Hvordan sende e-post basert på svar i Google Forms

Google Forms lar deg samle inn svar og meninger fra respondentene dine på ulike måter, enten det er en enkel quiz eller et langt spørreskjema. Selv om den har flere nyttige funksjoner, tillater ikke Google Forms deg å sende e-postvarsler til deg selv eller respondenten.

Sistnevnte kommer til bildet hvis du vil takke brukeren for svar og tid. På den annen side, hvis skjemaet ditt henvender seg til et bredt publikum og har flere avdelinger involvert, er det tidkrevende å sile gjennom alle skjemasvarene.

Heldigvis er det noen få løsninger som du kan bruke til å sende e-post til eieren eller enkeltpersoner. Nå er det to måter å gå videre med dette på.

Du kan enten skyte av en e-post basert på et hvilket som helst svar på skjemaet ditt. Eller du kan sende en avhengig av svarene brukerne har valgt. Og som nevnt tidligere, trenger begge metodene hjelp av et eksternt tillegg. Siden du vil skyte av en e-post fra kontoen din, må du gi de relevante tillatelsene til tillegget eller funksjonen.

Nå som vi har ordnet det, la oss komme i gang, skal vi?

Også på Guiding Tech

Hvordan sende en generisk e-post ved hjelp av Google Forms

Å sende en generisk e-post enten til brukeren eller til eieren er heldigvis ingen rakettvitenskap. Det passende navnet Form Notifications-tillegget lar deg sende enkle takke-e-poster til brukerne.

Få skjemavarslinger

Trinn 1: Når du har opprettet skjemaet, klikker du på menyen med tre prikker til høyre og velger Tillegg fra listen. Dette tar deg til Google Marketplace.

Steg 2: Søk nå etter skjemavarslinger og klikk på det for å installere det.

Deretter oppretter du skjemaet. Hvis du vil sende e-postene til respondenten direkte, merk av for Samle e-poster under Innstillinger.

Ellers kan du angi et skjemaspørsmål som ber om e-posten fra brukeren og merke den som påkrevd som vist nedenfor.

Trinn 3: Når du er ferdig, klikker du på det lille tilleggsikonet og velger Skjemavarsler. Du vil se en melding i nedre høyre hjørne.

Veksle på knappen for takke-e-post.

Som nevnt tidligere, kan du enten gå med Automatisk-feltet eller Skjema-feltet. Velg den som passer dine behov best. Samtidig kan du også legge til en Bcc for e-posten ved å fylle ut "Send en kopi til"-feltet.

Trinn 4: Deretter legger du til emnet og brødteksten i e-posten, og det er det hele! Lagre innstillingene og klikk på forhåndsvisningsikonet øverst for å se om de gjeldende konfigurasjonene fungerer for deg.

Dette er et enkelt tillegg og det er enkelt og greit å konfigurere det. Og Publisert av Google Cloud-taggen gjør den også litt pålitelig.

Bortsett fra det ovennevnte, kan du også sende en e-post til deg selv (eller til skaperen) når skjemaet treffer et fast antall svar.

For å gjøre det, veksle mellom knappen for "Varsle ved skjemasvar". Skaperens e-post vil automatisk fylles ut i mottakerfeltet. Den er ikke hardkodet, og du kan også angi andre e-postadresser.

Når du er ferdig, legger du til varslingsgrensen og trykker på Lagre-knappen. Fra nå av vil skjemaet ditt skyte av en e-post når det passerer svargrensen.

Også på Guiding Tech

Hvordan sende svar basert på svar

La oss sette det rett der. Hvis du vil sende svar basert på svarene på skjemaet ditt, er det ikke lett som prosessen ovenfor. Her må du tukle med appskriptet til det tilkoblede regnearket.

Heldigvis, hvis du har et enkelt skjema, bør det være lett gjennomførbart. I vårt tilfelle har vi et enkelt skjema der vi spør respondentene om deres foretrukne feriested.

Og avhengig av svarene de gir på skjemaet, vil en e-post bli utløst til en angitt e-postadresse. Naturligvis kan koden justeres i henhold til kravet til skjemaet ditt.

Trinn 1: Når skjemaet er opprettet, klikker du på Svar-fanen og trykker på det lille regnearkikonet til høyre. Dette vil koble skjemaet til et regneark.

