5 gode tips for å håndtere forskjellige versjoner av MS Office
Miscellanea / / February 11, 2022
MS Office-pakken har modnet med årene når det gjelder funksjoner og funksjoner. Det som imidlertid alltid har vært et problem med påfølgende oppgraderinger, er kompatibiliteten til nye versjoner med de eldre.
Nå, hvis du bruker forskjellige versjoner av MS Office eller samarbeider med folk som bruker en annen versjon av Office enn din, så håndterer du dette problemet på daglig basis. Du vil imidlertid gjerne vite at du kan redusere risikoen for å støte på bekymringer ved bare å huske og øve på noen få ting.
La oss se hva de er.
Se også: Lær og forstå forskjellene mellom MS Office 2013 og Office 365 akkurat her.
1. Kjenn til filformatene
Office 2007-2013 bruker forskjellige filutvidelser sammenlignet med Office 97-2003. De har en ekstra 'x' til slutt, som er en indikasjon på bruken av Extensive Markup Language (XML).
MS Office-verktøy | 97-2003 | 2007-2013 |
MS Word | dok | docx |
MS Excel | xls | xlsx |
MS PowerPoint | ppt | pptx |
2. Arbeid i kompatibilitetsmodus
Når du åpner en 97-2003-fil i et 2007-2013-produkt, åpnes filen i kompatibilitetsmodus. Du kan fortsette å jobbe i den modusen slik at du ikke introduserer ting/funksjoner som ikke støttes.
Merk: I kompatibilitetsmodus vil du ikke kunne bruke 2007-2013-funksjonene selv om du bruker versjonen av programvaren.
Ideelt sett, hvis du skal dele dokumentet ditt med noen som bruker 97-2003, bør du fortsette å jobbe i kompatibilitetsmodus.
3. Konverter for nye funksjoner
Hvis du ikke skal dele den lavere versjonen av filen og hvis du bruker den høyere versjonen av programvaren, bør du konvertere filen. På den måten vil du kunne dra nytte av de nye funksjonene.
For å konvertere dokumentet, gå til Fil -> Info -> Konverter som vist i diagrammet nedenfor. På den måten vil den originale filen bli konvertert og erstattet.
4. Se etter problemer
Anta at du har jobbet i 2007-2013 og på slutten av arbeidet innser at du må dele dokumentet med en som har 97-2003. Mens du jobbet kan du ha brukt funksjoner som ikke støttes av de lavere versjonene.
I slike tilfeller er det tilrådelig å se etter problemer før deling. På den måten vil du redusere potensielle risikoer for å tape data og formatering på deling. Klikk på Fil -> Info -> Se etter problemer og deretter rette opp ting som programvaren ber om.
5. Lagre som 97-2003
Hvis du velger å lagre dokumentet som et 97-2003-dokument til tross for at du jobber med den høyere versjonen, vil programvaren sjekke for kompatibilitet av seg selv. Hvis den finner noen, vil den spørre brukeren.
Da vil deling aldri være en bekymring.
Kult tips: Er du en som ikke har MS Office i det hele tatt? Har du noen gang hatt behov for å åpne en slik fil? Ikke bekymre deg, du kan åpne dem uten å ha MS Office installert.
Konklusjon
Dette er de eneste grunnleggende tingene du trenger å huske på hvis arbeidet ditt krever samarbeid med personer som jobber med forskjellige versjoner av MS Office. Bare noen få ekstra trinn, og du kan faktisk spare mye forvirring som kan oppstå på grunn av kompatibilitetsproblemer.
Sist oppdatert 2. februar 2022
Artikkelen ovenfor kan inneholde tilknyttede lenker som hjelper til med å støtte Guiding Tech. Det påvirker imidlertid ikke vår redaksjonelle integritet. Innholdet forblir objektivt og autentisk.