Hvordan opprette en e-postgruppe i Outlook

E-post er fortsatt den viktigste kilden til kommunikasjon mellom bedrifter, små bedrifter, forbrukere og markedsførere. Det er tider når du trenger å sende den samme e-posten til en gruppe mennesker ofte. I stedet for å legge til kontakter hver gang i skriv e-postmenyen, kan du opprette en e-postgruppe i Outlook og spar deg selv for bryet.

Etter å ha satt opp en gruppe, kan du legge den inn i e-posten og sende en enkelt melding til flere personer om gangen. For å være tydelig er alle begrepene som kontaktgruppe, kontaktliste, e-postgruppe eller distribusjonsliste de samme. Så ikke bli forvirret blant dem.

Det er viktig for hver Outlook-bruker når han/hun planlegger å sende en masse-e-post til en gruppe mottakere, inkludert ansatte, kolleger eller venner. En gruppe-e-post hjelper hver bruker med å sende en enkelt e-post til flere mottakere på én gang i stedet for en kjedelig kopi-lim-aktivitet.

Tross alt, nesten 400 millioner e-postbrukere stoler aktivt på Outlook som deres primære e-postmedium og møter dette problemet svært ofte. Dette innlegget viser deg hvordan du oppretter en gruppe-e-post i Outlook ved å bruke standardmetoden. La oss komme i gang.

Også på Guiding Tech

Hva er en e-postgruppe

En e-postgruppe (kontaktgruppe) er en samling e-post-ID-er for å sende e-poster ofte. Når en administrator sender en e-post til en e-postgruppe, mottar alle kontaktene i den gruppeetiketten den samme e-posten.

Det ligner på WhatsApp Broadcast, der en administrator sender en melding til kringkastingslisten, og alle i gruppen mottar meldingen.

Bruk Outlook-kontakter til å opprette en e-postgruppe

I eksemplet nedenfor skal vi bruke Outlook-nettet til å opprette en kontaktgruppe. Trikset vil fungere på alle plattformer som Chrome OS, Windows, Mac og til og med Linux.

Her er en trinn-for-trinn-guide for hvordan du oppretter en Outlook-gruppe for å sende massee-poster.

Trinn 1: Åpne Outlook på nettet og logg på med Microsoft-kontolegitimasjon.

Steg 2: Outlook web samler små apper som Outlook-kalender, Outlook-kontakter, Microsoft To-Doog Sticky Notes. Trykk på Outlook-kontakter-ikonet.

Trinn 3: Følgende skjermbilde viser alle Outlook-kontaktene du har lagret på Outlook.

Trinn 4: Hold musepekeren over kontakten du vil legge til i e-postlisten, og klikk deretter på avmerkingsboksen for å velge den. Gjenta for hver kontakt du vil sette på listen.

Trinn 5: Sørg for at hver kontakt du legger til har en e-postadresse knyttet til seg. Ellers vises de ikke i etiketten når du sender dem en e-post senere.

Trinn 6: Etter å ha valgt hver kontakt, klikk på Legg til i listen og velg deretter Ny kontaktliste.

Trinn 7: Gi listen et relevant navn og trykk Enter.

Du kan lage så mange etiketter du vil i Outlook. Ikke glem å gi dem et relevant navn som familie, kontor, bedrift, klienter og mer.

Også på Guiding Tech

Send en e-post ved å bruke e-postgruppe i Outlook

Nå som du har opprettet en liste med Outlook, er det på tide å sende e-posten ved hjelp av Outlook. Følg trinnene til kontaktlisten i Outlook.

Trinn 1: Åpne Outlook på nettet.

Steg 2: Trykk på Compose-knappen i øvre venstre hjørne.

Trinn 3: Fra New Mail-vinduet, begynn å skrive navnet du ga kontaktlisten, og klikk deretter på forslaget når det vises under tekstfeltet.

Trinn 4: Etter å ha valgt kontaktlisten, fyll ut e-posten, og klikk deretter Send-knappen for å sende den til alle i gruppelisten.

I motsetning til Gmail, viser ikke Outlook web de tillagte e-postadressene i skriv e-postmenyen. Den viser ganske enkelt kontaktgruppens navn. Det er en bummer, da du kanskje må dobbeltsjekke kontaktnavn og e-post-IDer før du trykker på Send-knappen.

Rediger en e-postgruppe i Outlook

Hvis du nylig har utvidet familiegruppen eller kontorgruppen din med nye medlemmer, vil du legge dem til i Outlook-kontaktgruppen. Gå gjennom trinnene under rediger e-postgruppen.

Trinn 1: Åpne Outlook-kontakt på nettet.

Steg 2: Velg Alle kontaktlister fra hamburgermenyen.

Trinn 3: Velg kontaktlisten du vil redigere.

Trinn 4: Trykk på Rediger-knappen i kontaktlisten.

Trinn 5: Her kan du enten skrive inn kontaktens navn eller e-postadresse for å legge ham/henne til e-postkontaktgruppen.

Trinn 6: Hvis du vil fjerne en eksisterende kontakt, trykker du på x-merket ved siden av den.

Proff-tips: Hvis du vil ha mindre forvirring blant de opprettede gruppene, legg til en beskrivelse for e-postgruppen.

Outlook-gruppebegrensninger

Før du går videre og begynner å lage Outlook-e-postgrupper, må du forstå noen av denne metodens begrensninger.

• Mens du enkelt kan sende gruppe-e-poster i Outlook, er det en manuell og tidkrevende prosess å opprette en e-postgruppe. Dessuten må du sørge for at du har lagt til e-post-ID-er for hver kontakt du har tenkt å legge til i den gruppen.
• E-postoppfølging er vanskelig. La oss si at du har sendt en e-post til en gruppe mennesker. Noen av dem svarte mens noen ikke gjorde det. Du må utarbeide en individuell e-postoppfølging for hver e-postadresse og sende flere e-poster manuelt.
• En Outlook-gruppe mangler personalisering. Du kan ikke tilpasse gruppe-e-postene dine for individuelle mottakere. Husk at du skriver en e-post for en gruppe og ikke for en enkelt person. En generisk e-post vil ikke gjøre et godt inntrykk sammenlignet med en detaljert og skreddersydd.

Også på Guiding Tech

Send en masse-e-post mens du er på farten

E-postgrupper kan være en velsignelse for noen som håndterer den samme e-posten til en gruppe mennesker. Det er et må-ha-tilskudd for små og mellomstore bedrifter også. På et individuelt nivå frigjør det e-postprosessen og sparer ressurser og tid for deg.