En veiledning for bruk av Autofyll og Flash Fill i Microsoft Excel

I Microsoft Excel-appen kan du ha kommet over funksjonene Flash Fill eller AutoFill. Disse to funksjonene bidrar til å redusere tiden det tar å fullstendig datainntasting oppgaver i et regneark. Men ikke ta feil av hverandre og prøv å bruke dem om hverandre.

Begge Fill-funksjonene kan registrere og gjenta datamønstre. Men der Flash Fill kan registrere, gjenta og foreta justeringer av et datamønster i henhold til tidligere oppføringer fra brukeren, kan ikke Autofyll. Den registrerer og gjentar bare mønstre. Derfor, jo mer komplekst datamønsteret ditt er, jo mindre sannsynlig er det at du kan bruke Autofyll. Slik bruker du begge i Excel.

Slik bruker du autofyll i Microsoft Excel

Microsoft Excels Autofyll-funksjon er egnet til å fylle celler med data som følger et enkelt mønster eller sekvens. Du kan også bruke den til å fylle celler som er avhengige av data i andre fylte celler. For eksempel, hvis du har tall (1,2,3) eller ukedager (mandag, tirsdag) i en celle, kan Autofyll bidra til å fylle ut neste forekomst i serien.

På samme tid, hvis du bare vil gjenta de samme dataene på tvers av flere celler, kan Autofyll hjelpe med det. Her er de forskjellige måtene du kan bruke Autofyll i Microsoft Excel:

Slik fyller du celler automatisk med de samme dataene

Hvis du vil ha de samme dataene replikert på tvers av celler i Excel-regnearket, i stedet for å kopiere og lime inn, er Autofyll et raskere alternativ. Slik gjør du det:

Trinn 1: Klikk på Start-knappen på oppgavelinjen og skriv inn utmerke for å søke etter appen.

Steg 2: Fra resultatene klikker du på Microsoft Excel-appen eller dokumentet for å åpne det.

Trinn 3: I Microsoft Excel-regnearket skriver du inn et eksempel på dataene du vil replikere på tvers av celler. I dette tilfellet bruker vi ukedager som et eksempel og har lagt inn mandag i en celle.

Trinn 4: Plasser markøren på cellen med dataoppføringen og klikk på den for en kantlinje som vises rundt cellen.

Trinn 5: Flytt markøren til nederst til høyre i cellen til du ser en + skilt som representerer fyllehåndtaket.

Trinn 6: Dra fyllhåndtaket til neste celle, og Excel vil fylle det ut. Merk at når du arbeider med data med et kjent mønster, f.eks. ukedager, når du bruker Autofyll, vil Excel fylle cellene med neste element i serien. Hvis dette skjer ved å prøve å bare replikere data, gå videre til trinn 7.

Trinn 7: Etter å ha brukt fyllhåndtaket, vil du se popup-ikonet for Autofyll-alternativer. Klikk på ikonet.

Trinn 8: Velg Kopier celler fra alternativene for automatisk fylling som vises. Dette sikrer at når du fortsetter å bruke fyllhåndtaket på tvers av celler, blir dataene dine kopiert og ikke fylt ut som en serie.

Trinn 9: Dra fyllhåndtaket til neste celle for å fortsette å kopiere dataene dine.

For å fylle en serie

Hvis du har en enkel serie eller sekvens du vil fylle ut i celler, kan Autofyll utføre oppgaven for deg. Dette er hvordan:

Trinn 1: Klikk på Start-knappen på oppgavelinjen og skriv inn utmerke for å søke etter appen.

Steg 2: Fra resultatene klikker du på Microsoft Excel-appen eller dokumentet for å åpne det.

Trinn 3: I Microsoft Excel-regnearket skriver du inn et eksempel på dataene du vil replikere på tvers av celler. I dette tilfellet bruker vi ukedager som et eksempel og har lagt inn mandag i en celle.

Trinn 4: Plasser markøren på cellen med dataoppføringen og klikk på den for å vise en kant rundt den.

