Beste SharePoint-praksis for dokumenthåndtering – TechCult

SharePoint er et av de beste verktøyene for bedrifter for å kommunisere med sine ansatte og administrere dataene deres. Så hvis du er en liten bedriftseier eller en av Fortune 500-selskapene, kan dette verktøyet hjelpe mye! Vi må også huske på at Microsoft SharePoint har mange funksjoner, og hvis det brukes riktig kan vi gjøre vårt daglige arbeid effektivt. Så i denne artikkelen vil vi dele SharePoint beste fremgangsmåter for dokumenthåndtering med deg for å bruke verktøyene til sitt fulle potensial. Er du spent på å kjenne til de beste praksisene for SharePoint-kunnskapshåndtering? Hvis ja, er denne følelsen gjensidig, da vi også er glade for å dele denne kunnskapen.

Beste SharePoint-praksis for dokumenthåndtering

Denne artikkelen inneholder noen av de beste fremgangsmåtene du kan bruke for mer effektiv administrasjon på SharePoint. Så hvis du er en nybegynner som fortsatt prøver å finne veien rundt, så fortsett å lese til slutten for å vite mer nyttige ting om

Delingspunkt beste praksis for dokumenthåndtering.

Hva er SharePoint?

Før vi går ned til SharePoints beste praksis for dokumenthåndtering, la oss lese litt om SharePoint. SharePoint brukes hovedsakelig til å lage nettsteder. Det er et av de beste verktøyene som noen gang er laget av Microsoft for å dele, administrere og få tilgang til informasjon med flere enheter. Den ble utviklet i år 2001 og har som mer enn 200millionaktive brukere. Selv om SharePoint ikke får oppdateringer ofte. Men likevel er det et av de mest kjente verktøyene i Microsoft 365.

En ting til, som du må huske er at det ikke er en app, men det er en plattform. Hovedforskjellen mellom en app og en plattform er at en app utfører spesifikke oppgaver, mens en plattform er der en app eller et nettsted kan bygges på. For å forenkle er en app eller nettside produktet, og plattformen er fabrikken hvor produktet lages.

Les også:Hvordan løse SharePoint Edit Web Part ikke tillatt

Beste SharePoint-praksis

Denne Microsoft-plattformen brukes hovedsakelig til å lagre, analysere og dele data. Så du må forstå de beste fremgangsmåtene du kan følge for å gjøre det mer effektivt. For å gi deg en klarere forklaring, delte vi tipsene inn i to forskjellige seksjoner, SharePoints beste fremgangsmåter for dokumenthåndtering og beste fremgangsmåter for SharePoint store dokumentbibliotek. Så la oss kjenne hver av dem i detalj.

Beste Delingspunkt Øvelser for Kunnskapsforvaltning 

Så først vil vi dele noen av de beste SharePoint kunnskapsadministrasjon beste praksisene som bør implementeres.

1. Samarbeide med andre

For vekst av et selskap er det nødvendig å samarbeide med andre. Uten samarbeid er det ikke mulig å ha en sunn arbeidskultur, dermed vil det føre til stagnasjon. Så ikke glem at SharePoint ikke bare er en flott informasjonsadministrasjonsside, men den har også verktøy for å samarbeide med teamet. Bruk dem og hold kontakten. Så det løste spørsmålet ditt om beste praksis for SharePoint-mappestruktur.

2. Bruke Meta Tags

Mange brukere har spørsmål som best praksis for SharePoint-mappestruktur. Men vi vil anbefale deg å bruke metakoder i stedet for mapper. Det er veldig viktig å bruke tagger for å sortere forskjellig informasjon effektivt. Mange bruker fortsatt mapper for klassifiseringer, men i de fleste tilfeller er det mer effektivt å bruke metakoder. Hvis du ikke bruker SharePoint online, er du kanskje ikke kjent med metakoder, og det er ok. Men nå som du vet dette, vil vi be deg om å bruke denne funksjonen. For ved kun å bruke mappene begrenser du deg selv fra å ha mer fleksibilitet.

Vi sier ikke at du skal bruke mapper i det hele tatt, men tagger gir bedre tilgjengelighet til informasjon og du får raskt tilgang til dem. Dette er det første punktet du bør følge for best praksis for SharePoint-struktur.

3. Tildeling av tillatelser

Dette er en annen god SharePoint-beste praksis for dokumenthåndtering. Som sagt er det viktig å samarbeide. Så hvis du vil følge dette tipset, er en ting å gjøre å tildele tillatelser. Uten å gi riktig tillatelse begrenser du teamet fra å utføre visse oppgaver, og forsinker dermed mange prosesser underveis. Det er derfor du må ha dette i bakhodet; jobb som et team og tildel rett tillatelse til de rette personene, slik at du ikke trenger å gjøre alle oppgavene alene. Imidlertid er det også viktig å merke seg at man ikke bør gi autoritet til alle, og begrense deg selv fra å la hvert medlem bruke hvert verktøy og redigere alt. Det kan skape forvirring.

