Konfigurer automatiske svar i MS Outlook for å etterligne ikke-på-kontoret-atferd

Alle de viktigste web-e-posttjenestene jeg kjenner til lar deg sette opp en ferieautosvar når du planlegger det ikke bruke e-posten din på en stund. Imidlertid, hvis du bruker en stasjonær e-postklient, Outlook for eksempel, ikke alle utgaver av den har en direkte måte å sette den opp på.

Hvis du er en MS Outlook-bruker, vil du gjerne vite at du kan sette opp automatiske svar for alle slike innkommende meldinger (selv om du ikke bruker Exchange-utgaven som følger med en Out Of Office (OOO) Assistent). La oss se hvordan.

Trinn for å emulere Outlook-atferd utenfor kontoret

Det er to brede trinn for å sette opp dette. Først må du lage en automatisk svarmal som vil bli brukt til automatiske svar.

Trinn 1: Opprett en ny e-post med ønsket autosvarmelding. Har Format valgt som Ren tekst fra Alternativer fanen.

Steg 2: Lagre denne meldingen som en Outlook-mal.

Når dette er gjort, er du klar til å gå over til den andre delen av konfigurasjonen. Dette vil hjelpe deg med å automatisere svar basert på typen innkommende meldinger som havner i innboksen din.

Trinn 3: Navigere til Verktøy -> Regler og varsler. I neste vindu bør du starte med en Ny regel under Regler for e-post.

Trinn 4:Start fra tom regel og fortsett med Sjekk meldinger når de kommer alternativ som vist på bildet nedenfor.

Trinn 5: Definer reglene for innkommende meldinger slik at de kan skannes og filtreres deretter. Du kan krysse av for flere bokser her.

Trinn 6: For handlingsregelen må du velge svar ved å bruke en spesifikk mal. Klikk på den understrekede verdien for å velge malen du hadde lagret i trinn 2.

Trinn 7: Hvis det er noen unntak for filtrerings- og handlingsstandardene, kan du merke av for å fjerne dem etter behov.

Trinn 8: Krysssjekk og fullfør reglene slik at du ikke ønsker å gå tilbake og gjøre endringer eller korrigeringer.

Trinn 9: Du vil se at oppføringen blir lagt til Regler og varsler dialog. Bruk det som avkrysset før du drar på ferie.

Konklusjon

Hvis du virkelig ønsker å ta en pause fra jobben i ferien, bør du prøve dette oppsettet i Outlook. Ferieansatte er ment å tjene en hensikt: å la deg nyte ferien uten å måtte svare på hver ny e-post. Denne metoden i Outlook fungerer sømløst, bare at du trenger å få reglene riktig og sikre riktig servertilkobling.

Sist oppdatert 3. februar 2022

Artikkelen ovenfor kan inneholde tilknyttede lenker som hjelper til med å støtte Guiding Tech. Det påvirker imidlertid ikke vår redaksjonelle integritet. Innholdet forblir objektivt og autentisk.