Fantastiske SharePoint-dokumentbibliotek tips og triks
Miscellanea / / April 03, 2023
![Fantastiske SharePoint-dokumentbibliotek tips og triks](/f/e847b22206cccc0118b06ea3e563f44e.png)
SharePoint er et kraftig og veldig nyttig verktøy for både små og store bedrifter. Noen ganger blir det imidlertid vanskelig å bruke de ulike verktøyene, og brukere kan føle seg overveldet av dem alle. Så vi har bestemt oss for å dele denne artikkelen om SharePoint Document Library tips og triks for å hjelpe deg. Vi har også diskutert noen grenser for SharePoint-dokumentbibliotek, slik at du også kan være klar over begrensningene til dokumentbiblioteket. Er du spent på å vite? Siden vi er glade for å dele kunnskapen vår med deg om SharePoint-dokumentbibliotekets innstillinger! Så la oss dykke inn!
![Fantastiske SharePoint-dokumentbibliotek tips og triks](/f/91ffc2d7748f072c59432bf807576851.png)
Innholdsfortegnelse
- Fantastiske SharePoint-dokumentbibliotek tips og triks
- Hva er SharePoint Document Library?
- Slik får du tilgang til SharePoint-dokumentbiblioteksinnstillinger
- Eksempler på SharePoint-dokumentbibliotek
- SharePoint-dokumentbiblioteksgrenser
- Beste praksis for SharePoint-struktur
Fantastiske SharePoint-dokumentbibliotek tips og triks
Hvis du vil bruke SharePoint og få mest mulig ut av det, må du vite om noen få tips. I denne artikkelen har vi dekket de beste som vil gjøre det enklere og mer effektivt for deg å bruke SharePoint. Hold deg til slutten for å vite mer.
Hva er SharePoint Document Library?
Før vi diskuterer tips og triks for SharePoint-dokumentbibliotek, la oss først se hva det faktisk er. SharePoint-dokumentbibliotek er en spesiell type liste, men forskjellig fra en vanlig liste på mange måter. I SharePoint-dokumentbiblioteket kan du lagre dokumentene dine, som bilder, filer og PDF-er osv. Så i utgangspunktet brukes lister til å lagre data og dokumentbiblioteker brukes til å lagre forskjellige typer filer. Når du lagrer informasjon i dokumentbiblioteket, vil det bli kjent som et element. Fortsett å lese for å vite hvordan du får tilgang til SharePoint-dokumentbibliotekets innstillinger.
Slik får du tilgang til SharePoint-dokumentbiblioteksinnstillinger
Følg trinnene nevnt nedenfor for å få tilgang til SharePoint-dokumentbibliotekets innstillinger:
1. Gå til Delingspunkt på din PC.
2. Klikk på innstillingsikon øverst til venstre.
![Klikk på innstillingsikonet](/f/b0627bca2a76aaeeb25dcdadc8d7be82.png)
3. Velge Nettstedets innhold fra menyen.
![Velg Nettstedinnhold. Fantastiske SharePoint-dokumentbibliotek tips og triks](/f/a12bc648e650d2c8d0b06b6eeab67842.png)
4. Velg deretter den foretrukne Dokumentbibliotek.
5. Klikk på tannhjulikon en gang til.
![Klikk på tannhjulikonet](/f/207459b4b60a455ea708170c931915b0.png)
6. Plukke ut Bibliotekinnstillinger.
![Velg bibliotekinnstillinger. Fantastiske SharePoint-dokumentbibliotek tips og triks](/f/cf6306a08bb3cae255da4549d86c99da.png)
Les neste avsnitt for å vite om eksempler på SharePoint-dokumentbibliotek.
Les også:Hvor er verktøymenyen i Outlook?
Eksempler på SharePoint-dokumentbibliotek
Det finnes mange typer dokumentbiblioteker for ulike brukstilfeller. Du kan bruke de forskjellige typene maler etter behov, og SharePoint har designet dem på en slik måte at det alltid vil være noe som vil matche dine krav. Her er noen eksempler på SharePoint-dokumentbibliotek:
- Dokumentbibliotek – Her kan du lagre dokumenter og dele dem med andre.
- ressursBibliotek – Du kan lagre større filer som videoer, bilder og lydfiler i denne typen bibliotek.
