Doo for Mac-gjennomgang: Kraftig tilnærming til dokumenthåndtering

Dokumenthåndtering fortsetter å være en av de hellige gralene i den moderne teknologiverdenen, og alle store teknologiselskaper ser ut til å ha en annen løsning for det. Apples iCloud, med sin enkle, men utilgjengelige tilnærming, gir helt avkall på filstrukturen. Da har vi Google med Google Disk og dens "del med alle"-tilnærmingen, som igjen er veldig lik Dropbox, en annen ekstremt populær plattform for å dele filer og dokumenter på tvers av nettet og forskjellige datamaskiner.

Som en konsekvens av å ha alle disse tjenestene, har vi sannsynligvis alle dokumenter spredt på alle, noe som kan gjøre det litt vanskelig å finne og organisere dem. Legg til det at de fleste av oss fortsatt har med oss ​​fysiske dokumenter som vi også sliter med å organisere, så har du den perfekte oppskriften på kontorkaos.

For å løse dette, Doo.net startet et prosjekt for noen måneder siden som de endelig har begynt å rulle ut i form av native apper for Mac, Windows 8 og mobile enheter (de kommer snart).

Appen kalles ganske enkelt DOO, og gir en ganske unik tilnærming til måten vi organiserer dokumenter på, ved hjelp av en serie smarte verktøy og algoritmer for å bringe orden på ikke bare digitale dokumenter, men også fysiske seg.

Ideen bak DOO

På Mac, gratisappen kan lastes ned fra Mac App Store. Når den er installert, vil DOO be deg om å opprette en mappe for appen, der den vil sentralisere alt innholdet ditt.

Det er på neste trinn hvor vi får se appens smarte tilnærming til dokumenthåndtering: I stedet for bare å prøve å være et annet dokument synkroniseringstjeneste, kobler DOO til dine eksisterende og henter dataene i hver uten å rote med sin egen organisasjon og/eller struktur.

Tjenester som støttes inkluderer Dropbox, Google Disk, dine lokale mapper og til og med e-postkontoene dine, som den får noen av dokumenter vedlagt e-postmeldingene dine.

Slik fungerer DOO

Når mappene og kontoene dine er koblet til appen, begynner den å lese dem og indeksere dem. Det er her noen av DOOs mest innovative verktøy kommer inn i bildet: Appen bruker en rekke smarte algoritmer for å identifisere all relevant informasjon i dokumentene dine og bruke den til å klassifisere dem.

Merk: DOO bruker OCR (Optical Character Recognition) for å trekke ut den viktigste informasjonen fra dine skannede fysiske dokumenter, noe som gjør dem enkle å klassifisere og finne også.

Selvfølgelig ville ikke denne appen vært nyttig i det hele tatt hvis du ikke lett kunne finne dokumentet du vil ha. Heldigvis, når den er indeksert, er DOOs søkefunksjon øyeblikkelig og ekstremt nøyaktig. Resultatene vises rett mens du skriver og kan filtreres etter tagger.

I tillegg kan du bruke appens tidslinjesøkefunksjon, som hjelper deg med å begrense søket etter dato.

Resten av appen fungerer som forventet, og lar deg sortere dokumenter på hvilken som helst måte du vil, enten det er ved å synkronisere tjeneste, etter type, etter arbeidsområde og mer.

DOO tilbyr også sin helt valgfrie skytjeneste (konto kreves), som kan lagre alle dokumentene dine på selskapets egne skyservere, noe som gjør dem tilgjengelige på alle andre enheter der du har applikasjonen installert.

I likhet med de fleste av tjenestene den fungerer med, tilbyr DOO også en gratis tjeneste med en rekke oppgraderingsalternativer. Disse er ikke tilgjengelige ennå, men prisene deres virker rimelige.

Konklusjon

Mens jeg var i tvil i begynnelsen, endte jeg opp med å like DOO og hva den prøver å oppnå. Altomfattende løsninger har en tendens til å bli et rot eller altfor kompliserte, men i dette tilfellet er utviklerne av DOO har laget en app som er enkel og lett å bruke, og perfekt utnytter den kraftige tjenesten som ligger bak den. Jeg må fortsatt se hvordan det blir når det er fullt tilgjengelig på alle enheter, men så langt ser det ut til at det vil leve etter løftet.