4. Bruker AAR

AAR eller rett og slett After Action review er et gjennomgangssystem først utviklet av den amerikanske hæren. Du kan bruke dette systemet i din organisasjon, spesielt i SharePoint-plattformen. I AAR-saken blir ekspertgjennomgang gitt til ansatte for å forbedre deres beslutningsevne.

Eksperter gir sine meninger om hvordan og hvorfor en bestemt handling utføres, og hva som kan gjøres bedre. De hjalp de ansatte med å utbedre feilene og utbedre mangelen. Dette systemet gir team en bedre måte å ta informerte beslutninger og øker i sin tur produktiviteten.

5. Opprette informasjonsarkitektur

Å lage en informasjonsarkitektur er også veldig viktig. Uten en klar visjon kan klassifiseringen av viktig informasjon være ganske rotete. Det er derfor først lene deg tilbake og tenk på hvordan du vil dele informasjonen og deretter bare legge den til nettstedet.

Det kan gjøres i SharePoint som lister over filer og avhenger utelukkende av ditt behov. Som vi sa tidligere, er dette et ganske kraftig verktøy med mange funksjoner, med spesifikk bruk. Du bør også unngå å bruke alle funksjoner, da dette kan gjøre ting mer rotete. Så det er veldig viktig å tenke på dine primære mål når du deler informasjon og deretter lage en informasjonsarkitektur. Det er et annet veldig viktig poeng i SharePoint-strukturens beste praksis.

6. Sikring av sensitive data

Det er svært viktig å holde viktig sensitiv informasjon trygg slik at kun autoriserte medlemmer kan få tilgang til dem. Uten å gjøre dette, risikerer du at du ofrer organisasjonens personvern og sikkerhet.

Les også: Hva er ulempene med SharePoint?

Beste Delingspunkt Øvelser for Stort dokumentbibliotek 

Når du håndterer en stor organisasjon, kan du også møte store datafiler. Så hvis du vil vite hvordan du organiserer de store dokumentene effektivt, så er her noen gode fremgangsmåter for SharePoint store dokumentbibliotek.

1. Bruke dokumentversjoner

Når du redigerer eller oppretter noe, i dette tilfellet et dokumentbibliotek, kan feil skje. Spesielt når filene er ganske store. Det er derfor Microsoft introduserte dokumentversjonsfunksjonen for å takle dette problemet. Ved hjelp av det kan du enkelt reise til fortiden! Dette er en kreativ måte å si at du kan gjenopprette tidligere data før redigering.

Derfor vil vi foreslå at du aktiverer alternativet for dokumentversjoner i SharePoint. På denne måten kan du hente tilbake den endrede versjonen av en fil.

2. Bruke visninger

Vi har allerede fortalt deg å bruke metakoder i stedet for filer. Og en grunn til dette tipset er at hvis du bruker metakoder, kan du bruke visninger for å finne og finne en fil lettere. Siden visninger lar deg få tilgang til grupper, filtre og sorteringsfunksjoner. Så for å gjøre søkeopplevelsen problemfri, bruk tagger og se funksjonalitet.

3. Unngå mellomrom

Dette kan virke som en veldig liten ting å vurdere, men ikke overse dette punktet. Siden SharePoint-URLer ikke tillater deg å inkludere mellomrom. Mange bruker tegn som &,* og # i stedet for mellomrom, men det kan også forårsake noen problemer med å finne en bestemt fil. Men hvis du ikke bruker plass da, kan filnavnet være vanskelig å lese. Så her er hva du kan gjøre, ikke navngi et bibliotek som Duck Duck Go. Gi det heller navnet DuckDuckGo. Bruk store bokstaver for å gjøre navnet lesbart.

4. Bruke Content-Type

Akkurat som tagger er det også viktig å bruke innholdstyper. Bruk én innholdstype per dokumentbibliotek, og det vil være mer praktisk å klassifisere informasjon.

5. Aktiverer varsler

Når det er mange brukere på et nettsted, er det veldig vanskelig å spore hver endring de gjør. Så hvis det er mange ansatte på et nettsted som har tillatelse til å redigere eller flytte informasjon og du vil vite når de gjør det, slå på varsler. SharePoint vil sende deg et varsel hver gang noen endrer noe. Det beste med denne funksjonen er at den ikke begrenser seg til kun administratorer. I stedet kan enhver bruker angi et varsel for å vite om endringen.

Anbefalt:

• Slik bruker du ChatPDF til å analysere og få svar fra PDF-en din
• Hva er fordelene med SharePoint?
• Fantastiske SharePoint-dokumentbibliotek tips og triks
• Hvordan løse SharePoint Edit Web Part ikke tillatt

Vi håper etter å ha lest denne artikkelen problemet ditt, SharePoint beste praksis for dokumenthåndtering, er nå løst. Hvis du fortsatt har problemer, ikke glem å bruke kommentarfeltet, og teamet vårt vil se etter det. Du kan også anbefale oss et nytt emne i kommentarfeltet, og vi vil prøve vårt beste for å skrive en dedikert artikkel om det. Lagre nettstedet vårt i bokmerket for fremtidig referanse. Takk for at du leser.