13 najlepszych porad i wskazówek dotyczących etykiet Gmaila, aby je uporządkować i nimi zarządzać

Możesz dodać Etykiety w Gmailu za dostrzeganie tych ważnych i ich systematyczne porządkowanie. Gmail udostępnia kilka wstępnie zdefiniowanych etykiet, takich jak Śmieci, spam i wersja robocza. Przekażemy wskazówki, które pomogą Ci utworzyć nowe etykiety Gmaila, aby kategoryzować i porządkować wszystkie istniejące i przychodzące e-maile.

Jedną z fajnych rzeczy związanych z etykietami jest to, że jeden e-mail może mieć wiele etykiet. Na przykład możesz tworzyć etykiety dla wiadomości e-mail na podstawie priorytetu zadania (wysoki priorytet, niski priorytet), osób (menedżer, redaktor), tematu, typu i innych.

Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci uporządkować etykiety w Gmailu i zarządzać nimi.

Gdzie widzisz etykiety

Możesz wyświetlać etykiety z lewego paska bocznego w internetowej wersji Gmaila. Kliknij dowolną etykietę, aby wyświetlić zawarte w niej wiadomości e-mail. Alternatywnie możesz znaleźć etykiety przed tematem wiadomości e-mail na liście wiadomości e-mail.

Etykiety znajdziesz również obok tematu wiadomości e-mail, gdy ją otworzysz.

1. Twórz etykiety w Gmailu

Istnieją dwa sposoby tworzenia etykiety w witrynie Gmail. Najpierw otwórz Gmaila i kliknij Utwórz nową etykietę z lewego paska bocznego. Jeśli nie widzisz go bezpośrednio, kliknij Więcej > Utwórz nową etykietę.

Otworzy się wyskakujące okienko Nowa etykieta. Wpisz nazwę swojej etykiety i kliknij Utwórz. Nowa etykieta pojawi się na lewym pasku bocznym.

Innym sposobem tworzenia etykiety jest sama wiadomość e-mail. Załóżmy, że czytasz wiadomość e-mail i chcesz ją dodać do etykiety. Ale nie znajdziesz odpowiedniej etykiety. Możesz natychmiast utworzyć etykietę.

W tym celu otwórz e-mail. Kliknij ikonę Etykieta u góry i wybierz z menu Utwórz nową etykietę. Wpisz nazwę i naciśnij Utwórz.

Notatka: W aplikacji Gmail na Androida nie można tworzyć, edytować ani usuwać etykiet. Możesz to jednak zrobić w aplikacji na iOS.

2. Dodaj etykietę do wiadomości e-mail

Po utworzeniu etykiet nadszedł czas, aby zastosować je do swoich e-maili. W tym celu otwórz wymagany e-mail. Kliknij ikonę Etykiety. Zaznacz pole obok etykiet, które chcesz zastosować do wiadomości e-mail i naciśnij przycisk Zastosuj.

Gdy zastosujesz etykietę do wiadomości e-mail, nadal będzie ona miała jedną z istniejących etykiet, takich jak Skrzynka odbiorcza, Aktualizacja itp., do której początkowo dotarła wiadomość e-mail. Dodanie etykiety nie spowoduje jej usunięcia z tych folderów. Możesz więc uzyskać do niego dostęp z podstawowej skrzynki odbiorczej i dodanej etykiety. Jeśli chcesz usunąć e-maile z istniejących etykiet, sprawdź, jak przenieść etykiety z następnej sekcji.

Wskazówka: Odkryć co to jest forum w Gmailu i jak je stworzyć.

Również na Guiding Tech

3. Przenieś wiadomość e-mail do etykiety

Jeśli chcesz mieć czystą skrzynkę odbiorczą, możesz usunąć wiadomości e-mail z etykietami skrzynki odbiorczej i zachować je tylko w dedykowanych etykietach. Gdy to zrobisz, znajdziesz e-maile tylko pod dodanymi do niego etykietami, a nie w głównej skrzynce odbiorczej.

Możesz przenieść wiadomość e-mail do etykiety na trzy sposoby. Najpierw otwórz wymagany e-mail i kliknij ikonę Przenieś do. Wybierz żądaną etykietę z menu.

