8 najlepszych wskazówek dotyczących programu SharePoint dla początkujących — TechCult

Jeśli Twoja firma potrzebuje doskonałego narzędzia, rozważ użycie SharePoint. Umożliwia łatwe tworzenie witryn oraz efektywne zarządzanie i przechowywanie informacji. Chociaż to narzędzie oferuje wiele funkcji, może być przytłaczające dla nowych użytkowników. Aby pomóc Ci w pełni wykorzystać możliwości, stworzyliśmy poniżej pomocny przewodnik z poradami i wskazówkami dotyczącymi programu SharePoint dla początkujących.

Najlepsze porady dotyczące programu SharePoint dla początkujących

Chociaż SharePoint nie otrzymuje wielu aktualizacji, nadal ma nowoczesny wygląd i ma wszystkie niezbędne funkcje, aby zapewnić dobre wrażenia użytkownika. Najlepsze jest to, że jest dostępny na wielu platformach. Korzystając ze wskazówek zawartych w poniższym przewodniku, możesz w pełni wykorzystać liczne funkcje programu SharePoint. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak skutecznie z niego korzystać!

1. Poznaj różne typy witryn

Aby w pełni wykorzystać możliwości programu SharePoint, zacznij od utworzenia idealnej witryny. Witryny są kluczowe dla systemu SharePoint. Poświęć czas na przemyślane budowanie go, znając swój cel efektywnego wykorzystania.

SharePoint ma dwa typy witryn: witryna komunikacyjna i witryna zespołu. Choć mogą wydawać się podobne, w rzeczywistości są różne. Przed utworzeniem witryny wybierz typ, który najlepiej odpowiada Twoim celom.

2. Ostrożnie używaj opisu

Podczas korzystania z programu SharePoint wskazówka i sztuczka do zapamiętania przez początkujących jest taka, że ​​inni zobaczą Twoje dane wejściowe. Dlatego zawsze podawaj jasny i zwięzły opis, zwłaszcza podczas tworzenia biblioteki dokumentów. Opisanie jego zawartości zapobiegnie dezorientacji i frustracji użytkowników. Na przykład, jeśli robisz biblioteka dokumentów finansowych, określ jego zawartość np deklaracje podatkowe, budżety, listy płac i raporty. W ten sposób każdy zrozumie, co jest w środku.

3. Nazywaj dokumenty poprawnie

Wybór właściwej nazwy dla dokumentów w SharePoint ma kluczowe znaczenie. Ponieważ spacje nie są dozwolone, używanie symboli może utrudniać czytanie. Zamiast, pierwsze litery pisz wielką literą, jak DuckDuckGo, aby uzyskać prostszą i łatwiejszą do odczytania nazwę.

4. Przypnij ważne pliki

Jeśli masz wiele plików w bibliotece dokumentów i potrzebujesz codziennego szybkiego dostępu do określonego pliku, możesz przypiąć go jako ważny. To będzie bądź zawsze na szczycie, nawet jeśli później dodasz więcej plików. Korzystanie z funkcji pinezki oszczędza czas i zwiększa wydajność.

Przeczytaj także:Niesamowite porady i wskazówki dotyczące listy programu SharePoint, które musisz znać

5. Synchronizuj biblioteki z usługą OneDrive

Pomyśl o SharePoint i OneDrive jako o nierozłącznych partnerach. SharePoint jest niekompletny bez OneDrive. Zainstaluj usługę OneDrive, zsynchronizuj biblioteki dokumentów i uzyskaj łatwy dostęp do wszystkich plików na obu platformach. To kolejna świetna wskazówka i sztuczka programu SharePoint dla początkujących.

6. Użyj historii wersji pliku

Jako ludzie wszyscy czasami popełniamy błędy. Jeśli przypadkowo coś zmienisz lub pracownik przez pomyłkę edytuje ważny plik, nie martw się! Użyj funkcji historii wersji pliku, aby przywrócić poprzednie dane. Zdecydowanie zalecamy korzystanie z tej funkcji w celu zaoszczędzenia czasu.

