Flytte fra Evernote til Google Keep Notes and Docs: My Experience

Forrige måned skrev jeg en detaljert innlegg forklarer hvorfor jeg flyttet alle dataene og filene mine fra Dropbox til Google Disk. Dette er en del av min pågående innsats for å flytte alt til en enkelt plattform. Min idé er å bruke færre apper og utvidelser/tillegg til fordel for konsistens, enhetlighet og bedre integrasjon på tvers av plattformer og brukergrensesnitt.

I dag vil jeg dele min erfaring med å bytte fra Evernote til Google Keep (nå kalt Keep Notes) og Docs. Hvorfor valgte jeg Google? De fleste Google-produkter er gratis eller billigere enn konkurrentene. Dessuten støtter Google nesten alle større plattformer.

Jeg var en stor fan av Sunrise-kalenderappen før Microsoft kjøpte den og stengte den. Jeg brukte Newton-appen for e-post, og nå er den det slår av også. Evernotes skjebne henger også i en tynn tråd siden selskapet allerede har gjort det mistet sin CTO og CFO og det ryktes å være i en nedadgående spiral uten vekst de siste månedene.

I et slikt scenario er det fornuftig å handle raskt og gå over til et sett med pålitelige alternativer. Det var slik jeg startet.

Også på Guiding Tech

1. Evernote til Google Keep

Mens Evernote tilbyr muligheten til å se alle notatbøkene og notatene dine tydelig i sidefeltet, tar Google Keep en annen tilnærming.

Keep tilbyr et enkelt grensesnitt. Imidlertid er det ingen notatbøker eller filhierarkisystem i den. I stedet får du lage notater som kan fargekodes for bedre presentasjon og organisering.

Jeg har alltid likt visuelt tiltalende apper og var glad for å høre at jeg nå kunne tildele hver note en farge. Det gjør det mye raskere å søke etter informasjon om et bestemt prosjekt eller emne.

Jeg liker også ideen om at jeg kan konverter Keep til Google Dokumenter fra grensesnittet.

Google Keep er avhengig av tagger og Googles kraftige søkefunksjon for å hjelpe deg med å finne det du leter etter i notatene dine. Hvis du ser etter en mappestruktur for å gi mening om notatene og ideene dine, må du se på Google Dokumenter, men mer om det senere.

Keep lar flere brukere samarbeide om et enkelt notat gratis, i motsetning til Evernote. Du trenger Evernote's Plus-planen for det. Jeg kan nå invitere venner til å bidra til en huskeliste over alle aktivitetene vi kan delta på på bilturene våre.

Evernote tillot meg å kommentere bilder på flukt. I Google Keep kan jeg tegne. Enten det er en ny tom lapp eller en eksisterende med et bilde, kan jeg være kreativ her.

Hva med forretningsbrukere som bruker Evernotes arbeidschat og presentasjon? jeg tror Hangouts vil fungere helt fint i disse situasjonene. Du kan bruke den til å chatte eller videosamtaler over møter. I stedet for å bruke notatbøker og notater, vil du nå bruke mapper og filer i Disk og notater i Keep.

På Windows-skrivebordet mitt brukte jeg klistrelapper for å lage korte notater som jeg kunne slette senere om noen dager. Det var ingen tilgjengelig synkroniseringsfunksjon. Google Keep erstattet den også.

Jeg har en tendens til å glemme ting jeg skal gjøre når jeg er ute og reiser. Keep hjelper meg å skrive dem raskt. Jeg opprettet et notat for å få trykt visittkort i en lokal trykkeri og la til en plasseringspåminnelse. Når jeg er i nærheten, vil Keep minne meg på det. Med Evernote kunne jeg bare lage tidsbaserte påminnelser.

Et område der Keep skinner over Evernote er lister. I Keep, når jeg oppretter en liste med flere elementer og krysser av som ferdig, flyttes hver oppføring til bunnen av listen. Da jeg begynte å skrive et element, minnet Keep meg om at det allerede var på listen og hjalp meg med å unngå duplisering. Denne funksjonen er tilgjengelig i mange oppgavelister, f.eks Todoist.

