Hvordan bruke Microsoft Spreadsheet Sammenlign for å analysere Excel-filversjoner

Microsoft Excel har en funksjon som lar brukere spore endringer som er gjort i en arbeidsbok. Men når endringer er akseptert i arbeidsboken, er endringssporet tapt for alltid. Så hva skjer når du trenger å gå tilbake eller referere til den forrige versjonen av arbeidsboken?

Et alternativ du kan prøve er Microsoft Spreadsheet Compare. Microsoft Spreadsheet Compare gjør det enkelt for brukere å sammenligne to versjoner av en Excel-fil. Verktøyet fremhever deretter forskjellene mellom de to filene, noe som gjør det enkelt å oppdage endringer.

Krav for å bruke Microsoft Spreadsheet Compare

Du kan få tilgang til Microsoft Spreadsheet Compare i Microsoft 365, Office Professional Plus 2013, Office Professional Plus 2016 og Office Professional Plus 2019. Verktøyet kan nås fra programgruppen Microsoft Office Tools.

For at sammenligningen skal fungere, er det nødvendig å ha ulike versjoner av regnearket. Verktøyet analyserer deretter filene og fremhever forskjellene ved å bruke visse kriterier. Slik fungerer det:

Også på Guiding Tech

Hvordan analysere to versjoner av en arbeidsbok med Microsoft Spreadsheet Sammenlign

For å analysere forskjellige versjoner av en arbeidsbok, må du importere begge arbeidsbøkene i regnearksammenligning-verktøyet. Slik gjør du det:

Trinn 1: Fra Start-menyen, søk etter Regnearksammenligning og start den.

Steg 2: På Hjem-fanen, i Sammenlign-gruppen, velg Sammenlign filer for å starte en dialogboks.

Trinn 3: I dialogboksen Sammenlign filer velger du Fil-ikonet ved siden av alternativet Sammenlign (eldre fil). Velg Excel-filen i Filutforsker og klikk på Åpne.

Trinn 4: Velg Fil-ikonet ved siden av alternativet Til (nyere fil) i dialogboksen Sammenlign filer. Velg Excel-filen i Filutforsker og klikk på Åpne.

Trinn 5: Klikk på OK for å starte sammenligningsprosessen.

Merk: Hvis du finner ut at rekkefølgen på filsammenligningen er blandet, kan du klikke på Bytt for å endre plasseringen av hver arbeidsbok.

Trinn 6: Du kan strømlinjeforme hva regnearksammenligning-verktøyet analyserer ved enten å krysse av eller fjerne avmerkingsboksene nederst til venstre i verktøyet. Funksjonen til noen av avmerkingsboksene er forklart nedenfor:

• Oppgitte verdier: det fremhever en endring i datainndataene i arbeidsbøkene.
• Beregnede verdier: den fremhever forskjellen i de beregnede verdiene i arbeidsbøkene.
• Formler: det fremhever en endring i formlene i arbeidsbøkene.
• Navn: det fremhever forskjellen i cellenavn i arbeidsbøkene.
• Makroer: den fremhever forskjellen i VBA-koden i arbeidsbøkene.

En graf nederst i høyre hjørne av verktøyet rangerer de forskjellige typene endringer i arbeidsboken. Denne grafen kan brukes til å identifisere endringene som skjer mest i arbeidsbøkene.

Også på Guiding Tech

Hvordan eksportere sammenligningsresultater fra Microsoft Spreadsheet Compare

Når du klikker på Ok for regnearksammenligning for å analysere endringer i regnearkene dine, blir identifiserte endringer uthevet i forskjellige tekst- og cellefyllfarger. Resultatene av sammenligningen kan enten brukes direkte på verktøyet eller eksporteres til en annen plattform. Slik gjør du det:

Eksporter sammenligningsresultater til Microsoft Excel

Ved å eksportere sammenligningsresultatene til Microsoft Excel, kan du utføre ytterligere analyser på det. Slik eksporterer du det:

Trinn 1: På båndet til regnearksammenligning-verktøyet velger du Eksporter resultater, som starter Filutforsker.

Steg 2: Velg plasseringen du vil lagre filen og skriv inn et navn for filen.

Trinn 3: Velg Lagre.

Sammenligningsanalysen skal nå være tilgjengelig på ditt lagrede sted.

Også på Guiding Tech

Kopier sammenligningsresultater til utklippstavlen

Hvis du ønsker å bruke sammenligningsresultatene på en hvilken som helst annen plattform bortsett fra Microsoft Excel, er kopiering til utklippstavlen det beste alternativet. Slik gjør du det:

Trinn 1: På båndet til regnearksammenligning-verktøyet velger du Kopier resultater til utklippstavlen.

Steg 2: Start en app for å lime inn de kopierte dataene.

Trinn 3: Velg Ctrl + V på tastaturet for å lime inn.

Begrensninger for regnearksammenligning

Det handler om hvordan du bruker Microsoft Spreadsheet Compare for å sammenligne forskjellige versjoner av en Excel-fil. Verktøyet har imidlertid en stor begrensning ved at endringer notert på de sammenlignede arbeidsbøkene ikke kan aksepteres eller avvises. Verktøyet viser bare excel-ark side om side og fremhever endringene for å gjøre det lettere for brukere å identifisere dem.