- BildeBibliotek – Et bildebibliotek er en spesiell filtype du enkelt kan lagre bilder.
- LysbildeBibliotek – Dette er et veldig nyttig bibliotek og her kan du dele lysbilder. Og når du trenger å presentere dem i et møte, kan du enkelt gjøre det med Microsoft Powerpoint.
- WikiSideBibliotek – Her kan du spare nettsider og webdeler som inneholder både bilder og tekst.
- FraBibliotek - Det er en sikre sted å lagre alle dine skjemaer, bestillinger og rapporter.
- NettstedetSideBibliotek – Dette er en spesiell type bibliotek hvor du kan lagre dine sider.
Vi håper at dette svarer på spørsmålet ditt om SharePoint-dokumentbibliotekeksempler.
Les også:Hvordan løse SharePoint Edit Web Part ikke tillatt
SharePoint-dokumentbiblioteksgrenser
Siden SharePoint Document Library har flotte funksjoner, er det også noen begrensninger, og du bør også være oppmerksom på dem. Her er noen grenser for SharePoint-dokumentbibliotek:
- Du kan bare spare opptil 30 millioner elementer i en liste eller et dokumentbibliotek. Imidlertid kan det virke som om det er mer enn nok. Men hvis du driver et stort selskap og bruker SharePoint-listen som din primære datalagring, så til og med 30 millioner kan ikke virke som en stor sak.
- Du kan bare se 5k elementer i en enkelt visning.
- SharePoint har et veldig robust søkesystem. Men når det er for mye data, kan det gi deg feil resultater og fungerer ikke som det skal.
- Du kan ikke bruke mellomrom når du gir et SharePoint-navn til et dokumentbibliotek.
Beste praksis for SharePoint-struktur
Det er mange ting du kan gjøre for å gjøre SharePoint-opplevelsen helhetlig. Å forstå hva du trenger og hva som ikke trenger er veldig viktig når det gjelder å bruke noe produktivt. Og etter å ha gjort livet ditt enklere, kan du dele opplevelsen din i kommentarfeltet hvordan du har brukt tipsene som er delt nedenfor, og hvordan de har vært til nytte for deg. Men før det, ta en titt på disse SharePoint-dokumentbibliotekets tips og triks.
1. Gi logiske navn
En ting du må huske på er SharePoint og dets verktøy er for samarbeid. Det er derfor alt du lager ikke bare vil bli brukt av deg, men også tilgjengelig for dine kolleger eller ansatte. Så du må navngi hver fil logisk. Hvis du gir et navn som er forvirrende og kanskje ikke er forståelig av andre, så uten kontekst ansatte eller dine jevnaldrende vil kaste bort for mye tid bare på å finne ut hva dokumentbiblioteket inneholder. Ikke kast bort tiden til jevnaldrende, men invester tiden din for å gi et riktig navn.
2. Har forskjellige typer bibliotek
Som vi delte er det forskjellige typer dokumentbiblioteker. Så hvis du lagrer alle dataene dine i en enkelt, begrenser det ikke bare bruken av verktøyet, men gjør også hele opplevelsen litt dårlig. Så vi vil foreslå at du bruker forskjellige typer dokumentbiblioteker for å holde dataene organisert. Dette er et av de beste tipsene og triksene for SharePoint-dokumentbibliotek du kan følge blant beste fremgangsmåter for SharePoint-strukturen.
3. Bruk dokumentversjon
Når du lagrer et bestemt dokument, kan du ha skrevet inn feil data eller av en eller annen grunn er det ødelagt. I så fall er det frustrerende å lage dokumentet en gang til. Så for å spare tid og hardt arbeid bør du alltid slå på dokumentversjon. På den måten kan du gjenopprette den forrige versjonen av en fil. Dette er en av de mest praktiske alternativene for SharePoint-dokumentbibliotek.
4. Bruk Meta Tag
Du kan opprette mapper og lagre dokumentene dine der. Vi vil imidlertid råde deg til å lage metakoder for dokumentene dine. Dette blant resten av SharePoint-dokumentbiblioteket hjelper deg med å søke etter et bestemt element enkelt. Men hvis du bruker mapper i stedet for metakoder, er det ganske vanskelig å søke etter en bestemt fil og vil ta deg mer tid. Hvorfor anbefaler vi deg å unngå mapper? Hvis du bruker mapper, begrenser du klassifiseringen til kun en bestemt type. Metakoder på den annen side er fleksible og gir deg en rekke forskjellige alternativer.
