Slik sletter du e-poster automatisk i Microsoft Outlook

Etter Gmail er Microsoft Outlook den mest populære e-postleverandøren der ute. Bedriftene elsker Microsoft Outlook på grunn av dens tette integrasjon med Office 365 pakke. Når det gjelder forbrukere, har Microsoft gjort en prisverdig jobb med lagring, tilgjengelighet på tvers av plattformer og funksjoner.

Outlook-appen er tilgjengelig på iOS, Android, Windows, macOS og Web. Firmaet kjøpte den populære Acompli-appen og Soloppgangskalender for å få fart på utviklingen av mobilappen. Kort sagt, det er tilstrekkelige grunner til å bruke Outlook fremfor rivalene til personlig bruk. Men med bare 15 GB gratis lagringsplass kan du gå tom for lagringsplass. Og med den økende trenden med unødvendige markedsførings-e-poster og spam, er det vanskeligere enn noen gang å filtrere ut de relevante e-postene fra søppelposten.

Microsoft tilbyr funksjonen Fokusert innboks, men den er begrenset til å filtrere ut relevante e-poster for brukeren. Et annet nyttig tillegg er Outlook-regler. Det er Outlooks versjon av

IFTTT. Med regler kan man opprette flere automatiseringer for å flytte visse e-poster til arkivering eller slette e-postdelen.

I dette innlegget vil vi guide deg gjennom funksjonen for Outlook-regler, og vi vil lage noen regler for automatisk sletting og automatisk arkivering av e-poster fra Outlook. Innlegget vil også dekke et annet Outlook-bonustriks for å avslutte abonnementet på irrelevante e-poster fra ett sted. La oss komme i gang.

Last ned Microsoft Outlook

Opprett automatisk slettingsregel fra e-posten

For det første er regelfunksjonen bare tilgjengelig på Outlook Windows/Mac-appen og Outlook Web. I dette innlegget vil jeg nevne trinnene for Outlook-nettversjonen.

Trinn 1: Åpne Outlook Web og logg på med Microsoft-kontolegitimasjon.

Steg 2: Velg en irrelevant e-post og åpne den.

Trinn 3: Trykk på menyen med tre prikker og velg Opprett regel.

Trinn 4: Opprett en regel for å flytte meldingene fra avsenderen til Slettede elementer.

Etter det vil alle e-postene fra avsenderen flyttes direkte til den slettede innboksen. Du kan fortsatt få tilgang til dem fra Slettede elementer-menyen i mappene.

Også på Guiding Tech

Opprett regler for automatisk sletting fra Outlook-innstillinger

Scenariet ovenfor flytter alle e-postene fra avsenderen til slettede elementer, men hva om noen ønsker å slette e-poster med bestemte emner eller bestemte nøkkelord fra meldingsteksten.

Jeg ønsker for eksempel ikke å motta lånetilbud, koronavirusoppdateringer eller annen markedsføringssøppel fra banken min. Jeg ønsker imidlertid å motta den månedlige kontoutskriften og kredittkortregningen i posten. Så, hvordan sette opp slike regler? Følg trinnene nedenfor.

Trinn 1: Åpne Outlook Web og gå til Innstillinger.

Steg 2: Se alle Outlook-innstillinger, og den vil sprette ut den dedikerte innstillingsmenyen.

Trinn 3: Velg alternativet Regler og velg Legg til ny regel.

Trinn 4: La oss kalle det bankregler og legge til en betingelse.

Trinn 5: Legg til søkeord som ikke lenger er relevante for deg, jeg har lagt til meldingsbegrepene som Lån, EMI osv.

Trinn 6: Lag en regel for å flytte alle e-postene til slettemappen og trykk på lagre.

Nå, hver gang du mottar e-poster med lån, EMI eller viktige nøkkelord, vil de automatisk bli flyttet til slettemappen.

La oss lage en annen nyttig regel. Skal vi? Alle bedrifter der ute sender ut koronavirus-relaterte e-poster til brukere. Mens jeg applauderer innsatsen deres, blir det noen ganger slitsomt å lese nyheter om det dødelige viruset daglig. Ved hjelp av Outlook-regler kan du automatisk slette disse e-postene før de når deg.

Trinn 1: Åpne Outlook Web og naviger til Innstillinger > E-post > Regler.

Steg 2: La oss gi den nye regelen 'Coronavirus' navn og legge til betingelser.

Trinn 3: Legg til betingelser som om meldingsteksten inneholder nøkkelordet 'Coronavirus', 'COVID-19', og flytt deretter disse e-postene til slettemappen.

Outlook-regler er en kraftig funksjon, og mulighetene er uendelige. Her er hvordan jeg bruker det. Når jeg er på en ferietur, oppretter jeg en regel for å flytte alle innkommende e-poster til en «Under reise»-mappe og aldri bli forstyrret under familietiden.

Også på Guiding Tech

Avslutt abonnement Irrelevante e-postavsendere

Autoslettingsfunksjonen er nyttig når du vil filtrere ut relevante e-poster fra de falske. Men hva om du vil slutte å motta e-poster fra avsenderen helt. Vel, du kan alltid bruke avmeldingsalternativet fra e-posten.

Men å finne den lille avmeldingsknappen i hver e-post kan være tidkrevende og kjedelig. Heldigvis med Outlook Web, kan du se alle e-postavsendere med en avmeldingsknapp på ett sted.

Trinn 1: Åpne Outlook Web og gå til Innstillinger.

Steg 2: Naviger til Mail > Abonnementer.

Trinn 3: Her vil du se listen over e-postavsendere med en stor avmeldingsknapp.

Trinn 4: Avslutt de unødvendige fra menyen, og du kan også trykke på menyen med tre prikker for å blokkere avsenderen.

Jeg bruker denne funksjonen en gang i kvartalet for å fjerne de irrelevante e-postene fra listen.

Også på Guiding Tech

Bruk Outlook som en proff

Microsoft Outlook pakker en utmerket regelfunksjon. Du kan bruke den til å automatisk slette, automatisk arkivere, innkommende e-poster, flytte dem til forskjellige mapper for en viss tid, og til og med melde av unødvendige avsender fra enkeltmenyen. Løsningen nevnt ovenfor har fungert som et under for oss. Har du funnet ut en annen løsning som ikke involverer noen tredjepartsapp?