Et utmerket eksempel på bruk av lister er å lage en handlelistenotat for huset ditt og dele det med ektefellen din. Gjør det enkelt å kjøpe dagligvarer og sjekke varer. Min eneste kritikk er at jeg ikke får et varsel når noe er krysset av fra listen.

Både Evernote og Keep lar meg ta fangeideer mens jeg er på farten ved hjelp av tekst, bilder og stemme. Når vi snakker om stemme, gjør Keep en bedre enn Evernote her. Alle talememoer vil bli konvertert til tekst og lagret i samme notat for senere lesing.

Keeps mangler

Det er ikke bare solskinn. Det jeg ikke liker med Keep er hvordan den behandler notater og lister separat. Et notat kan enten være en liste med avmerkingsbokser eller et notat med tekst, bilde og stemme. Det kan ikke være en blanding av de to. Det er frustrerende.

Selv om Notes er kraftig og fantastisk, integreres den ikke med Google Kalender. Google Dokumenter gjør det, hvorfor kan ikke Google Keep? Jeg sendte en tweet til teamet, og de ba meg sende inn en funksjonsforespørsel. Google har også en Oppgave-app som ikke integrerer Keep.

På plussiden var jeg i stand til å installere den på hver enhet jeg eier i motsetning til Evernote, hvor jeg var begrenset til 2 enheter på min gratiskonto.

Også på Guiding Tech

Som et Google-produkt vil Keep automatisk foreslå setninger når du begynner å skrive, og hvis oppføringen allerede er på listen din, vil den minne deg om det samme. Du kan da fjerne merket for den.

Keep støtter ikke rik tekst, noe som betyr at jeg ikke kan bruke fet, kursiv eller andre visuelle signaler for å hjelpe meg med å organisere tankene mine i et notat slik jeg gjorde i Evernote.

Jeg laget en gang et veldig langt notat og tenkte at det ville være lett å søke etter tekst i, men jeg tok feil. Selv om det er en søkefunksjon for å se etter tekst i notater, er det ingen måte å søke i et notat.

Under min forskning fant jeg at det er en etikettgrense på 99 i Keep. Dette kan være så begrensende hvis du har brukt Keep i lang tid. Den gode nyheten er at etikettgrensen tidligere var 50 og så ut til å ha blitt økt nylig. Etter hvert som populariteten til verktøyet øker, vil kanskje Google revurdere avgjørelsen sin. På den annen side tillater Evernote opptil 100 000 tagger!

Evernote har også noen få mangler. Som gratisbruker oppdaget jeg at jeg ikke kunne legge til flere bilder i en enkelt note på grunn av en grense på 25 MB/note.

Her er en komplett liste over alle grensene, kontomessig, for Evernote. Google må lage en lignende liste.

Også på Guiding Tech

2. Evernote til Google Dokumenter

Ærlig talt, jeg kommer til å savne den bærbare funksjonen til Evernote, men jeg har funnet en løsning - Google Docs. Inne i Google Disk var jeg i stand til å lage undermapper i mapper for å lagre dokumentene og filene mine. Nå kan jeg bruke Disk og Dokumenter til å etterligne arkivfunksjonen til Evernote.

Mens Evernote lar meg gå bare to nivåer dypt med mappestrukturen deres, er det ingen grense for hvor dypt jeg kan gå med Google Disk-mapper.

Jeg er fortsatt i ferd med å overføre notater, men slik ser det ut for øyeblikket. Det vil ta bedre form over tid. Jeg gjør det en om gangen, men det finnes måter å automatisere prosessen på. Mer om det senere.

Google Disk lar meg også søke i dokumenter og PDF-filer gratis. Både Drive og Evernote støtter OCR, og du trenger ikke betale for førstnevnte som du gjør for Evernote.

Jeg bruker Dokumenter som et arkivskap for å lagre notater og vedlegg som er mer langsiktige. I mellomtiden bruker jeg Google Keep for kortsiktige notater som jeg sletter ofte. Keep er bedre for tekst-, bilde- og lydnotater.