Trinn 5: Flytt markøren til nederst til høyre i cellen til du ser en + skilt som representerer fyllehåndtaket.

Trinn 6: Dra fyllhåndtaket til neste celle, og Excel vil fylle det ut.

Trinn 7: For å se andre fyllalternativer, klikk på ikonet Autofyllalternativer.

Trinn 8: Velg typen fyll du ønsker fra:

• Fyll serien
• Kun fyllformatering
• Fyll uten formatering
• Fyll dager
• Fyll ukedager

Noter det Fyll dager og Fyll ukedager vil bare vises hvis den første dataregistreringen din har med ukedagene å gjøre. Hvis den første oppføringen din hadde å gjøre med dager i måneden, ville du ha sett Fyll måneder alternativ.

Slik bruker du Flash Fill i Microsoft Excel

Excels Flash Fill-funksjon er egnet til å fylle celler med data som følger et komplekst mønster eller sekvens. For eksempel, hvis du prøver å dele data i ulike kolonner eller kombinere data på tvers av flere kolonner til én. Så lenge du har et utvalg av hva du ønsker og konsistens i dataene, kan Flash Fill hjelpe deg å replikere informasjonen på tvers av flere celler.

Her er de forskjellige måtene du kan bruke FlashFill i Microsoft Excel:

Å dele opp data i kolonner

Hvis du prøver å dele opp tall, datoer eller noen form for tekst i forskjellige kolonner, gjør du det slik:

Trinn 1: Klikk på Start-knappen på oppgavelinjen og skriv inn utmerke for å søke etter appen.

Steg 2: Fra resultatene klikker du på Microsoft Excel-appen eller dokumentet for å åpne det.

Trinn 3: I Microsoft Excel-regnearket, sørg for at du har dataene som skal deles i én kolonne. Opprett også en annen eller flere kolonner for dataene du vil dele. I dette tilfellet bruker vi datoer som et eksempel og prøver å dele dem opp i henholdsvis dager, måned og år.

Trinn 4: Skriv inn et eksempel i de neste kolonnene hvor du vil dele dataene. Det vil si hvordan du vil ha datadelingen.

Trinn 5: Klikk på en kolonne som inneholder et av de nye eksempeldatasettene dine.

Trinn 6: Klikk på fanen Data på Excel-båndet.

Trinn 7: I Dataverktøy-gruppen klikker du på Flash Fill, og Excel vil replikere det samme mønsteret for de andre radene. Alternativt kan du klikke Ctrl + E hurtigtast for å bruke Flash Fill.

Trinn 8: Gjenta dette for de andre kolonnene du har til alle kolonnene er fylt ut.

For å kombinere data i én kolonne

Hvis du prøver å kombinere tall, datoer eller en hvilken som helst form for tekst i én kolonne, gjør du det slik med Flash Fill:

Trinn 1: Klikk på Start-knappen på oppgavelinjen og skriv inn utmerke for å søke etter appen.

Steg 2: Fra resultatene klikker du på Microsoft Excel-appen eller dokumentet for å åpne det.

Trinn 3: I Microsoft Excel-regnearket, sørg for at du har kolonnene med dataene du vil kombinere. Opprett også en annen kolonne for å huse den nye datakombinasjonen. I dette tilfellet bruker vi navn som eksempel og prøver å ha funksjonen Fornavn og Etternavn i én Navn-kolonne.

Trinn 4: I kolonnen der du vil kombinere dataene, skriv inn et eksempel. Det vil si hvordan du vil ha dataene kombinert.

Trinn 5: Klikk på Ctrl + E-snarveien eller klikk på Flash Fill-knappen i Data-fanen på Excel-båndet for å flashfylle for de andre cellene.

Bruke Autokorrektur og Autofullfør i Excel

To andre funksjoner i Excel som Flash Fill og AutoFill som blir forvekslet med hverandre er Autokorrektur og Autofullfør. Disse to funksjonene er forskjellige da de tjener forskjellige formål. Imidlertid hjelper de begge med å spare tid med dataregistrering.