Po drugie, najpierw dodaj wymaganą etykietę do wiadomości e-mail. Następnie kliknij ikonę krzyżyka obok etykiet, z których chcesz usunąć wiadomość e-mail. Powiedzmy, że skrzynka odbiorcza. Zachowaj tylko etykiety tam, gdzie chcesz, aby pojawił się e-mail.

Na koniec przeciągnij i upuść wiadomość e-mail z listy wiadomości e-mail na wymaganą etykietę na lewym pasku bocznym.

Wskazówka: Odkryć co to jest archiwum w Gmailu i jak archiwizować e-maile.

4. Dodaj kolor do etykiet

Aby łatwo zidentyfikować swoje e-maile, możesz oznaczyć etykiety kolorami. Na przykład możesz użyć czerwonego koloru dla wiadomości e-mail o wysokim priorytecie lub dodać kolory marki do etykiet itp. Kolorowe etykiety pojawią się na liście e-maili.

Aby dodać kolor do dowolnej etykiety, najedź myszą na etykietę z lewego paska bocznego. Kliknij strzałkę w dół lub ikonę z trzema kropkami obok nazwy etykiety. Wybierz z menu Kolor etykiety. Następnie wybierz kolor z listy. Jeśli nie podobają Ci się oferowane kolory, kliknij Dodaj niestandardowy kolor.

5. Zmień nazwy etykiet

Aby zmienić nazwę dowolnej etykiety, kliknij ikonę z trzema kropkami obok nazwy etykiety lewego paska bocznego. Wybierz Edytuj. Następnie wpisz nową nazwę etykiety. Automatycznie zostanie zastosowany do e-maili pod tą etykietą.

6. Utwórz zagnieżdżone etykiety

Zagnieżdżone etykiety są jak podfoldery. Masz główną etykietę, a następnie możesz tworzyć pod nią zagnieżdżone etykiety. W ten sposób możesz dalej organizować swoje e-maile w znacznie lepszy sposób. E-mail pojawi się tylko w zagnieżdżonych etykietach. Ale nazwa etykiety będzie zawierała nazwy wszystkich najlepszych etykiet. Na przykład możesz mieć główną etykietę Rachunki, a następnie etykiety zagnieżdżone – prąd, gaz, woda itp.

Wskazówka: Możesz utworzyć wiele hierarchii etykiet, tj. możesz mieć podetykietę pod etykietą zagnieżdżoną.

Aby utworzyć podetykietę pod etykietą, kliknij ikonę z trzema kropkami obok nazwy etykiety. Wybierz Dodaj etykietę podrzędną.

Alternatywnie, podczas tworzenia etykiety, musiałeś zauważyć etykietę Nest pod nową opcją etykiety. Zaznacz pole obok niego i wybierz etykietę, pod którą ma być podetykietą.

Wskazówka: Aby zagnieździć istniejącą etykietę, kliknij znajdującą się obok niej ikonę z trzema kropkami. Wybierz Edytuj. Następnie z wyskakującego okienka wybierz Etykieta gniazda pod.

7. Usuń etykietę z wiadomości e-mail

Aby usunąć etykietę z wiadomości e-mail, otwórz wiadomość e-mail. Teraz kliknij ikonę krzyżyka obok nazwy etykiety, aby ją usunąć. Możesz też kliknąć przycisk Usuń etykietę u góry. Możesz także odznaczyć etykiety, których nie potrzebujesz, w opcji Etykiety.

8. Usuń wiele e-maili z etykiety

Czasami chcesz usunąć konkretną etykietę z wielu e-maili. Jeśli użyjesz powyższej metody, będzie to czasochłonne. Jest lepsza alternatywa.

Otwórz wymaganą etykietę z lewego paska bocznego w Gmailu. Znajdziesz wszystkie e-maile z tą etykietą. Wybierz e-maile, z których chcesz usunąć etykietę. Po wybraniu kliknij przycisk Usuń etykietę u góry.

Również na Guiding Tech

9. Znajdź e-maile bez etykiet

Zanim usuniesz etykiety, sprawdź, czy e-mail ma jakieś etykiety. Jeśli wiadomość e-mail nie ma żadnej etykiety, nie znajdziesz jej w głównej skrzynce odbiorczej. Takie osierocone wiadomości e-mail trafiają do folderu All Mail, do którego można uzyskać dostęp z lewego paska bocznego.

