Jak ustawić opcję Poza biurem w Gmailu na urządzeniach mobilnych i komputerach stacjonarnych
Różne / / September 28, 2023
Zarządzanie pocztą e-mail, gdy jesteś poza biurem lub na wakacjach, może być trudne. Właśnie wtedy przydaje się funkcja Gmaila „Poza biurem” (OOO). W tym artykule pokażemy, jak ustawić opcję Poza biurem w Gmailu. Zanim jednak zajmiemy się konfiguracją tej niezbędnej funkcji, przyjrzyjmy się, czym jest funkcja Poza biurem w Gmailu.
Funkcja Poza biurem, często nazywana w Gmailu „osobą odpowiadającą na urlop”, to potężne narzędzie umożliwiające automatyzację odpowiedzi na e-maile, gdy nie możesz osobiście odpowiadać na e-maile. Informuje Twoje kontakty/współpracowników, że aktualnie jesteś poza biurem, jesteś na wakacjach lub jesteś niedostępny przez dłuższy czas.
Ta funkcja pomaga zachować profesjonalizm poprzez potwierdzanie wiadomości e-mail i dostarcza niezbędnych informacji, takich jak daty Twojej nieobecności i opcjonalna niestandardowa wiadomość. Mając to na uwadze, zacznijmy od rzeczy, które musisz wiedzieć przed wysłaniem wiadomości o nieobecności lub nieobecności w Gmailu.
Rzeczy, które warto wiedzieć przed wyjściem z biura w Gmailu
Oto kilka podstawowych rzeczy, które warto wiedzieć przed skonfigurowaniem automatycznej odpowiedzi o nieobecności na swoim koncie Gmail:
- Zanim ustawisz wiadomość o nieobecności, wybierz prawidłową datę początkową i końcową. Upewnij się, że wiadomość o nieobecności zaczyna się, gdy będziesz niedostępny, a kończy, gdy wrócisz do pracy.
- Choć powiadomienie o Twojej nieobecności jest istotne, spersonalizuj wiadomość o nieobecności, dodając takie szczegóły jako powód Twojej nieobecności, inną osobę kontaktową oraz datę, kiedy odbiorca może spodziewać się odpowiedzi Ty.
- Upewnij się, że masz dostęp do ustawień Gmaila na swoim urządzeniu mobilnym lub alternatywny sposób wyłączenia wiadomości o nieobecności, jeśli Twoje plany ulegną zmianie i będziesz musiał wrócić do pracy wcześniej niż oczekiwano.
- Przed sfinalizowaniem wiadomości o nieobecności wyślij testową wiadomość e-mail na osobisty adres e-mail lub do współpracownika, aby upewnić się, że automatyczna odpowiedź działa zgodnie z oczekiwaniami i wygląda profesjonalnie.
Mając na uwadze te czynniki, możesz skonfigurować w Gmailu wiadomość o nieobecności, gdy Cię nie będzie. Przejdźmy do kroków i metod.
Przeczytaj także: Jak korzystać z narzędzia do pisania AI w Gmailu i Dokumentach Google
Jak skonfigurować odpowiedź „Poza biurem” w aplikacji mobilnej Gmail
Konfigurowanie wiadomości o nieobecności lub wiadomości o urlopie w Gmailu może wydawać się trudne, ale tak nie jest. Kroki są dość proste do wykonania w aplikacjach na iOS i Androida. Zaczynajmy.
Krok 1: uruchom aplikację Gmail na urządzeniu z systemem Android lub iOS. Kliknij ikonę menu hamburgera w lewym górnym rogu.
Krok 2: w lewym okienku przewiń w dół do opcji Ustawienia. Na następnym ekranie, jeśli masz połączonych wiele kont, wybierz konto, dla którego chcesz włączyć funkcję odpowiadania na temat nieobecności lub urlopu.
Krok 3: w Ustawieniach przewiń w dół i wybierz opcję Wiadomość o urlopie. Następnie włącz to.
Krok 4: Nadszedł czas, aby ustawić pierwszy i ostatni dzień okresu nieobecności lub urlopu, w zależności od regionu.
Notatka: Twój Ostatni dzień zostanie wybrany domyślnie tydzień po Twoim Pierwszym dniu. Można go jednak dostosować na podstawie osi czasu. Ponadto możesz ustawić opcję Ostatni dzień na Brak, jeśli nie chcesz mieć daty końcowej.
Krok 5: po wybraniu dni dodaj temat i wiadomość, którą chcesz wysłać do użytkowników kontaktujących się na osi czasu.
Krok 6: Teraz wybierz, czy chcesz, aby wiadomość została wysłana tylko do Twoich kontaktów lub współpracowników. Na koniec dotknij Gotowe.
Otóż to. Ustawiłeś automatyczną odpowiedź na e-maile, które otrzymujesz na wakacjach lub poza biurem. Po ustawionym ostatnim dniu autoresponder zostanie wyłączony. Jeśli jednak chcesz wyłączyć tę funkcję wcześniej, wykonaj powyższe kroki i wyłącz ją.
