven.

De er ikke et stort problem, men i dag skal jeg vise deg hvordan du kan selektivt send e-postvedlegg fra Gmail til Evernote ved hjelp av filtre. Når det gjelder Gmail, er jeg sikker på at guiden vil fungere helt fint. Hvis en lignende filterpostfunksjon er tilgjengelig i andre e-posttjenester, du kan definitivt prøve det. Vi tar opp de to vanligste dokumentformatene – Word og PDF – mens vi demonstrerer prosessen.

Automatisk sending av PDF- og Word-dokumenter fra Gmail til Evernote

Trinn 1: Logg på Evernote-kontoen din og åpne Evernote-innstillingssiden. I kontosammendragsdelen vil du se muligheten for Send notater på e-post til. Ved siden av det alternativet vil det være en e-postadresse som vil ligne påloggingsbrukernavnet ditt til Evernote. Kopier e-postadressen til utklippstavlen.

Steg 2: På Gmail klikker du på tannhjulknappen og velger Innstillinger for å åpne Gmail-innstillingssiden.

Trinn 3: Når du er på siden for Gmail-innstillinger, naviger til Videresending og POP/IMAP-innstillinger og klikk på knappen Legg til en videresendingsadresse. I popup-rammen limer du inn e-postadressen du kopierte fra Evernote og lagrer innstillingene.

Trinn 4: En bekreftelses-e-post vil bli videresendt til Evernote-kontoen din. Åpne Evernote-notatboken for å finne en e-post fra Gmail som inneholder bekreftelseskoden. Kopier koden og lim den inn i Gmail for å bekrefte e-postadressen.

Trinn 5: Etter å ha gjort alt det, åpne Filter i Gmail-innstillingene og opprette et nytt filter.

Trinn 6: Dette trinnet er litt vanskelig, så vær oppmerksom. Siden vårt mål er å videresende vedlegg fra Gmail til Evernote, sett en hake på alternativet Har vedlegg. Siden vi ikke vil videresende alle filene, men bare noen spesifikke filtyper, bruker vi nøkkelordet filnavn: i felten Har ordet.

Hvis du vil velge flere filtyper, legg til filtypen etter hverandre atskilt med koma. For eksempel hvis du vil sortere PDF- og Word-dokumenter, bør strengen din være filnavn: pdf, doc, docx.

Forhåndsvis søket for å se om du får de riktige resultatene, og klikk på lenken Opprett filter med dette søket.

Trinn 7: I neste trinn, sett en hake mot alternativet Videresend den til og velg Evernote-adressen vi bekreftet i trinn 4.

Det er alt, når du mottar en e-post som samsvarer med den nyopprettede filen, vil den automatisk bli videresendt til Evernote-kontoens standard notatbok. Hvis du vil stoppe denne automatiseringen, er alt du trenger å gjøre å slette filteret. Det er alt!

Konklusjon

Selv om denne metoden gir deg muligheten til å selektivt sende e-postvedlegg fra Gmail til Evernote, må du taging og kategorisere notatene manuelt. Så avgjørelsen hviler på deg om hvordan du tross alt skal sende e-postvedleggene.