Jak wykonać kopię zapasową i zsynchronizować dokumenty Zoho

Jeśli chodzi o wybór między Dokumenty Google, Dokumenty Zoho (pisarz) lub MS Word Online, a najbardziej podstawowym problemem, który przychodzi na myśl, jest dostępność na wielu platformach. Wszystko czego potrzebujesz to przyzwoite połączenie internetowei możesz kontynuować pracę z dowolnego miejsca. A funkcja współpracy jest wisienką na torcie.

Poczujesz dodatkowe poczucie bezpieczeństwa, jeśli wiesz, że masz kopię zapasową, na której możesz się odwołać, jeśli w pewnych nieprzewidzianych okolicznościach nie możesz uzyskać dostępu do podstawowego pliku (ów). Smutna sytuacja, ale jak wszyscy wiemy, przytrafia się najlepszym z nas.

Dzisiaj, biorąc kopia zapasowa plików offline w chmurze jest prawie uważany za normę. I nie trzeba dodawać, że druga droga też jest prawdziwa. W końcu nie chciałbyś stracić cennych danych.

Na szczęście Zoho Docs umożliwia synchronizację plików z usługami takimi jak Dropbox lub umożliwia zapisanie pliku Writer na koncie Dysku Google.

Zobaczmy, jak to zrobić.

Synchronizacja z Dropbox

Zoho Docs również pozwala skonfiguruj swoje konto Dropbox. Jedynym haczykiem jest to, że jest to synchronizacja dwukierunkowa, co oznacza, że ​​wszystkie Twoje pliki na koncie Dropbox zostaną zsynchronizowane z Zoho i odwrotnie.

Aby skonfigurować konto Dropbox, wykonaj poniższe czynności.

Krok 1: Otwórz Zoho Docs i kliknij ikonę Dropbox w prawym górnym rogu. Kliknij Skonfiguruj swoje konto Dropbox.

Teraz zostaniesz przekierowany na nową stronę logowania. Wszystko, co musisz zrobić, to wprowadzić dane swojego konta Dropbox i zalogować się.

Krok 2: Po zweryfikowaniu konta zobaczysz swoją nazwę użytkownika Dropbox. Kliknij go, a zostaniesz przekierowany na stronę konfiguracji synchronizacji.

Zostaną wyświetlone struktury folderów zarówno Dropbox, jak i Zoho Docs, a wszystko, co musisz zrobić, to wybrać odpowiedni folder dla swojego zadania. Po zakończeniu naciśnij przycisk Synchronizuj foldery i to wszystko. Synchronizacja rozpocznie się natychmiast.

Możesz nawet wybrać czasy synchronizacji. W zależności od priorytetu możesz wybrać opcję Synchronizuj w sposób ciągły. Ale powiedziałbym, że skorzystaj z opcji Synchronizuj raz, ponieważ zajmuje się większością rzeczy.

Czy wiedziałeś: Dropbox Paper ma mnóstwo skrótów klawiaturowych do formatowania tekstu.

O czym należy pamiętać

Zoho Docs umożliwia synchronizację tylko jednego folderu Dropbox. Na razie mój folder Dropbox jest pusty, ponieważ nie chcę tych plików w Zoho. Ponadto Zoho nie pozwala na synchronizację podfolderów i plików w tych folderach.

Ponadto, jeśli usuniesz plik w jednej z usług, będziesz musiał ręcznie usunąć pliki w drugiej. Dzieje się tak, ponieważ Zoho Docs nie ma synchronizacji usuwania plików, ponieważ jest to czas pisania.

Synchronizacja z Dyskiem Google

Dokumenty Zoho nie pozwalają na synchronizację foldery lub dokumenty na Dysk Google, z technicznego punktu widzenia. Zamiast tego możesz zapisać plik bezpośrednio na Dysku Google. Możesz użyć tego procesu również do zapisywania plików w folderze Dropbox.

Po zakończeniu pracy nad dokumentem (i wszystkimi zaadresowanymi komentarzami), kliknij Plik > Zapisz na innych dyskach i wybierz Dysk Google z listy.

Zupełnie naturalnie musiałbyś się zalogować i nadać odpowiednie uprawnienia. Po zakończeniu powinieneś być w stanie zobaczyć wszystkie foldery Dysku Google ładnie wyświetlone w małym oknie.

Teraz możesz wybrać lub utworzyć nowy folder, aby zapisać plik. Po prostu naciśnij przycisk „Dodaj do tego folderu”, a Twój dokument zostanie natychmiast przesłany.

Dobrą rzeczą w tym procesie jest to, że możesz wybrać format swojego pliku. Od PDF do DOCX lub ODT, możesz wybierać z przyzwoitej listy opcji. Możesz także dodać więcej niż jedno konto Dysku Google. Ponadto, jeśli jesteś osobą, która ma trochę paranoi w kwestii prywatności i bezpieczeństwa, możesz nawet usunąć konto po zakończeniu pracy.

W obu przypadkach kliknij Opcje > Usuń w oknie Zapisz na innych dyskach.

Niestety ta sama funkcja nie jest dostępna dla prezentacji Zoho lub arkusza kalkulacyjnego Zoho.

Co z kopią zapasową offline?

Chociaż Zoho Docs nie zapewnia natywnego sposobu tworzenia kopii zapasowych plików na komputerze, istnieje pewne obejście. Dzięki temu możesz osiągnąć prawie podobne wyniki. Powiedziałem podobnie, a nie dokładnie.

Jeśli jesteś zwykłym użytkownikiem Zoho Docs, musisz już wiedzieć, że umożliwia pobieranie plików na komputer. Dobrą rzeczą jest to, że Zoho Docs zapewnia wiele opcji do wyboru. Tak więc, niezależnie od tego, czy chcesz zapisać plik jako plik PDF, czy jako zwykły plik tekstowy, wybór należy do Ciebie.

Aby to zrobić, otwórz Plik, kliknij Pobierz jako i wybierz jedną z opcji. Możesz także zdecydować się na ochronę swoich plików hasłem na wypadek korzystania z udostępnionego komputera.

Porada dla profesjonalistów: Zoho Writer oferuje tryb pisania bez rozpraszania o nazwie Focus Typing. Aby uzyskać do niego dostęp, kliknij Narzędzia> Opcje układu i przełącz przełącznik na Focus Typing.

Witamy pokoju!

Dzięki nowoczesnemu dotykowi i fajnym narzędziom do edycji Zoho Docs jest trafnym narzędziem do wszystkich zadań związanych z przetwarzaniem tekstu lub arkuszami kalkulacyjnymi. Dodatkowo schludne funkcje współpracy to wisienka na górze. A kiedy już wymyślisz właściwy sposób tworzenia kopii zapasowych wszystkich ważnych dokumentów, powiedziałbym, że zostaniesz posortowany.

Dalej w górę: Mówiąc o współpracy, czy wiesz, że Zoho Writer pozwala blokować dokumenty podczas współpracy? Przeczytaj poniższy post, aby poznać wszystkie ukryte wskazówki i triki.