7. Daj niezbędne uprawnienia

Umożliwienie pracownikom posiadania odpowiednich uprawnień i pewnej swobody twórczej jest niezbędne dla rozwoju Twojej organizacji. W SharePoint możesz z łatwością dostosować uprawnienia dla każdego pracownika, dając im tylko to, czego potrzebują, w przeciwieństwie do innych programów, w których musisz dawać wszystko albo nic.

8. Włącz powiadomienia

Po przyznaniu uprawnień pracownicy mogą edytować witrynę, dokumenty i listy. Ale co, jeśli wprowadzą ważne zmiany? Może to być ból głowy. Aby sobie z tym poradzić, świetną wskazówką dla początkujących jest włączenie powiadomień w SharePoint. Zostaniesz powiadomiony gdy ktoś wprowadza zmiany. Zalecamy jednak dostosowanie powiadomień, aby uniknąć bombardowania alertami za każdym razem, gdy ktoś coś doda lub edytuje.

Samouczek programu SharePoint dla początkujących

Omówmy teraz kilka podstawowych punktów samouczka Microsoft SharePoint, które będą pomocne dla początkujących.

1. Jak utworzyć witrynę SharePoint

Jak powiedzieliśmy, witryny programu SharePoint są elementami składowymi tej platformy. Najpierw dowiemy się, jak je zbudować, wykonując następujące kroki:

1. Kliknij na Utwórz witrynę opcję i wybierz typ witryny, którą chcesz utworzyć, tj. Witryna zespołu lub Witryna komunikacji.

2. Wejdz do Nazwa i opis witryny.

3. Teraz wprowadź nazwisko właściciela i wybierz Skończyć.

Przeczytaj także:Niesamowite porady i wskazówki dotyczące biblioteki dokumentów programu SharePoint

2. Jak dodać listę lub bibliotekę dokumentów

Gdy już wiesz, jak utworzyć witrynę, teraz dowiedzmy się, jak dodać listę lub bibliotekę dokumentów i pomóc w samouczku programu SharePoint dla początkujących.

1. Wybierz witrynę, do której chcesz dodać listę/bibliotekę dokumentów i kliknij Nowy.

2. Wybierz, co chcesz stworzyć, Lista, Biblioteka dokumentów lub inne opcje z listy.

3. Wejdz do nazwa i opis.

4. Wybierać Tworzyć.

3. Jak dodać stronę

Strony są dość ważną częścią całej witryny programu SharePoint. A teraz dowiedzmy się, jak utworzyć stronę w tym samouczku Microsoft SharePoint:

1. Wybierz witrynę na którym chcesz utworzyć stronę.

2. Wybierać Nowy i wtedy Strona z innych opcji.

3. Wybierz szablon i kliknij Stwórz stronę.

4. Wybierz nazwę i dowolną inną treść, np zdjęcia, tekst lub części internetowe.

5. Teraz kliknij Publikować.

4. Jak korzystać z filtrów

Możesz także znaleźć odpowiednią zawartość za pomocą filtrów w SharePoint. Aby dowiedzieć się więcej na ten temat, wykonaj następujące kroki:

1. Wybierz Biblioteka lub Lista.

2. Wybierz ikona filtra.

Teraz użyj filtra zgodnie ze swoimi potrzebami.

5. Jak dodać składnik Web Part

Na koniec dodawanie składnika Web Part w programie SharePoint to kolejny pomocny samouczek dla początkujących. Oto jak możesz je dodać:

1. w Wiadomość lub strona i kliknij na ikona plusa.

2. Wybierz, który składnik Web Part chcesz dodać, np. Tekst, Obraz lub Dokument.

3. Po dodaniu składnika Web Part kliknij Opublikuj wiadomości lub opublikuj.

Ufamy, że nasz przewodnik po Wskazówki dotyczące programu SharePoint dla początkujących był dla ciebie przydatny. Jeśli masz inne pytania, podziel się nimi w sekcji komentarzy, a nasz zespół z przyjemnością Ci pomoże. Dziękuję za przeczytanie!