Jakie są zalety SharePointa? – TechCult
Różne / / April 07, 2023
Program SharePoint jest zintegrowany z pakietem Microsoft Office, co oznacza, że użytkownicy mogą tworzyć, edytować i współpracować nad nimi dokumentów przy użyciu znanych aplikacji pakietu Office, takich jak Word, Excel i PowerPoint, a następnie zapisywać je bezpośrednio w SharePoint. Tutaj, omówiliśmy korzyści płynące z używania SharePoint do zarządzania dokumentami i sprawdziliśmy, czy aplikacja jest odpowiednia dla biznesu lub innego rodzaju pracy, którą wykonujesz. Ze względu na różne korzyści, które nie zostały ujawnione w artykule, ludzie uciekają się do tej opcji. Rozwiejesz też wątpliwości, czy SharePoint PaaS czy SaaS. Przeczytajmy więc o zaletach SharePoint, aby dowiedzieć się więcej na ten temat.
Spis treści
Jakie są zalety SharePointa?
SharePoint zapewnia centralną lokalizację do przechowywania i zarządzania wszystkimi typami dokumentów, ułatwiając członkom zespołu dostęp do plików i współpracę nad nimi z dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu. Tutaj dowiesz się o zaletach SharePoint, korzyściach SharePoint dla biznesu, wyjaśnisz swoje zapytania, takie jak SharePoint PaaS lub SaaS, czy nie i wiele więcej w szczegółach.
Co to jest Microsoft SharePoint?
Microsoft SharePoint to solidna, wysoce elastyczna i wszechstronna platforma do udostępniania plików między pracownikami Urzędu. Możesz przeczytać informacje w sekcji, aby lepiej zrozumieć prezentację korzyści programu SharePoint.
- Składa się z bezpiecznego internetowego systemu współpracy i zarządzania dokumentami i jest obsługiwany przez firmę Microsoft.
- Ta aplikacja służy do udostępniania dokumentów, wyszukiwania zaawansowanego i współpracy nad zawartością. Oprócz tego obsługuje również podstawowe operacje, takie jak udostępnianie informacji, przejrzystość i współpraca.
- Ponad 75% firm z listy Fortune 500 korzysta z tej aplikacji w celu usprawnienia procesów biznesowych, a tym samym zmniejszenia związanych z tym kosztów. Jeśli więc zastanawiasz się, czy program SharePoint jest godny, być może możesz zaufać wyborowi korporacji wielonarodowych.
- Łatwy w użyciu i dobrze zaprojektowany interfejs użytkownika, podobny do tego z Office 365, pomaga w uzyskaniu najlepszego doświadczenia użytkownika.
- Jedynym wymogiem korzystania z platformy jest posiadanie działającej przeglądarki internetowej oraz aktywne połączenie z Internetem.
Przeczytaj także:Jak rozwiązać problem niedozwolonego składnika Web Part edycji programu SharePoint
Po przeczytaniu ogólnego wprowadzenia do aplikacji SharePoint możesz otrzymać dodatkowe pytania, takie jak SharePoint PaaS lub SaaS. Czytaj dalej artykuł, aby znaleźć odpowiedzi na te pytania.
W tej sekcji przedstawiono zalety SharePoint, które pomagają w zarządzaniu biznesem i innymi działaniami. Może to pomóc w dopracowaniu zrozumienia aplikacji, a tym samym zdecydować o odpowiedzi na pytanie, czy program SharePoint jest godny.
1. Zarządzanie dokumentami i współpraca
Głównym zastosowaniem tej aplikacji jest zarządzanie dokumentami i zapewnienie perfekcyjnej współpracy. Możesz uporządkować informacje firmowe w celu łatwego dostępu, dostępu i usprawnienia przepływu informacji oraz dostępu do pamięci masowej w chmurze za pomocą urządzeń mobilnych. Poniżej wymieniono ogólne korzyści płynące z używania programu SharePoint do zarządzania dokumentami.
- Pomaga to podejmować lepsze decyzje, dotrzymywać terminów, rozumieć wspólną strategię biznesową i korzystać z funkcji mobilności umożliwiającej udostępnianie plików jednym kliknięciem. Platforma chmurowa zapisuje pliki w chmurze.
- Udostępniaj dokumenty w celu uzyskania opinii lub recenzji i komentarzy indywidualnie w czasie rzeczywistym, zapisuj plik w bibliotece programu SharePoint, zapewniaj dostęp interesariuszom i informuj innych o edycji za pośrednictwem poczty e-mail.
- Inną podobną funkcją do przeglądu jest funkcja Metadane, która pomaga zachować informacje do śledzenia dokumentów i konsolidować pliki dla jednego projektu. Możesz także utworzyć jedną kolumnę dla każdego elementu zamiast folderów w hierarchii. Pomaga to filtrować dane i szybko uzyskiwać informacje.
