Slik lagrer du Google-skjemasvar på forskjellige ark enkelt

Google Forms er kanskje en av de mest populære tjenestene for å samle undersøkelser, og det er lett å se hvorfor. Fra legge til betinget logikk til laster opp filer, Forms er en velsignelse for både landmålere og lærere. Men som strømbrukeren i du må vite, er det en smerte å sortere og analysere gjennom hver respons på arket, spesielt hvis du har en horde av svar.

Ville det ikke vært enklere om du kunne lagre hvert Google Form-svar på forskjellige ark automatisk basert på svaret?

Vel, det er nesten 2020, og det ville vært en grusomhet hvis du må gjøre all sorteringen og analysen manuelt. Takket være Google Sheets' enkle formler og funksjon, er det en enkel oppgave å lagre alle skjemasvarene på individuelle ark.

Alt du trenger å gjøre er å finne ut hvordan du vil ha svarene adskilt. Når du har funnet ut forholdene (enkelt tilstand eller flere forhold), er de neste trinnene en lek.

La oss komme i gang.

Metode 1: Bruke Query

Denne metoden bruker søkefunksjonen til Google Regneark. For de som ikke er klar over, bruker denne funksjonen enkle SQL-lignende spørringer for å sortere gjennom tabelldataene i henhold til dine preferanser.

Fra matematiske formler som Sum og Avg til å bruke setninger som Inneholder og Liker, kan du eksperimentere med mye. Og selvfølgelig kan du velge dataområdet der du vil at disse betingelsene skal oppfylles.

Når du er ferdig, kan du legge svarene på forskjellige ark.

Så hvis vi må finne gjennomsnittet av kolonne A, vil spørringen se omtrent slik ut:

=Query (A1:A12,"velg avg (A)")

Her er noen av vilkårene som må oppfylles,

• Spørsmålet må enten være omgitt av anførselstegn.
• Hvis ikke, må spørringen inneholde en referanse til celleverdiene.
• Kolonneverdiene må være enten boolsk, streng eller numerisk.

Denne metoden krever bare et innledende oppsett basert på skjemaets verdier. Når du er fornøyd med de første resultatene av testingen din, kan du dele skjemaet med publikum.

Slik bruker du Sheets spørringsfunksjon for å lagre Google-skjemasvar

Trinn 1: Åpne Google Forms og lag skjemaet ditt. I vårt tilfelle har vi laget et skjema med flervalgsspørsmål (MCQ) da vi ønsker å skille dataene i henhold til bynavnet.

Når du er ferdig, gå over til Responses-fanen og klikk på menyen med tre prikker ved siden av det lille arkikonet.

Velg Velg svardestinasjon fra menyen og klikk på Opprett et nytt regneark. Gi arket et navn som er lett å huske.

Når lenken til regnearket er opprettet, åpner du det via Google Sheets. På dette tidspunktet vil du legge merke til at det første arkets navn er endret til Form Responses 1.

Steg 2: Nå åpner du et annet ark og limer inn følgende formel på den første cellen,

=query('Form Responses 1'!A: E,"Select * Where D='Mumbai'")

Som du kan se, går arknavnet først, deretter celleområdet og deretter den betingede spørringen. Etter å ha endret betingelsen i spørringen, gjenta det samme for alle de andre fanene.

I vårt tilfelle så det tredje og fjerde arket slik ut,

=query('Form Responses 1'!A: E,"Select * Where D='Delhi'")

=query('Form Responses 1'!A: E,"Select * Where D='Kolkata'")

Trinn 4: Nå er alt du trenger å gjøre å sende inn et par testsvar og se magien utfolde seg.

Proff-tips: Hvis du bare vil velge en kolonnes verdi, erstatt * med kolonnenavnet.

Juster spørringen videre

Det som er bra er at arket håndterer å navngi overskriftene, og du trenger ikke å bekymre deg for dem.

Du kan også justere søket ytterligere for å passe skjemaets betingelser. Hvis du for eksempel ønsker å matche en respondents svar med en strengverdi, vil 'Where'-leddet bli erstattet med 'Contains' eller 'Like'-leddet. Og hvis du sammenligner strengverdier, er det alltid lurt å konvertere strengen ved å bruke Upper-funksjonen.

=query('Form Responses 1'!A: E,"Select * Where E Contains 'good'") =query('Form Responses 1'!A: E,"Velg * Der E liker 'god'")

Google Sheets-søkene er heller ikke så avanserte som SQL-setninger. For det første kan du ikke bruke '%'-parameteren til å matche svar med den gitte strengverdien. Det fungerer bare for en eksakt match. Så selv om noen har svart "goood" i svaret, vil ikke spørsmålet ovenfor fange det opp.

På samme måte kan du også leke med datoer.

Merk: Du må bla til høyre for å se eller velge hele formelen som tilbys nedenfor.

Sheets forstår bare datoformatet 'åååå-mm-dd', så du må kanskje angi formatet på kolonnen i utgangspunktet for bedre resultater.

=query (Form Responses 1'!A: D,"velg C, B hvor B > dato '"&TEXT(DATEVALUE("1/1/2000"),"åååå-mm-dd")&"'",1 )

Du kan også legge til mer enn én betingelse på arkene dine. Alt du trenger å huske er å skille de to tilstandene med enten 'Eller' eller 'Og'.

Metode 2: Filtrer

En annen alternativ funksjon som du kan bruke er Filter, for enkel tilstand og er brukbare for å få spesifikke resultater.

For eksempel vil følgende filtrere gjennom rad 1 til rad 7 når verdien av kolonne D1 til og med D2 har navnet Mumbai.

=filter('Form Responses 1'!A1:E7,'Form Responses 1'!D1:D7="Mumbai")

Imidlertid kan denne formelen mislykkes hvis du ser etter automatisk skjemainnsending der antallet rader kan overgå forventningene dine.

Jobb smart

Så det er hvordan du enkelt kan skille Google Forms-svar til forskjellige ark. Det beste er at masterdataene alltid vil være på det første arket som du kan referere til senere.

Den eneste begrensningen er at du ikke vil kunne kopiere innholdet i et ark direkte via 'Kopier til'-funksjonen. I dette tilfellet kopierer Sheets formelen i stedet for innholdet til det nye regnearket, noe som igjen gjør det nye regnearket ubrukelig.

Den gode nyheten er at du fortsatt kan kopiere og lime inn innholdet manuelt.

Neste: Bør du droppe Google Forms for Jot Forms? Les følgende artikkel for å finne hvilken tjeneste som er bygd for deg.