Hvordan bruke en tilpasset liste for å sortere data i MS Excel

Hva er det første som slår deg når noen snakker om sortering? Jeg er sikker på at stigende og synkende er to ord som ringer en bjelle. Eller kanskje det er den alltid berømte sorteringshatten fra Harry Potter.

Selv om disse metodene er utprøvde (Sorteringshatten er aldri feil), er det mange andre måter å sortere data på. Ta for eksempel eksempeldataene vist nedenfor. Den har tre kolonner: Navn, Avdeling og Lønn.

Sjefen min ba meg sortere dataene etter Avdeling. Hans krav var verken stigende eller synkende. I stedet ønsket han at dataene skulle sorteres i følgende rekkefølge.

Heldigvis bruker jeg MS Excel for å jobbe med datasett. Og derfor kunne jeg levere resultatene med svært liten innsats og på svært kort tid. Slik kan du bruke funksjonen og bruke tilpasset sortering på MS Excel.

Kult tips: En annen kraftig MS Excel-datafunksjon er Filter alternativ. Les vår guide for bedre å forstå og lære å bruke den.

Trinn 1: Velg dataområdet du ønsker å sortere. For meg var det dataene som ble vist i prøven.

Steg 2: Når du har valgt data, gå over til båndet og bytt til Data fanen. Klikk på Sortere.

Trinn 3: Det vil starte Sortere dialogvinduet. Slipp ned Sorter etter kolonne (her valgte jeg Avdeling), plukke ut Verdier under Sorter på og Egendefinert liste til Rekkefølge.

Trinn 4: Etter at du har klikket på OK du vil bli presentert med et vindu som heter Egendefinerte lister.

Det er sannsynlig at du ikke allerede har lagt til en egendefinert liste hvis du aldri har brukt den før. Så legg til en ny liste, den du trenger, her.

Trinn 5: Under Liste oppføringer, skriv inn verdiene du vil at den egendefinerte listen skal inneholde. Sørg for at listen din er i samme rekkefølge som du vil at dataene skal sorteres. Hver oppføring skal også plasseres på en ny linje. Klikk på når du er ferdig Legge til.

Trinn 6: Listen din vil nå vises under Egendefinerte lister. Marker listen og klikk på OK.

Trinn 7: Tilbake ved Sortere vindu, sørg for at Rekkefølge gjenspeiler den egendefinerte listen du nettopp opprettet. Klikk på OK.

Trinn 8: Det er det. Dataene dine er allerede sortert. Ta en titt på resultatet fra prøven min nedenfor.

Kult tips: Vi har et kult tips om tilpassede lister som hjelper deg velg et tilfeldig navn fra en gitt liste. Og trikset er ikke en innebygd Excel-funksjon. Så ikke glem å ta en titt!

Konklusjon

Jeg husker fortsatt en høyskoleoppgave der vi måtte skrive et program med Java. Oppgaven var å sortere en liste over data i en tilpasset rekkefølge. Det viste seg å være en stor innsats. Og det er akkurat det som får meg til å innse verdien av den tilpassede sorteringsfunksjonen på MS Excel.

Forhåpentligvis hjelper det deg å forenkle arbeidet ditt med Excel.