- Popraw przepływ pracy i podejmowanie decyzji, ponieważ aplikacja automatycznie synchronizuje zmiany wprowadzone przez członków zespołu w dokumencie, eliminując w ten sposób wiele wersji. Wraz z tym możesz zobaczyć całą historię wersji dokumentu i zanotować redaktorów w dokumencie.
- Wraz z kontrolą wersji dostępne są inne funkcje, takie jak wyewidencjonowanie i zaewidencjonowanie dokumentu, wyszukiwanie dokumentów, powiadomienia o uprawnieniach, dostosowane szablony obiegu dokumentów i alerty dotyczące dokumentów umożliwiają natychmiastowe łączenie się z członkami zespołu za pośrednictwem czatu i Udostępnij ekrany.
2. Zarządzanie zawartością
Oprócz tego może służyć do przygotowywania i planowania treści, w tym dokumentów Office, do publikowania na różnych stronach internetowych i platformach społecznościowych. Korzyści z używania SharePoint do zarządzania dokumentami i dystrybucji treści można przypisać określonej funkcji. Pomaga udostępniać treści w organizacji i poza nią, tworzyć i edytować zadania oraz konwertować dokumenty z jednego formatu na inny, w tym formaty plików PDF, Word i Excel. Ponadto można go używać do tworzenia, modyfikowania i usuwania zawartości dowolnej utworzonej witryny, a nawet tworzenia nowej witryny od podstaw.
3. Szybkie usprawnienie procesów biznesowych
Wraz ze spójnym i usprawnionym interfejsem użytkownika możesz gromadzić i organizować dane w jednym miejscu oraz informacje od dostawców, komunikacja z klientami czy interakcje z partnerami są zestawiane w oparciu o formularze rozwiązania. Twórz portale analizy biznesowej i wyświetlaj dane na pulpicie nawigacyjnym, portalach internetowych lub kartach wyników, aby podejmować lepsze decyzje. Śledź i śledź preferencje klientów, prognozuj wahania popytu i podaży, zbieraj i publikuj dane przechowywane w portalu oraz twórz udostępniać je użytkownikom w organizacji oraz wyodrębniać i publikować informacje ze źródeł takich jak Excel, OneNote i Microsoft SQL Serwer. Ponadto podstawowe funkcje, takie jak wersjonowanie plików, indeksowanie, opcja wyszukiwania zaawansowanego oraz interfejs WWW pozwalają na usprawnienie procesów biznesowych.
Następujące funkcje to zalety programu SharePoint, które należy wziąć pod uwagę, decydując się na platformę o jednym przeznaczeniu.
4. Wbudowana wielozadaniowa funkcjonalność
Aplikacja ma wbudowaną funkcję dostosowaną do prac wielozadaniowych i zapewnia elastyczność w operacjach zmianowych. Możliwości dostosowania aplikacji do różnych opcji są wymienione poniżej.
- Zarządzaj funkcjami wewnętrznymi: Pomaga w udostępnianiu informacji, planowaniu zadań i zarządzaniu kontaktami, pełniąc tym samym funkcję wewnętrznej strony internetowej Firmy. Dzięki temu korzyści płynące z wykorzystania SharePoint do zarządzania dokumentami wydają się pomagać w prawidłowym funkcjonowaniu.
- Specyficzny dostęp dla administratorów: Na podstawie statusu dokumentu administrator może przypisywać użytkownikom różne poziomy uprawnień i zezwalać interesariuszom na ich udostępnianie i edytowanie.
- Inne funkcje: Oprócz zarządzania plikami i udostępniania dokumentów może to służyć do uzyskiwania informacji biznesowych, zarządzania serwisami społecznościowymi i wykonywania innych operacji wirtualnych.
5. Scentralizowana administracja
Korzystając z jednego pulpitu nawigacyjnego, możesz uzyskać szybki dostęp do funkcji operacyjnych, w tym ustawień bezpieczeństwa, kopii zapasowych witryn i danych witryn, przywracać i aktualizować uprawnienia.
- Przesyłaj dane, śledź dokumenty i zarządzaj nimi oraz usprawniaj i automatyzuj procesy i operacje biznesowe, ułatwiając pracę nad projektami grupowymi.
- Korzystaj z usługi VPN podczas połączenia z siecią na serwerach firmowych, aby uzyskać dostęp do danych i dokumentów, pomagając w ten sposób w zarządzaniu plikami.
6. Dostosowywanie
Kolejną podstawową funkcją jest personalizacja, czyli możliwość modyfikowania lub utrzymywania domyślnych funkcji. Twórz niestandardowe elementy, dostosowuj interfejs lub stwórz osobisty interfejs użytkownika i korzystaj z funkcji przeciągnij i upuść, aby łatwo poprawić wrażenia użytkownika. Witrynę intranetową można również modyfikować w oparciu o projekt, nawigację, zawartość i funkcje.