Det er enkelt å konvertere et Google-dokument til Keep og omvendt. Nyttig når jeg ønsker å lagre et Keep-notat permanent. Denne funksjonen mangler for iOS-versjonene av disse appene. Jeg er ikke sikker på hvorfor iOS ble ekskludert ettersom så mange Google-apper er tilgjengelige på den plattformen.

Evernote fungerer som et arkivskap. Du kan oppnå lignende resultater med Keep og Docs ved hjelp av Lagre i Google Disk-utvidelsen. Ved å bruke det kan du klippe nettsider i HTML- eller PDF-format. I likhet med Evernote støtter Google OCR og kan også søke etter tekst i bilder.

Nettsidene som jeg bare trenger for rask referanse, lagrer jeg i Fortsett å bruke dette Chrome-utvidelse.

Google Dokumenter støtter også rik tekst som sårt mangler i Keep. Du kan opprette lenker til andre dokumenter og filer i Disk, på samme måte som du kobler andre notater/notatbøker i Evernote, men det samme er ikke mulig på Keep. Det gjør Dokumenter enda mer uunnværlige.

Jeg må godta at bruk av en kombinasjon av Google Dokumenter og Keep kan sette meg i en løsning av og til. Google-søk fungerer separat i Disk og Keep. Det er fordi Keep ikke er en del av Google Disk. Imidlertid er apper som Slides og Sheets en del av Drive og lenker til Keep også, noe som kan være nyttig for tabeller og presentasjoner.

Selv om jeg ikke er fornøyd med denne ordningen, er Keep gratis og kommer med ubegrenset lagringsplass, regnes ikke med i din gratis 15 GB Google-lagring. Sjekk vår Google Disk-lagringsveiledning på hva som teller og hva som ikke gjør det.

3. Hvordan overføre

Dette er det største problemet jeg har møtt så langt. Det er ingen måte å importere notater og vedlegg fra Evernote til Keep direkte. Jeg ber dere alle om å åpne Keep og bruke tilbakemeldingsalternativet for å sende inn en Evernote to Keep-funksjonsforespørsel. Du kan gjøre det på nettversjon bare, ikke i desktop eller mobilapp.

Det er noen få løsninger som jeg vil diskutere nedenfor. Se hvilken som passer dine behov.

Cloud HQ tilbyr en gratis tjeneste som vil sikkerhetskopiere alle Evernote-notatene dine til Google Disk gratis. De vil lage en HTML-fil for hvert notat. Vi vet allerede at Drive integrerer Keep.

Du kan nå lage notater i Keep from Docs. Den senere delen kan være en kjedelig prosess, men det er det eneste alternativet som er tilgjengelig for øyeblikket.

Det andre alternativet er å kopiere alt manuelt, ett notat om gangen. Det er det jeg gjør siden det gir meg mer kontroll over alle aspekter av prosessen, og lar meg gjøre litt husvask.

Jeg har slettet gamle notater, til og med hele notatbøker, som jeg ikke lenger trengte. Under den manuelle og tidkrevende overføringsprosessen snublet jeg over lenge glemte, men viktige notater med biter og biter av informasjon som jeg ikke en gang husket.

Evernote til Google Keep & Docs

Jeg har mer enn 1000 notater i Evernote, men jeg trenger ikke lenger mer enn halvparten av dem. Prosessen med å flytte notater fra Evernote til Docs og Keep vil ta tid, men det vil konsolidere dataene mine ytterligere, og jeg vil ha to færre steder å se etter ideer, notater og filer.

Kombinasjonen av Google Docs og Keep kan erstatte Evernote og til og med en oppgaveliste-app, men til prisen av færre funksjoner. Så spørsmålet er hva trenger du? Flere funksjoner og flere apper med filer og data spredt over nettet?

Eller kan du klare deg med færre funksjoner som tilbyr apper, men mer stabilitet, konsistens på tvers av plattformer og bedre integrasjon? Jada, du må kanskje kutte hjørner et sted, og det er helt opp til deg hvilke du skal klippe.

Neste opp: Vil du bruke Google Disk som en proff? Her er 5 Chrome-apper som hjelper deg å få mest mulig ut av Google Disk.