En komplett veiledning for å organisere Gmail for å bruke det effektivt
Miscellanea / / November 29, 2021
Gmail er fortsatt veldig relevant og viktig selv om apper som Slakk og Lag har redusert vår avhengighet av e-post. I følge a McKinsey-rapport, bruker en gjennomsnittlig person fortsatt opptil 28 % av arbeidsuken på e-post. Derfor er det fornuftig å organisere Gmail for å redusere rot og forbedre produktiviteten.
Antallet e-poster vi mottar kan være svimlende, spesielt fra kilder som vi ikke engang husker å abonnere på. Så er det gamle, men viktige e-poster som blir borte i et hav av ferske e-poster. Her er noen kjappe tips og triks for hvordan du organiserer Gmail-e-poster og gir arbeidslivet ditt fornuft.
La oss begynne.
1. Organisere Gmail-innboksen
De fleste e-poster havner i innboksen, som er hovedårsaken til at den er så rotete og overveldende på samme tid. En måte å finne viktige e-poster raskt på er å endre innbokstype for å vise viktige e-poster øverst.
Trinn 1: Klikk på Innstillinger og velg Alle innstillinger.
Steg 2: Gå over til Innboks-fanen der du kan velge standardvisningen ved siden av Innbokstype.
Jeg foreslår at du prøver noen alternativer og sjekker hvilken som passer dine behov:
- Standard: Viser e-poster etter dato og klokkeslett
- Viktig først: Gmail bruker AI for å bestemme hvilke e-poster som er viktige for deg
- Ulest først: Organiser Gmail slik at uleste e-poster vises først
- Stjernet først: E-poster som ble stjernemerket av deg, vises først. Bruk stjerner for å merke viktige e-poster/ID-er
- Prioritert innboks: Google følger med til e-poster som du interagerer mest med, og bruker denne informasjonen til å vise relevante e-poster først
Det er andre innstillinger du bør sjekke ut.
Også på Guiding Tech
2. Organisere Gmail etter mapper/etiketter
Gmail kaller det etiketter, men det betyr det samme. Et sted å filtrere og lagre e-postene dine, slik at den ikke roter i innboksen. Jeg anbefaler å holde det totale antallet etiketter lavt og ikke gå gale med dem. Det kan du også lage nestede etiketter i Gmail, som betyr etiketter inne i en etikett. Det fungerer nesten som en undermappe.
Vi lager et filter som forteller Gmail om å sende en bestemt e-post eller lagre den på den etiketten.
Trinn 1: Åpne e-posten du vil opprette et filter for. Klikk på Etiketter-ikonet øverst for å se en liste over eksisterende etiketter. Ser ut som en pil som peker til høyre.
Steg 2: Du kan velge fra en eksisterende liste med etiketter eller opprette en ny ved å skrive inn navnet øverst. Du kan også administrere etikettinnstillinger herfra.
Lag for eksempel en etikett kalt Reading Digest for alle e-poster du mottar fra Medium eller Quora eller nyhetsbrev som du har abonnert på. Disse e-postene vises ikke i innboksen din nå og går direkte til etikett eller mappe. Du kan også flytte e-poster til etiketter fra denne menyen hvis du ikke vil opprette en ny etikett for den merkelige e-posten.
Du kan også fargekode etiketter. Bla gjennom listen over etiketter i sidefeltet og klikk på menyikonet med tre prikker ved siden av for å velge en farge.
3. Organiser Gmail etter størrelse
Google tilbyr 15 GB ledig plass for alle Google-apper, inkludert Gmail. Går du tom for plass eller vil du rydde litt? Sorter e-poster etter størrelse for å finne og slette e-poster som tar opp plass, men tjener ingen hensikt nå.
Søkeoperatøren er størrelse: bytes. Det betyr at du skal søke etter e-poster som bruker mer enn 15 MB plass størrelse: 15728640. Kommandoen størrelse: mb fungerer også.
Du kan bli kreativ på dette tidspunktet og legge til flere søkeparametere for ytterligere filtreringsresultater som:
- størrelse: mb har: vedlegg
- størrelse: 10mb har: vedlegg filnavn: doc
- størrelse: 10mb større_enn: 5m mindre_enn: 8M
Prøv noen kombinasjoner for å se hva slags resultater du får, og ta det derfra. Gmail vil foreslå noen flere søkeparametere rett under søkefeltet som dato og klokkeslett for å hjelpe deg med å finne det du leter etter.
Proff-tips: Du vet hvordan vi kan lage etiketter til filtrere e-poster. Visste du at du kan bruke #GoogleDrive-etiketten til å lagre vedlegg direkte i en mappe i Disk? Sletting av e-posten etterpå vil heller ikke slette den lagrede filen i Disk.
Også på Guiding Tech
4. Administrer faner
Gmail kommer med mange faner som er aktive som standard. Du trenger ikke eller trenger kanskje ikke alle disse fanene.
Gå tilbake til Innstillinger, og under Innboks-fanen vil du legge merke til kategorier. Det er der du enkelt kan slå av/på disse fanene. Det er ingen måte å opprette nye faner eller tilordne en etikett som en fane. Det hadde vært så kult skjønt.
5. Organiser Gmail etter avsender
Ser etter å finne alle e-poster fra en bestemt avsender. Det er enkelt, og du trenger ikke engang å åpne e-posten for at det skal fungere.
Høyreklikk på e-posten og velg "Finn e-poster fra navn" for å starte søket. Du bør se alle e-postene innen få sekunder.
Google Mail Rocks
Gmail er en av de best utformede leverandørene av e-posttjenester i verden. Det er flere måter å tilpasse den akkurat slik du vil. Det er også skjulte funksjoner, tastatursnarveier, og søkeoperatorer som du kan bruke for å få det du leter etter. Jeg håper tipsene ovenfor hjalp deg med å organisere innboksen din bedre. Kanskje til og med nå innboks null? Fingrene krysset.
Neste: Har du mistet Gmail-e-postene dine? Her er noen måter å gjenopprette tapte Gmail-e-poster og forberede seg på fremtidige katastrofer. Du vil aldri miste en annen e-post.