7. Konsolidacja witryny
Aplikacja umożliwia integrację wszystkich witryn i współdzielonych środowisk pracy w jedną platformę, zmniejszając w ten sposób koszty administrowania witryną. Wewnętrzni członkowie zespołu mogą uzyskiwać dostęp do skonsolidowanych witryn internetowych i intranetowych oraz zarządzać nimi, co pomaga im zarządzać dokumentami i zmieniać kontrolę dostępu. Oprócz tego mogą tworzyć witryny intranetowe dla wewnętrznej wygody, automatyzować zadania i opracowywać niestandardowe aplikacje.
8. Integracja
Jeśli chciałbyś mieć skonsolidowaną platformę do integracji z innymi platformami, możesz przeczytać tę funkcję w zaletach SharePoint. Aplikacja korzysta z łatwych technik integracji, takich jak SOAP lub Simple Object Access Protocol, XML lub Extensible Mark-up Language, oraz moduły obsługi zdarzeń dla dokumentów i list. Oprócz aplikacji biznesowych, takich jak Microsoft Office Suite, MS Exchange Server, MS Unified Komunikacja, ERP, CRM i inne systemy back-office, można zintegrować z przeglądarkami internetowymi i web Aplikacje. Jedynym ograniczeniem jest to, że wersja SharePoint Online jest ograniczona do przeglądarek internetowych Microsoft Edge i Internet Explorer.
9. Rozszerzona ochrona
Dzięki zaawansowanym funkcjom bezpieczeństwa, które wykorzystują zapory ogniowe, aby zapobiec nieautoryzowanemu użyciu, możesz efektywnie zarządzać danymi biznesowymi i przechowywać informacje w rozwiązaniach chmurowych. Aktualizacje przepływu pracy i uwierzytelnianie są regularnie aktualizowane, aby zmniejszyć ryzyko przestojów i nieautoryzowanego dostępu, a tym samym zapewnić niezawodną integralność danych.
Aby upewnić się, że poufne informacje są nienaruszone, konfiguracje zabezpieczeń, dostęp i edycja są wykonywane na poziomie dokumentu lub elementu. Ponadto możesz skonfigurować różne ustawienia kontrolowania możliwości udostępniania, przechowywania, audytu, niezawodnego szyfrowania danych i tworzenia kopii zapasowych w chmurze, aby zapewnić bezpieczeństwo danych. Kolejną zaletą programu SharePoint jest to, że umożliwia ustawienie zabezpieczeń dla poszczególnych poziomów plików lub dla określonego zestawu dokumentów, witryn, folderów i list w celu wyeliminowania wszystkich zagrożeń bezpieczeństwa.
10. Rozwiązanie problemu
Kolejną zaletą programu SharePoint jest to, że zastępuje on tradycyjną metodę wymagania od twórców stron internetowych ulepszenia lub stworzenia systemu zarządzania bazą danych. Wykorzystuje interfejsy APIS lub Application Programming Interfaces, aby pomóc w zarządzaniu bazami danych zarówno w SharePoint Online, jak i SharePoint Server w tym samym celu. Ma wysoce responsywną funkcję, która pomaga prowadzić rejestr raportów biznesowych i odpowiadać na zapytania klientów, a także odpowiadać organizacji i pomagać w tworzeniu rozwiązań. Łatwo jest zarządzać łącznością danych biznesowych i wykonywać operacje zgodnie z zapotrzebowaniem.
Przeczytaj także:Niesamowite porady i wskazówki dotyczące biblioteki dokumentów programu SharePoint
Korzyści programu SharePoint dla firm
Aplikacja Microsoft SharePoint służy do tworzenia wielu aplikacji i stron internetowych oraz wykonywania operacji udostępniania. Korzyści z SharePoint dla biznesu podane są w punktach poniżej.
- Aplikacje Workflow, bazy danych List, funkcje bezpieczeństwa i inne części internetowe pozwalają nam tworzyć nowe produkty, które obejmują strony internetowe i powiązane podstrony.
- Kolejną korzyścią programu SharePoint dla biznesu jest to, że pomaga w łączeniu się i współpracy z innymi zespołami biznesowymi, organizowaniu spotkań i omawianiu różnych koncepcji.
- Twórz sieci intranetowe lub prywatne, aby organizować i przechowywać w nich dane firmowe. Ta funkcja jest jak strona internetowa i można łatwo zarządzać wpisami plików na serwerze intranetowym.
- Twórz podstrony dla różnych działów, np. marketingu, aby kategoryzacja informacji była możliwa, a identyfikacja konkretnych danych była prosta. Można to uznać za korzyść SharePoint dla biznesu, ponieważ może zawęzić czas spędzony na wyszukiwaniu informacji.
