Hvordan lagre en Microsoft Outlook-e-post som PDF på skrivebord og mobil

Microsoft Outlook er fortsatt de facto-valget for bedrifter og bedrifter. Når du mottar viktige e-poster på Outlook, kan det være lurt å lagre dem som en PDF for å enkelt dele dem på meldingsapper. Mens Outlook ikke kommer med noe "Lagre til PDF"-alternativ, kan du bruke utskriftsfunksjon for å lagre en e-post som PDF på skrivebordet og mobilen.

Muligheten til å lagre en Outlook-e-post som PDF er ikke begrenset til bare skrivebordsapper. Du kan også gjøre det samme fra Outlook for Android. Vi starter først med Outlook-skrivebordet og går over til mobile plattformer.

1. Outlook for Windows

Microsoft fortsetter å forbedre utformingen av Outlook-klienten på Windows. Siste versjon i august 2022 ser sterkt inspirert ut fra Outlook-nettversjonen. Du kan enten laste ned en e-post i EML-format og konvertere den til PDF eller bruke utskriftsfunksjonen til å eksportere en e-post som PDF. Følg trinnene nedenfor.

Trinn 1: Åpne Microsoft Outlook-appen på Windows-datamaskinen.

Steg 2: Velg en e-post du vil eksportere som PDF.

Trinn 3: Klikk på menyen for flere handlinger øverst til høyre (den ser ut som en meny med tre prikker).

Trinn 4: Velg Skriv ut fra hurtigmenyen.

Trinn 5: Det vil åpne utskriftsgrensesnittet. Klikk på Skriv ut øverst til venstre.

Trinn 6: Velg "Microsoft Print to PDF" fra Printer-menyen.

Trinn 7: Gjør layoutendringer, velg sider som skal eksporteres som PDF, og trykk på Skriv ut-knappen nederst.

Trinn 8: Velg ønsket plassering på datamaskinen for å eksportere PDF. Skriv inn et filnavn og trykk på Lagre-knappen.

Hvis Outlook-utskriftsfunksjonen fungerer ikke for deg, last ned e-posten som en EML-fil og konverter den til PDF. Slik kan du gjøre det.

Trinn 1: Start Outlook for Windows-appen og åpne e-posten du vil konvertere.

Steg 2: Velg de tre prikkene eller "flere handlinger"-menyen fra øverste høyre hjørne av e-posten og velg Last ned.

Trinn 3: Outlook vil laste ned e-posten i EML-format.

Outlook vil laste ned e-posten i EML-format. Du kan nå bruke et nettbasert verktøy som f.eks zamzar for å konvertere en EML-fil til en PDF-fil. Etter at du har konvertert en Outlook-e-post til en PDF, bruk de beste Windows PDF-redigeringsverktøyene til å gjøre endringer før du sender den til en klient eller ansatt.

Ansvarsfraskrivelse: Hvis du har lastet ned konfidensiell informasjon i en EML-fil, bør du tenke deg om to ganger før du laster den opp til en nettbasert tjeneste. Det er best å holde seg til utskriftsfunksjonen for å lagre en Outlook-e-post som PDF.

2. Outlook for Mac

Microsoft tilbyr en innebygd Outlook-app på macOS, og selv om grensesnittet er litt annerledes, forblir funksjonene de samme. Gå gjennom trinnene nedenfor for å lagre en Outlook-e-post som PDF på Mac.

Trinn 1: Åpne Outlook på Mac.

Last ned Outlook på Mac

Steg 2: Åpne en e-post du vil laste ned.

Trinn 3: Høyreklikk på en e-post og velg "Skriv ut" fra hurtigmenyen.

Trinn 4: Utvid PDF-menyen nederst og velg alternativet "Lagre som PDF".

Trinn 5: Skriv inn filnavn og tagger om nødvendig, og velg nedlastingssted.

Trinn 6: Hvis du laster ned en konfidensiell e-post, bør du passordbeskytte den før du trykker på lagre-knappen.

Trinn 7: Velg Sikkerhetsalternativer og aktiver haken ved siden av Krev passord for å åpne dokumentet.

Trinn 8: Skriv inn passordet, bekreft det og trykk OK.

Trinn 9: Velg "Lagre" og last ned e-posten som PDF.

Du kan bruke Preview-appen eller Adobe Acrobat Reader DC på Mac for å gjøre flere endringer i PDF-filen.

3. Outlook for iPhone

Utenom få funksjoner går Outlook-mobilapper tå-til-tå med skrivebordsmotparter. Slik kan du lagre en Outlook-e-post som PDF på iPhone.

Trinn 1: Start Outlook på iPhone.

Last ned Outlook på iPhone

Steg 2: Åpne en e-post og trykk på menyen med tre prikker øverst.

Trinn 3: Velg "Skriv ut samtale".

Trinn 4: Outlook åpner utskriftsalternativer. Trykk på Del-knappen ved siden av den.

Trinn 5: Du kan dele Outlook-e-post i PDF-format direkte med kontakter eller velge "Lagre i filer".

Trinn 6: Velg en enhetsmappe fra følgende meny og trykk på Lagre-knappen øverst til høyre.

PDF-filen din er nå klar til deling på iPhone. Dessverre mangler den samme utskriftsfunksjonen fra Outlook for Android-appen. Det betyr at du ikke kan lagre en Outlook-e-post som PDF på Android. Du må bruke Gmail eller andre tredjeparts e-postapper for å få jobben gjort.

Del enkelt Outlook-e-postene dine

Du kan alltid videresende Outlook-e-postene dine. Men ikke alle foretrekker å motta informasjon på e-post. Du kan eksportere en e-post som PDF på Windows, Mac eller iPhone og dele den uten problemer.

Sist oppdatert 29. august 2022

Artikkelen ovenfor kan inneholde tilknyttede lenker som hjelper til med å støtte Guiding Tech. Det påvirker imidlertid ikke vår redaksjonelle integritet. Innholdet forblir objektivt og autentisk.

Skrevet av