Hvordan spore utgifter og budsjett fra telefon ved hjelp av Google Docs

Å holde styr på utgifter og holde seg til et budsjett kan være en kjedelig prøvelse. Vi vanligvis samle inn kvitteringer og sett deg ned med hundrevis før du går gjennom dem. Kanskje du har blitt lei av det og til slutt sluttet å beholde dem. Dette er ikke en god praksis, men er vanligvis det som er resultatet av det fysiske bryet og forvirringen ved å holde styr på alle disse kjøpene.

Men hvordan holder du styr på disse utgiftene uten en fysisk kopi av kvitteringene? Dette er ekstremt enkelt med Google Skjemaer. Du kan lage et skjema som skisserer hva du vanligvis ser i en kvittering og registrerer i bøkene dine. Ta med spørsmål på skjemaet som hva kjøpet var for og prisen. Bruk dette skjemaet fra smarttelefonen din rett etter at du har foretatt et kjøp. Dette vil deretter sende skjemaresultatene til et regneark du kan se tilbake på datamaskinen hjemme.

I tillegg til den fine utformingen av transaksjoner, du kan sette opp regnearket for å vise hvor mye penger du har igjen på bankkontoen din (eller i kontanter)

. Spesielt nyttig for studenter og lignende, som alltid er bekymret for å tappe budsjettet gjennom hensynsløs pengebruk før de vet ordet av det.

I denne artikkelen viser vi deg først hvordan du oppretter et Google-skjema for raskt å sende inn utgifter. Vi vil deretter demonstrere hvordan du beregner din tilgjengelige saldo og deretter publisere den i form av en enkel nettside som lett kan nås via nettleseren til enhver mobiltelefon. Til slutt snakker vi om å publisere et diagram over den tilgjengelige saldoen i stedet.

La oss begynne.

1. Lag et Google-skjema

Åpne Google Disk-kontoen din og velg Opprett > Skjema fra menyen.

Skriv inn en skjematittel og velg et tema før du trykker OK.

Vi skal lage dette skjemaet med bare noen få spørsmål. Disse kan tilpasses etter eget ønske. Vi bruker en Pris spørsmål med a Tekst felt som type spørsmål. Dette lar oss legge inn et hvilket som helst beløp vi ønsker.

En pris er ubrukelig uten en kategori av hva kjøpet var for. Lag et nytt felt som er en Flervalg spørsmål som inkluderer vanlige kategorier som Bensin, regninger, dagligvarer, etc.

Klikk Se live-skjemaet fra toppmenyen for å se skjemaet som det er.

Vår ser veldig enkel ut, men kan til og med inkludere bilder eller andre spørsmål. Til slutt kopierer du URL av live-skjemaet og send den til smarttelefonen din. Sørg for at du bokmerker den der for rask og enkel tilgang når det er nødvendig.

Ved siden av Se live-skjemaet knappen er et svaralternativ. Velg dette for å bli bedt om et nytt regnearknavn. Skriv inn et nytt navn og trykk Skape.

Bruk det nye skjemaet til å angi en prøvepris som en Gass kostnader.

Vi kan nå se og publisere resultatene. La oss se hvordan du gjør det.

Kult tips: Sjekk vår artikkel om aktivere e-postvarsler for Google Dokumenter-ark. Det kan også komme godt med i dette tilfellet hvis du har tenkt å dele utgiftslisten med noen.

2. Se og publiser skjemaresultatet

For å se resultater, skriv inn skjemaet og trykk Se svarene for å åpne det nyopprettede regnearket.

Skjemainnsendingen ovenfra er nå kategorisert på riktig sted.

Fordi bare én kategori er fylt ut og vi vil at alle skal være tilstede før vi går videre, skriv inn en null beløp (0) for hver kategori slik. Sørg for at du gjør dette fra siden for liveskjema.

Ved siden av siden, etter at du har fullført alle de tomme kategoriinndataene, skriv inn følgende informasjon som i skjermbildet nedenfor.

De Beløp til å begynne med bør ha hvor mye penger du har tilgjengelig for øyeblikket. Det andre feltet for Total kjøp vil inkludere en formel for å beregne disse transaksjonene mot vårt opprinnelige beløp. Det tredje og siste feltet ringte Beløp å bruke vil være hvor mye penger vi har tilgjengelig etter innsendte priser (fradrag).

For formelen for å beregne det totale kjøpet, skriv inn =SUM(celle: celle). Bytt ut ordene celle med kategorien du har for Pris. Vår er kolonne B.

Nå for den siste cellen på Beløp å bruke, trekk cellen for det totale kjøpte beløpet fra det opprinnelige dollarbeløpet.

Det endelige resultatet vil alltid være en oppdatert celle på hvor mye penger vi må bruke. Legg merke til cellen. Vårt er F5.

Gå til Fil > Publiser på nettet.

Velg riktig ark i den første delen og klikk deretter Begynn å publisere. Velg deretter det samme arket i den nederste delen og skriv inn cellen som inneholder Beløp å bruke verdi. Fordi vår var F5, vi skriver det inn i tekstfeltet. Dette vil sikre at bare den cellen publiseres, som er alt som kreves for å se tilgjengelige penger å bruke.

Lagre URL-en nederst med en vanlig Kopiere kommandoen og send den til telefonen din via en e-post for bokmerking. Dette vil gjøre det veldig enkelt å se på farten.

Resultatet er ganske enkelt én celle som dette, som er synlig i alle nettlesere:

Enhver endring som gjøres fra skjemaet vil gjøre en påfølgende endring i Google-regnearket. Dette vil da automatisk publisere til nettsiden, og dermed oppdatere siden du lagret på telefonen. Du kan nå lage utgiftsposter og se tilgjengelige kontanter til enhver tid. Alt du trenger å gjøre er å besøke den siden i smarttelefonens nettleser.

3. Publiser en oversikt over utgifter

I stedet for å se din tilgjengelige saldo, kan du også lage et diagram av resultatene for å vise en graf over hvor pengene dine går. For dette eksemplet må kategorien plasseres før priskolonnen i skjemaet. Flytt for eksempel kategorispørsmålet over prisspørsmålet for å begynne.

Nå på svarregnearket, gå til Sett inn > Diagram til og bruke kolonnene som dataområder. Velg også Bruk rad 1 som overskrifter.

Velg nå et passende diagram som Pai diagram.

Oppdater kartdetaljene med Oppdater knappen og deretter på diagrammet for å velge Flytt til eget ark.

Tilbake til Fil > Publiser på nettet. Denne gangen velger du diagrammets fane fra den nederste delen slik at du kan få en lenke til diagrammet i form av en nettside.

Kopier den resulterende lenken nederst og bruk denne fra hvilken som helst nettleser for å se en oppdatert kategorivisning av hvor utgiftene dine går.

Konklusjon

Du ser at det er veldig enkelt å sende inn transaksjonen mens du er på farten til et fint regneark uten å åpne Google-kontoen din eller til og med være i nærheten av en datamaskin. Ikke bare dette, du kan enkelt få en oppdatert saldo på kontoen din. Bare ikke del dokumentkoblingen med noen. 😉