5. Gi tillatelse
Hvis du er ansvarlig for en bestemt avdeling og håndterer dokumentbiblioteket av deg. Da legger den ikke bare mye press på skuldrene dine, men bruker også mer tid og er ikke effektiv. Hvis du bruker SharePoint er det veldig enkelt å gi tillatelser til andre. Derfor vil vi råde deg til å tillate, redigere eller opprette nye dokumentbiblioteker, også til andre ansatte. Det vil ikke bare lette presset på skulderen din, men også øke produktiviteten til organisasjonen din.
6. Hold hester
Vi sa nettopp at du burde dele autoriteten med andre for å gjøre arbeidet med å administrere dokumentbiblioteket mindre slitsomt. Men hvis en ny praktikant eller ansatt har sluttet seg til organisasjonen din, eller hvis det er en ansatt fra en annen avdeling. Bør du gi dem tilgang til dokumentbiblioteket og gi dem fullmakt til å redigere det? Som en gang noen sa, med stor makt følger stort ansvar (hvem sa denne linjekommentaren nedenfor). Så du bør alltid gi stor kraft til noen veldig nøye. Bestem hvem som er ansvarlig og hvem som trenger tillatelsene og tillat bare dem.
7. Navn riktig
Dette er et ganske grunnleggende SharePoint-dokumentbibliotek tips og triks. Som vi sa tidligere at du ikke kan bruke mellomrom mellom ord når du navngir et dokumentbibliotek. Så, bør du bruke forskjellige symboler, da det å skrive navnet bare med små bokstaver vil skape forvirring? Svaret er nei, du bør ikke bruke symboler. La oss se hvordan det vil se ut når du bruker symboler. Duck*duck&go. Er det ikke forvirrende? Vi vil alltid foreslå at du bruker store bokstaver for bedre forståelse. Skriv for eksempel navnet som dette, DuckDuckGo. Dette er en merkelig en, det er derfor du må bruke dette trikset for å navngi dokumentbiblioteket riktig.
8. Har bare én type innhold
Vi vil råde deg til å ha bare én type innhold per bibliotek. Ikke bland deg med de andre typene, da det kan skape forvirring. SharePoint tillater ikke at du massemerker når du laster opp en fil. Så å ha bare én type innhold kan også være fordelaktig hvis du vil legge til tagger. Det vil også hjelpe deg å finne forskjellige artikler enkelt. Følg dette tipset for gode fremgangsmåter for SharePoint-struktur.
9. Organisere informasjon
Organisering av informasjon er veldig viktig. Siden SharePoint er en Microsoft-plattform, kan du enkelt integrere og bruke andre Microsoft-apper med SharePoint. En av appene er OneNote. Du kan bruke denne notatappen til å organisere de nye ideene dine på ett sted.
10. Les Les Les
Å tilegne seg kunnskap er veldig viktig hver gang du lærer noe nytt. Det er det samme når du vil bruke SharePoint. Hvis du ikke lærer om de forskjellige verktøyene til SharePoint, er det ikke mulig å bruke plattformen effektivt. Så vi vil alltid foreslå at du lærer av bloggartikler, tar kurs eller ser på YouTube-videoer, for å få så mye informasjon som mulig.
Anbefalt:
- Hvor lagres Steam-data?
- Reparer Apex Ukjent filversjonsfeil
- Hva skjer når jeg sletter iCloud-sikkerhetskopi?
- Hvordan lage en SharePoint-liste
Vi håper denne artikkelen hjalp deg å vite om SharePoint dokumentbibliotek tips og triks, SharePoint-dokumentbiblioteksinnstillinger og SharePoint-dokumentbibliotekeksempler. Hvis du fortsatt har spørsmål, ikke glem å dele dem i kommentarfeltet, og teamet vårt vil ta vare på dem. Du kan også fortelle oss hvilke emner du vil utforske videre, og vi vil prøve å skrive en dedikert artikkel om det. Du kan også lagre nettstedet vårt i bokmerket ditt for fremtidig referanse. Takk for at du leser.