Kompletny przewodnik po archiwizacji wiadomości e-mail w programie Outlook 2010
Różne / / December 02, 2021
Większość z nas, którzy korzystają z popularnych internetowych usług poczty e-mail, takich jak Gmail i Outlook.com prawdopodobnie nigdy nie martw się o archiwizację, biorąc pod uwagę, że mamy GB miejsca w chmurze do naszej dyspozycji. Jeśli jednak jesteś praca w organizacji, lub masz edukacyjne konto e-mail, na którym masz ograniczoną przestrzeń na serwerze do przechowywania wiadomości e-mail, od czasu do czasu musisz je archiwizować.
![Archiwum poczty e-mail programu Outlook 2010](/f/0a34b8d189910cc0fb54e5bb76122463.png)
Dlatego dzisiaj powiemy Ci wszystko, co musisz wiedzieć o archiwizowaniu wiadomości e-mail w kliencie poczty e-mail Outlook 2010, który można łatwo zaimplementować również w innych jego wersjach.
Zacznijmy więc od tworzenia archiwum poczty e-mail w programie Outlook 2010.
Tworzenie pliku archiwum
Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to utworzyć nowy plik archiwum, który będzie przechowywać wszystkie e-maile lokalnie na twoim komputerze. Aby go utworzyć, kliknij Menu Plik na Perspektywy 2010 i wybierz opcję Narzędzia do czyszczenia. Nie martw się, nie usuniemy żadnych Twoich e-maili.
W Narzędziach do czyszczenia zobaczysz opcję o nazwie Archiwum. Kliknij go, aby otworzyć okno tworzenia archiwum. W oknie wybierz foldery, które chcesz zarchiwizować. Możesz także wybrać całą skrzynkę odbiorczą, jeśli chcesz. Aby uwzględnić stare e-maile w momencie tworzenia archiwum, wybierz odpowiedni zakres dat.
![Archiwizuj Outlook](/f/fe3745d2a4072c3ab14c93fe973904ea.png)
Na koniec podaj lokalizację, w której chcesz zarchiwizować pliki, i kliknij przycisk OK. Możesz także wybrać swój dysk współdzielony jeśli jest zmapowany na twoim komputerze. Outlook utworzy plik PST, aby zapisać wszystkie e-maile jako archiwum w twoim systemie.
![2 Ustawienia archiwum](/f/b750f2958a8fab5020fe80034565e5b0.png)
Po utworzeniu archiwum zobaczysz Sekcja archiwum poniżej folderów skrzynki pocztowej w lewym panelu. Wstępna archiwizacja może zająć trochę czasu w zależności od liczby e-maili zawartych w archiwum.
Zarchiwizowane wiadomości e-mail będą miały taką samą strukturę jak Twoja internetowa skrzynka pocztowa, ze wszystkimi folderami i podfolderami. Jeśli do archiwizacji wybrałeś tylko określone foldery, automatycznie zostaną uwzględnione wszystkie podfoldery.
![3 Utworzono archiwum](/f/702ca9291c7fb9530c7809b62aab8bad.png)
Przenoszenie e-maili do archiwum
Możesz przenieść wiadomość e-mail do archiwum, po prostu upuszczając ją w sekcji archiwum na pasku po lewej stronie. Aby zbiorczo przenieść e-maile, wybierz te, które chcesz przenieść, i kliknij je prawym przyciskiem myszy, aby otworzyć menu kontekstowe. Tutaj wybierz Archiwum foldery w sekcji folderów i kliknij OK, aby przenieść e-maile.
![4 Automatyczne archiwum](/f/c6150e94a2077875aa84ee0f6e26214b.png)
Możesz także utworzyć ustawienia automatycznego archiwizowania wiadomości e-mail. Jeśli chcesz utworzyć automatyczne archiwum tylko dla określonego folderu w swojej skrzynce pocztowej, kliknij folder prawym przyciskiem myszy i wybierz Nieruchomości.
Tutaj przejdź do Archiwum automatyczne i wybierz ustawienia, które najbardziej Ci odpowiadają. Aby zaimplementować regułę autoarchiwizacji w całej skrzynce pocztowej, otwórz Opcja Outlook z menu i wybierz Zaawansowane ustawienia.
![6 Automatyczne archiwum](/f/30f3feeedb28134556d9c69899e38f88.png)
Tutaj kliknij na Ustawienia autoarchiwizacji i utwórz reguły automatycznej archiwizacji e-maili w Twojej skrzynce pocztowej.
Przenoszenie pliku archiwum
Czasami musisz przełączyć się z jednego komputera na drugi (uaktualnienie ze starego) lub może zabraknąć miejsca na dysku współdzielonym organizacji. W takich okolicznościach będziesz musiał przenieść swoje pliki archiwum i ponownie połączyć je z Outlookiem. Zobaczmy więc, jak można to zrobić.
Odłącz i przenieś plik archiwum
Zanim przeniesiesz plik archiwum, musimy usunąć link z Outlooka. Aby to zrobić, otwórz Menu Plik i wybierz opcję Ustawienia konta.
![7 Archiwum linków](/f/f818c936300dc65d92e110e2acb0e6d3.png)
W ustawieniach konta przejdź do sekcja Pliki danych i zobaczysz plik archiwum, który utrzymywałeś w bieżącym systemie.
Wszystko, co musisz teraz zrobić, to wybrać plik archiwum i kliknąć Usunąć przycisk. Nie martw się, nie usuniesz pliku archiwum, ale usuniesz tylko jego link w Outlooku.
![8 Zarządzanie plikami danych](/f/6e14b7bc20c57c78b4652e3a7e6653ad.png)
Teraz przenieś plik do nowej lokalizacji, korzystając z dowolnego z dostępnych dysków.
Łączenie pliku archiwum
Aby połączyć plik archiwum z programem Outlook, otwórz Sekcja Plik danych ponownie z ustawień konta w Outlooku i kliknij Dodaj przycisk. Teraz zaimportuj plik PST archiwum, którego kopię zapasową utworzyłeś, i otwórz wiadomości e-mail z sekcji archiwum.
Kompaktowanie pliku archiwum
Jeśli zapisujesz plik archiwum na lokalnym dysku twardym, prawdopodobnie nie musisz się martwić rozmiarem pliku archiwum, ale jeśli jest to dysk współdzielony w organizacji lub na koncie w chmurze, w którym masz ograniczoną przestrzeń dyskową, rozsądnym rozwiązaniem byłoby kompaktowanie pliku archiwum w celu zaoszczędzenia miejsca robić.
![9 Kompaktowe archiwum](/f/1d937b777c169e764cd2cbd7b26c2213.png)
Aby zmniejszyć rozmiar archiwum, kliknij prawym przyciskiem myszy sekcję Archiwum w prawym okienku i wybierz Właściwości pliku danych. Tutaj kliknij na Przycisk Zaawansowane aby otworzyć plik danych programu Outlook. Teraz wystarczy tylko kliknąć Kompaktowy teraz przycisk, aby zmniejszyć rozmiar pliku archiwum.
Wniosek
To było prawie wszystko, co należy wiedzieć o archiwizowaniu wiadomości e-mail w programie Outlook 2010 i jestem prawie pewien, że możesz również wykonać te czynności w programie Outlook 2013. Jeśli masz dodatkowe wątpliwości dotyczące archiwizacji e-maili, po prostu zostaw komentarz, a chętnie Ci pomożemy.
Najlepsze źródło obrazu: David Boyle