Deaktiver alternativet Svar alle eller videresend på en e-post i MS Outlook

Tenk deg e-posttjenester eller stasjonære e-postklienter uten Svare, Framover og Svar alle alternativer. Patetisk, ikke sant? Faktisk. Uten disse alternativene ville det blitt så vanskelig å snakke i e-posttråder og gi avgjørende mening til saker.

Tvert imot, spesielt i organisasjoner, er det anledninger når du trenger å sende en massemelding ved å sette de fleste mottakerne i CC-feltet. Og i noen av disse tilfellene vil du at mottakerne skal gjøre det ikke svar alle eller videresend den meldingen fordi du vet hvor drastisk det kan kvele serveren plass og båndbredde.

En måte å forhindre det på er å sette alle mottakerne i BCC-feltet. Når det er gjort, hvis noen velger å svare, kommer ikke alle BCC-mottakerne veien til tråden. Det er imidlertid ikke særlig tiltalende. CC- og To-feltene har sin egen sjarm og betydning. Derfor vil vi diskutere en løsning for å hindre mottaker av e-poster fra å svare alle og/eller videresende på MS Outlook (fordi det er det de fleste organisasjoner bruker).

Trinn for å lage tilpasset e-postskjema

Vi vil lage et tilpasset e-postskjema og definere hvilke varer som skal være utilgjengelige for mottakeren av en e-post. Vi vil se trinnene på MS Outlook 2007. Trinnene bør være mer eller mindre de samme i andre versjoner.

Trinn 1: Åpne Outlook-grensesnittet og naviger til Verktøy -> Skjemaer -> Design et skjema.

Steg 2: Se inn Standard skjemabibliotek, velg Beskjed og klikk på Åpen knapp.

Trinn 3: I neste vindu bytter du til Handlinger fanen.

Trinn 4: Dobbeltklikk på en av eller begge handlingene (Svar til alle og videresend). En egenskapsdialog vil komme opp. Fjern merket for Aktivert avkrysningsboksen og klikk på Ok.

Tilbake i handlingsvinduet skal kolonnen lengst til venstre mot de valgte handlingene ha verdien "Nei".

Trinn 5: Bytt til Egenskaper fanen og sjekk alternativlesingen Send skjemadefinisjon med element.

Trinn 6: Klikk på på båndet publisere og velger å Publiser skjema som.

Trinn 7: Velg alternativet Søk i som Personlig skjemabibliotek, gi skjemaet et eget navn og trykk publisere.

Trinn 8: Lukk nå designskjemaet. Du vil bli spurt om du vil lagre endringer. Klikk på Nei her har du allerede lagret skjemaet ditt.

Hvis du sender e-poster ved å bruke dette skjemaet, vil ikke mottakeren kunne svare alle og/eller videresende meldingen, slik du har angitt.

Trinn for å bruke et tilpasset skjema

Slik sender du en e-postmelding ved å bruke det tilpassede skjemaet som vi nettopp har definert.

Trinn 1: Navigere til Verktøy -> Skjemaer -> Velg et skjema.

Steg 2: Se inn Personlig skjemabibliotek, velg skjemaet som vi definerte tidligere og klikk på Åpen knapp.

Trinn 3: I neste vindu skriver du og sender en e-post som du vanligvis ville gjort. Det er det.

Mottakeren vil ha alternativene Svar alle og Videresend deaktivert. Selv de relaterte hurtigtastene vil ikke fungere for dette elementet.

Konklusjon

Du bør lage et slikt skjema hvis du trenger å sende massee-poster nå og da til dine kolleger eller ansatte, de som har noe konfidensielt innhold. Metoden fungerer uansett hvor MS Outlook gjør det.