To powiedziawszy, jeśli chcesz skonfigurować i dostosować wiadomość o nieobecności w Gmailu na komputerze, czytaj dalej.
Przeczytaj także: Jak utworzyć reguły filtrujące e-maile w Gmailu
Skonfiguruj wiadomość o nieobecności lub wiadomości o nieobecności w Gmailu na komputerze
Dodawanie tematu i wiadomości oraz włączanie autorespondera przebiega podobnie na komputerach stacjonarnych i urządzeniach mobilnych. Jednak sięganie i ustawianie różnią się nieco. Postępuj zgodnie z poniższymi instrukcjami.
Krok 1: przejdź do witryny Gmail, korzystając z danych logowania do konta, na którym chcesz skonfigurować opcję Poza biurem.
Krok 2: Po zalogowaniu kliknij ikonę Ustawienia (koła zębatego) w prawym górnym rogu.
Przejdź do witryny Gmaila
Krok 3: Przejdź do opcji „Pokaż wszystkie ustawienia” z menu rozwijanego.
Zostaniesz przeniesiony na stronę ustawień Gmaila.
Krok 4: w obszarze Ogólne przewiń w dół strony. Zobaczysz opcje osoby odpowiadającej na urlop.
Notatka: W zależności od Twojej geolokalizacji odpowiedź o urlopie może być nazywana „automatyczną odpowiedzią poza biurem”. Opcje pozostają jednak takie same we wszystkich regionach.
Krok 5: Teraz czas ustawić zakres dat, w którym będziesz poza biurem. Wybierz Pierwszy dzień, który będzie datą rozpoczęcia Twoich wakacji.
Notatka: Zaznacz pole wyboru Ostatni dzień; w przeciwnym razie Gmail będzie wysyłać wiadomości o nieobecności, dopóki nie wyłączysz ich ręcznie.
Krok 6: Po ustawieniu zakresu dat musisz wpisać temat i w polu Wiadomość, którą chcesz wysłać automatycznie, wpisz wiadomość.
Krok 7: Teraz wybierz jedną z dwóch opcji; „Wyślij odpowiedź tylko do osób z moich kontaktów” lub „Wyślij odpowiedź tylko do osób z [nazwa firmy]”.
Notatka: Możesz także wybrać obie opcje.
Krok 8: Na koniec kliknij przycisk Zapisz zmiany na dole.
Proszę bardzo. Pomyślnie ustawiłeś automatyczną odpowiedź w przypadku nieobecności w Gmailu. Po włączeniu tej opcji kontynuuj czytanie, aby udostępnić ją swoim współpracownikom.
Jak znaleźć i udostępnić stan nieobecności w Gmailu
Udostępnianie statusu „Poza biurem” w Gmailu na komputerze i telefonie komórkowym jest proste. Po prostu musisz utwórz wydarzenie w swoim Kalendarzu Google to trwa cały dzień. Po utworzeniu wydarzenia w Kalendarzu Google podziel się nim ze swoimi kolegami.
Gdy ktoś zacznie pisać do Ciebie e-mail, zobaczy, że jesteś poza biurem. Nie powstrzyma to ich przed wysłaniem Ci wiadomości. Status Twojego wydarzenia poza biurem będzie także widoczny tylko dla osób mających uprawnienia do jego przeglądania.
Alternatywnie, możesz ustal swoje godziny pracy Zamiast. Jeśli masz jakieś pytania, zapoznaj się z sekcją FAQ poniżej.
Często zadawane pytania dotyczące konfigurowania nieobecności w Gmailu
Nie, natywna funkcja wysyłania wiadomości o urlopie w Gmailu nie pozwala na ustawianie różnych wiadomości dla kontaktów wewnętrznych i zewnętrznych. Ta sama wiadomość zostanie wysłana na wszystkie przychodzące e-maile w okresie OOO.
Osoba odpowiadająca na urlop w Gmailu będzie wysyłać odpowiedź o nieobecności na każdy unikalny adres e-mail raz na 4 dni. Jeśli ten sam nadawca wysyła Ci e-maile wielokrotnie, otrzyma Twoją automatyczną odpowiedź tylko raz na 4 dni.
Komunikuj się bez żadnych problemów
Teraz, gdy wiesz, jak ustawić opcję Poza biurem w Gmailu, możesz utrzymywać profesjonalną komunikację nawet wtedy, gdy jesteś w pracy z dala od poczty e-mail, dzięki czemu Twoje kontakty zostaną poinformowane o Twojej nieobecności i mogą spodziewać się opóźnień odpowiedzi. Możesz także chcieć przeczytać jak zmienić nazwę Gmaila.
Ostatnia aktualizacja: 23 września 2023 r
Powyższy artykuł może zawierać linki partnerskie, które pomagają wspierać Guiding Tech. Nie wpływa to jednak na naszą rzetelność redakcyjną. Treść pozostaje bezstronna i autentyczna.