10. Scal etykiety

Załóżmy, że chcesz scalić e-maile z dwóch istniejących etykiet Gmaila w nową etykietę. Można to osiągnąć na wiele sposobów.

Najpierw utwórz nową etykietę. Następnie wybierz wszystkie e-maile z pierwszej etykiety i przeciągnij i upuść do nowo utworzonej etykiety. Podobnie przenieś e-maile z drugiej etykiety do nowej etykiety. Następnie usuń dwie pierwsze etykiety.

Wskazówka: Zamiast przeciągać i upuszczać, możesz użyć opcji Przenieś do, aby przenieść etykiety.

W drugiej metodzie musisz skorzystać z wyszukiwania Gmaila. Najpierw utwórz nową etykietę. Następnie wpisz w pasku wyszukiwania nazwy etykiet, które chcesz scalić. Powinny być w formacie 'label: nazwa1 LUB label: nazwa2', gdzie nazwa1 i nazwa 2 są nazwami etykiet. Na przykład label: notatki LUB label: GT. Wybierz wszystkie e-maile, które pojawiają się w wynikach wyszukiwania. Przeciągnij i upuść do nowej etykiety lub użyj opcji Przenieś do. Usuń oryginalne etykiety.

Wskazówka: Jeśli nazwa etykiety zawiera spację, zastąp ją myślnikiem -.

11. Automatycznie dodawaj etykiety do nowych wiadomości e-mail

Za pomocą filtrów Gmaila możesz utworzyć filtr, w którym otrzymane e-maile spełniające kryteria filtru automatycznie zastosują określoną etykietę.

Aby to zrobić, wykonaj następujące kroki:

Krok 1: Kliknij ikonę Ustawienia w Gmailu. Następnie wybierz z menu opcję Zobacz wszystkie ustawienia.

Krok 2: Kliknij zakładkę Filtry i zablokowane adresy. Następnie kliknij Utwórz nowy filtr.

Krok 3: Ustaw kryteria filtra w wyskakującym okienku. Możesz użyć tematu lub adresu e-maila. Kliknij Utwórz filtr.

Krok 4: Zostaniesz poproszony o wybranie akcji dla filtra. Zaznacz pole wyboru Zastosuj etykietę i wybierz etykietę z listy. Kliknij Utwórz filtr.

12. Pokaż lub ukryj etykiety

Lewy pasek boczny w Gmailu może pomieścić 500 etykiet. Jestem pewien, że nie wymagałbyś tylu etykiet. Jednak zamiast usuwać etykiety, możesz ukryć etykiety przed pojawianiem się na lewym pasku bocznym. Możesz wyświetlić tylko wymagane etykiety.

Aby to zrobić, kliknij ikonę z trzema kropkami etykiety na lewym pasku bocznym. Zaznacz pole obok Pokaż/ukryj tam, gdzie jest to wymagane, w zależności od potrzeb. Możesz też przejść do Ustawienia Gmaila > Etykiety. Tutaj zobaczysz wszystkie etykiety, w tym etykiety systemowe. Ukryj lub pokaż je zgodnie z własnymi preferencjami.

Wskazówka: Dowiedz się, jak utworzyć podpis e-mail w Gmailu.

13. Usuń etykietę

Jeśli w ogóle nie potrzebujesz etykiety, możesz ją usunąć. Usunięcie etykiety nie spowoduje usunięcia powiązanych e-maili. Po dodaniu będą nadal pojawiać się w innych etykietach. Jeśli jednak nie zostanie dodana żadna etykieta, znajdziesz je w folderze Wszystkie wiadomości, jak pokazano powyżej.

Notatka: Usunięcie etykiety spowoduje usunięcie wszystkich jej etykiet podrzędnych.

Aby usunąć etykietę, otwórz menu z ikony z trzema kropkami na etykiecie. Wybierz Usuń etykietę. Możesz też przejść do Ustawienia Gmaila > Etykieta. Kliknij Usuń obok swojej etykiety.

Również na Guiding Tech

Uporządkuj Gmaila

Etykiety to tylko jeden ze sposobów porządkowania skrzynki odbiorczej Gmaila. Możesz korzystać z innych funkcji, takich jak archiwum, karty itp. Sprawdź nasz przewodnik na jak sprawnie zorganizować Gmaila.