Prezentacja korzyści programu SharePoint
W tej sekcji wymieniono przypadki użycia lub opcje korzystania z programu SharePoint. Możesz znaleźć prezentację korzyści SharePoint wymienioną w sekcji i sprawdzić, czy platforma nadaje się jako platforma wielozadaniowa.
- Zarządzanie kluczowymi informacjami- Udostępnianie plików i utrzymywanie plików w Bibliotece dokumentów to kluczowa funkcja, w której można sprawdzić wszelkie istotne informacje. Oprócz tego platforma może służyć jako katalog osób, czyli sprawdzić dane osób, które mają dostęp do edycji lub udostępniania plików i wiele więcej.
- Zarządzanie witryną- Kolejną korzyścią płynącą z używania SharePoint jest tworzenie stron internetowych i zarządzanie nimi. Można go używać do tworzenia osobistych witryn i używania jako osobistego dziennika lub tworzenia witryn blogów w celu udostępniania cennych informacji szerokiemu gronu odbiorców. Dodatkową prezentacją korzyści programu SharePoint jest możliwość korzystania z firmowych witryn sieci społecznościowych, takich jak Yammer.
- Zarządzanie zdarzeniami- Ta platforma może być używana do zarządzania dowolnym wirtualnym wydarzeniem, które jest hostowane online. Jak wspomniano wcześniej, może to służyć jako katalog osób i zapisywać informacje o osobach biorących udział w wydarzeniu. Wraz z tym możesz przeprowadzać ankiety i zadawać pytania na forach dyskusyjnych, aby poznać opinie ludzi.
Czy SharePoint jest PaaS czy SaaS?
SharePoint jest SaaS, w skrócie Software as a Service. SaaS to połączenie IaaS lub infrastruktury jako usługi, PaaS lub platformy jako usługi, aplikacji i danych. Ta połączona usługa pomaga uczynić platformę rentowną i godną zaufania. Aby odpowiedzieć na pytanie, czy SharePoint PaaS czy SaaS, możemy zapisać to jako:
SaaS = IaaS + PaaS + aplikacja + dane
- Ten model usług oferuje wysoki czas pracy dla większości usług do 99,99 SLA, w którym CSP lub dostawca usług w chmurze wykonuje większość operacji.
- Ponieważ większość ustawień jest wstępnie skonfigurowana przez platformę Microsoft, wystarczy skonfigurować rekordy DNS platformy.
- Platforma jest SaaS, ponieważ może pomóc w zarządzaniu aplikacjami, danymi, poprawkami bezpieczeństwa, systemami operacyjnymi, sprzętem i obiektami związanymi z centrum danych.
- Usługa SaaS na platformie pomaga w zarządzaniu automatyzacją przepływu pracy dla firm. Proces każdej operacji składa się z trzech faz, którymi są publikowanie informacji do zatwierdzenia, zbieranie opinii na temat plików i powiadamianie następnej osoby przez e-mail o stanie elementu. Mając odpowiedź na pytanie, czy SharePoint PaaS czy SaaS, możesz zrozumieć najlepszą cechę usługi. Wspomniany wcześniej nieprzerwany przepływ pracy jest zapewniany przez usługę SaaS dla platformy.
Czy SharePoint jest godny?
Tak. Microsoft SharePoint jest rzeczywiście godną uwagi platformą, ponieważ można jej używać do różnych celów. Będąc opłacalną opcją, pozwala to na uzyskanie wielu korzyści na renomowanej platformie. Możesz wziąć to pod uwagę decydując się na zakup alternatywnej opcji udostępniania plików. Jednak prawdziwa odpowiedź na pytanie, czy SharePoint jest godny, zależy od wymagań użytkownika w zakresie rozwiązywania doraźnych i długoterminowych problemów. Jest to również bardzo przydatne, jeśli szukasz opcji dostosowania intranetu.
Zalecana:
- Jak długo Yahoo przechowuje stare konta e-mail?
- Jak odinstalować i ponownie zainstalować program Outlook
- Niesamowite porady i wskazówki dotyczące listy programu SharePoint, które musisz znać
- Jak utworzyć listę SharePoint
Artykuł wyjaśnia o zalety SharePointa aplikacja. Mamy nadzieję, że udało Ci się dowiedzieć o korzyściach programu SharePoint dla firm i usunąć zapytanie dotyczące tego, czy SharePoint PaaS lub SaaS, czy nie. Pomóż nam ulepszyć, dzieląc się swoimi pytaniami i sugestiami w sekcji komentarzy. Daj nam również znać, która z tych funkcji wydaje Ci się przydatna.
Elon jest pisarzem technicznym w TechCult. Od około 6 lat pisze poradniki i porusza wiele tematów. Uwielbia omawiać tematy związane z systemem Windows, Androidem oraz najnowszymi sztuczkami i wskazówkami.