Hvordan lage avtaler i Outlook Real Fast

Elsk det eller hat det, Microsoft Outlook er fortsatt den mest brukte stasjonær e-postklient i organisasjoner over hele verden. Det betyr at det også sannsynligvis er den mest brukte plattformen for planlegge møter og avtaler.

Nå, når det er en avtale, må det være en dato og klokkeslett knyttet til den. Det som plager meg med dette feltet er at ikke alle avtaler krever en tidsplan på absolutte datoer. Noen ganger må vi jobbe med referansedatoer. For eksempel en uke fra i dag eller noe sånt som 2^nd tirsdag i august.

Hva gjør du i slike scenarier? Sannsynligvis navigerer du gjennom kalenderen, finner ut den nøyaktige datoen og gjør et valg. Synes du ikke det er mye innsats? Jeg tror det er det, og derfor vil jeg vise deg enklere og bedre måter.

Trikset her er at Outlook kan ta naturlig språk som input til alle datofelt. Verktøyet forstår spørsmålene dine og konverterer dem intelligent til en dato. Og ikke mange Outlook-brukere vet om dette.

Eksempel 1

Jeg vil planlegge et møte en uke fra i dag, hvor i dag er 23.04.2014. Ta en titt på innspillet mitt og resultatet ved å slå Tast inn.

Eksempel 2

Når jeg vil ha en 2^nd Tirsdag i august, det er akkurat det jeg skal skrive. Merk at du kan skrive andre i stedet for 2^nd. Du kan også bruke dag- og månedsforkortelser som Man, Tue, Wed... og Jan, Feb, Mar ...

Eksempel 3

Outlook forstår også helligdager som faller på samme dato hvert år. Og interessant nok kan du bruke dem som referanser. Jeg ønsker å sette et møte 1 uke før jul, og det er dette jeg skal gjøre.

Få nøkkelord å huske

De tre ovennevnte er bare eksempler. Det er ingen ende på de naturlige språkspørsmålene du kan bygge. Her er imidlertid noen nøkkelord for å gjøre læringen enklere for deg:

• i dag, i morgen, i går
• overimorgen
• dag, uke, måned, år
• før, etter, fra
• nå, neste, siste

Jeg håper nøkkelordene er selvforklarende. Hvis de ikke er det, foreslår jeg at du prøver dem i stedet for å huske dem utenat.

Kombiner spørringene

Spørsmålene du skriver er ikke av atomart. Det betyr at du kan legge inn flere ting samtidig. Som 2 uker 3 dager fra i dag.

Spar mer tid

Å skrive en date på naturlig språk virker enkelt, ikke sant? Men du kan spare litt mer tid ved å kjenne til disse snarveiene:-

• y for år
• mnd i måneden
• w for uke
• d for dagen

Dessuten kan du bruke +-symbolet for å legge til dagene. Altså 3 dager etter jul kan skrives som 25/12 +3d. Eller du kan bare skrive 25/12 3d. Prøv noe som nedenfor:-

Merk: Du kan imidlertid ikke bruke minustegnet (- ) for det samme, som du brukte +. Du må alltid bruke før i stedet.

Konklusjon

Jeg skulle ønske jeg også kunne bruke emnelinjen fra mine eksisterende avtaler som referansepunkter. Jeg prøvde noen få spørsmål og la frem forskjellige tilnærminger. Det ser ikke ut til å fungere. Likevel vil forskningen fortsette. Hvis du tilfeldigvis finner en løsning på det, del den på tvers. Hos GT ønsker vi å lære så mye som mulig, samtidig som vi deler det vi lærer.

Topp bildekreditt: Andreanna

Sist oppdatert 2. februar 2022

Artikkelen ovenfor kan inneholde tilknyttede lenker som hjelper til med å støtte Guiding Tech. Det påvirker imidlertid ikke vår redaksjonelle integritet. Innholdet forblir objektivt og autentisk.

VISSTE DU

Notion, produktivitetsappen, ble grunnlagt i 2013.