Jak śledzić zmiany, używać komentarzy w udostępnionym dokumencie MS Word
Różne / / December 02, 2021
W biurze czasami musimy stworzyć udostępniony dokument mianowicie. jeden dokument do wykorzystania przez wiele osób. W takim przypadku oczywiste jest również, że uprzywilejowani wprowadzą zmiany w dokumencie; i czasami wprowadzają zmiany, których inni nie mogą zrozumieć.
Dlatego dobrym pomysłem jest śledzenie zmian wprowadzonych w udostępnionym dokumencie. Podstawowym sposobem na to jest dodanie komentarza po dokonanej zmianie lub powiadomienie współpracowników po dokonaniu edycji. Ale nie zawsze jest to zbyt wygodne, zwłaszcza jeśli dokument jest duży. Na szczęście MS Word ma tu twoje wsparcie.
MS Word zapewnia dwa doskonałe narzędzia zwane Komentarz oraz Śledzenie zmian pod jego Przejrzeć patka. Chociaż widziałem, jak bardzo niewiele osób z nich korzysta, ci, którzy używają, wiedzą, jak łatwe mogą być rzeczy, gdy zdobędziesz te dwie doskonałe funkcje. A dzisiaj poprowadzimy Cię przez podstawy ich praktykowania.
Używanie komentarzy w MS Word
Ta funkcja pomoże Ci przekazać innym użytkownikom (mających dostęp do dokumentu) Twoje opinie lub sugestie dotyczące pewnych rzeczy. Na przykład zaznacz tekst (tak jak robię to w moim artykule) i naciśnij
Nowy komentarz Ikona. Zwróć uwagę na etykietę (s1) i odpowiedni komentarz, który został do niego dodany w lewym okienku.Teraz, gdy inni użytkownicy otworzą dokument, mogą wyświetlić komentarz, zaakceptować Twoją opinię lub zostawić własne komentarze. Z narzędzi wstążki możesz: Kasować komentarze, a nawet przeskocz do Poprzednie Następne komentarz.
Używanie śledzenia zmian w MS Word do śledzenia edycji dokumentów
Jak sama nazwa wskazuje, ten zestaw Ci pomoże śledzenie zmian które są dokonywane na dokumencie. Moment, w którym uderzasz Śledzenie zmian, cokolwiek wpiszesz, pojawi się na czerwono i zostanie podkreślone. A cokolwiek usuniesz, dostanie przekreślony ( lubię to ) zamiast być usuwane.
ten pionowa linia po lewej stronie rozciąga się przez całą długość zawierającą wszelkie zmiany. Wraz z tym Okienko recenzji (można wywołać ze wstążki) pokaże szczegóły dotyczące wprowadzanych zmian. W ten sposób właściciel będzie miał dokładną wiedzę na temat zmian wprowadzonych w dokumencie.
Zmiany te można teraz zaakceptować lub odrzucić, wybierając opcję kliknięcia prawym przyciskiem myszy.
Poza tym możesz zobaczyć poprawki w format balonu (zdjęcie poniżej) lub sprawdź różne wersje dokumentu (przełącz opcje w menu rozwijanym mówiąc Ostateczne wyświetlanie znaczników; pokazane na pierwszym obrazku).
Istnieje wiele innych czynności związanych z formatowaniem i zmianą kolorów, do których możesz się zastosować. I jestem pewien, że poznasz te opcje, gdy opanujesz podstawy.
Wniosek
Celem tego artykułu było omówienie podstaw, które pomogą Ci rozpocząć pracę z tymi dwoma wspaniałymi narzędziami w MS Word. Jeśli korzystałeś z nich wcześniej, możesz podzielić się kilkoma sztuczkami i wskazówkami, które znasz, z innymi naszymi czytelnikami. Dla tych, którzy zamierzają zacząć, opowiedz nam o swoich doświadczeniach z użyciem go po raz pierwszy.