Steg 2: Gå over til regnearket og klikk på Verktøy > Skriptredigering.

På Script-editoren limer du inn følgende kodelinjer,

function checkLocation (e) { var subject=""; var verdier = e.namedValues; var prefLocation=""; for (Skriv inn verdier) { var label = Key; var data = verdier[Nøkkel]; prefLocation=data; Logger.log (data); } }

Her e er hendelsen som vil utløses når skjemaet sendes inn, mens e.namedValues gjenstand vil bringe skjemadataene til deg i form av en matrise.

Når disse dataene er fanget, vil For-setningen gå gjennom matrisen for å gi deg dataene. Til slutt vil skjemadataene for det bestemte svaret bli tildelt til prefLocation variabel.

Trinn 3: I mellomtiden klikker du på det lille klokkeikonet på venstre panel for å få tilgang til utløsere, og velg Legg til utløsere.

Her velger du Fra regneark som hendelseskilde og Ved skjemainnsending som hendelsestype.

Ovenstående vil sørge for at funksjonen vi har skrevet ovenfor først utløses når skjemaet sendes inn. Og ved innsending vil den kun hente data fra det tilkoblede regnearket.

Trinn 4: Gå nå tilbake til Script Editor for å endre koden i henhold til dine krav.

I vårt tilfelle ønsker vi at en e-post skal sendes til en bestemt e-post-ID når en respondent svarer på Hills, og så videre.

Så vi har lagt til en enkel Hvis og Else-Hvis-betingelse til koden,

function checkLocation (e) { var subject=""; var verdier = e.namedValues; var prefLocation=""; for (Skriv inn verdier) { var label = Key; var data = verdier[Nøkkel]; prefLocation=data; Logger.log (data); if (prefLocation=="Hills"){ subject="Du har en e-post for Hills Location"; GmailApp.sendEmail('[email protected]', emne, prefLocation); }else if (prefLocation=="Strender"){ subject="Du har en e-post for Beaches Location"; GmailApp.sendEmail('[email protected]', emne, prefLocation); } else if (prefLocation=="Cities") { subject="Du har en e-post for Cities Location"; GmailApp.sendEmail('[email protected]', emne, prefLocation); } } }

Naturligvis må du gi tillatelse til GmailApp.sendEmaiJeg fungerer for å jobbe. Det er imidlertid en engangsprosess.

Trinn 5: Nå som alt er på plass, lagre koden ved å klikke på Lagre-ikonet som vist nedenfor.

Kjør koden nå. Dessverre, i fravær av en hendelse, vil du ikke kunne kjøre koden direkte fra Script Editor.

Send inn skjemaet for å få koden til å kjøre. Hvis alt er på rett plass, er sjansen stor for at du får en e-post.

Når du er ferdig, kan du justere koden i henhold til dine krav og legge til individuelle If-Else-betingelser. Samtidig kan du også skrive utkastet til e-posten i henhold til dataene.

Hvordan se etter feil

Å kjøre en kode uten feil ved første gang er sjelden, og for å være ærlig er det mange ting som kan gå galt. For å se etter feil, gå over til Utførelser-fanen, og du vil se alle forekomstene funksjonen har blitt kalt.

Klikk for å se feilene. Her kan du også se hvordan funksjonen har blitt kalt. En Trigger-tag oversettes til en skjemainnsending, mens en Editor-tag betyr at funksjonen ble kjørt gjennom Editor.

Samtidig, hvis du vil krysssjekke verdien av funksjonen, legger du bare til Logger.log (variabel) for å logge dataene.

For eksempel hadde vi påkalt Logger.log (prefLocation) innenfor de individuelle If-Else-betingelsene, og loggen vår så ut som den ovenfor.

Også på Guiding Tech

Å kode eller ikke kode

Den andre metoden kan se litt komplisert ut. Men når du først har fått peiling på hvordan de enkelte funksjonene kalles, blir sjansen litt lettere.

Men på slutten av dagen, hvis du ikke vil skitne hendene dine, kan du sjekke ut Skjemaer for e-postvarsling tillegg. Denne er designet for å sende e-poster basert på betingede svar. Imidlertid er funksjonen for betinget formatering ikke gratis og koster omtrent $4 per måned for en enkeltbrukerlisens.

Så hvis du trenger å sende svar for skjemaene dine av og til, kan du lime inn koden ovenfor i App Script-editoren.